Срок хранения договоров

Описание страницы: срок хранения договоров - 2020 ujl от профессионалов для людей.

Сроки хранения документов в организации: это важно знать

«Слушай, давай все это выкинем», — сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет». Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива. До следующего раза — когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.

Необходимость хранения документов обозначена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Кроме этого, существует три перечня, которые утверждают сроки хранения документов в архиве для государственных и частных юридических лиц в различных сферах деятельности. Документация акционерных обществ должна храниться согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Конкретные периоды для хранения документации

Самый недолгий срок хранения – 1 год, максимальный – 75 лет. Я не буду поименно указывать их для каждого документа, которых очень много. Кроме сроков, установленных для распространенных документов, таких как кадровые, финансовые, бухгалтерские, налоговые и электронный документооборот, свои сроки хранения документов в организации имеют бумаги специализированного назначения различных сфер промышленности, медицины, безопасности. Рассмотрим периоды, в течение которых должны храниться самые распространенные бумаги, существующие в любой организации.

Сроки хранения общераспространенных документов

Указанные ниже сроки хранения документов на предприятии начинаются с окончания отчетного года, или года, в котором бумаги были оформлены. Учредительные документы, лицензии, патенты, паспорта сделок не подлежат уничтожению и должны храниться постоянно.

Кадровые документы:

  • штатные расписания – постоянно;
  • подтверждающие происшествие несчастного случая – 45 лет;
  • подтверждающие возникновение профессионального заболевания – 75 лет;
  • личное дело работника – 75 лет;
  • все документы, касающиеся деятельности сотрудника при особых условиях труда – 75 лет.

Финансовые документы:

  • имеющие информацию об исчислении и уплате налогов – 4 года;
  • подтверждающие расходы, понесенные в связи с обучением сотрудника – в течение всего срока обучения плюс еще 1 год, и не менее четырех лет;
  • подтверждающие объем перенесенных на будущее убытков – в течение всего срока, пока налоговая база уменьшается на перенесенный убыток;
  • подтверждающие расчеты по страховым взносам во внебюджетные фонды – 6 лет;
  • сертификаты ЭЦП нужно сохранять еще 5 лет после завершения года, в котором закончился срок действия сертификата;
  • принятый в ФСС по каналам электронной связи расчет, выполненный в форме 4-ФСС, и квитанция о его получении – 5 лет;
  • бухгалтерские документы, раскрывающие учет и отчетность – 5 лет;
  • кассовые чеки, журналы кассира-операциониста, накопители фискальной памяти, электронные контрольные ленты, другие формы, подтверждающие расчеты наличными денежными средствами – 5 лет;
  • паспорт версии ККТ – в течение всего срока, пока паспорт действителен.

Сроки хранения документов в организации в некоторых случаях могут определяться юридическим лицом самостоятельно, но они не могут быть меньше сроков, указанных в законодательных актах.

Как разгребать бумажные завалы?

  • подлежащие постоянному хранению в архивах государственного субъекта;
  • документы, которые необходимо хранить более 10 лет в архиве юридического лица;
  • которые необходимо временно хранить не более 10 лет в архиве подразделения;
  • бумаги, разрешенные к уничтожению по истечении срока хранения.

Процедура уничтожения документов

[2]

При уничтожении документов составляется акт. Унифицированной формы для такого рода актов не существует, он составляется в свободной форме, закрепленной приказом руководителя. В нем должны быть обозначены не только наименование и все реквизиты организации, но также, обычно в виде таблицы, указываются наименования документов (дел), период, когда они был созданы, количество листов или, если объем дела под одним наименованием велик, то количество томов. В этом же акте можно добавить графы накладной на передачу-прием документов для уничтожения.

Срок хранения договоров

Срок хранение договоров о поставке

Сколько лет надо хранить договора оказания услуг

Срок хранения договоров

Каковы сроки хранения договоров — это вопрос, который задаётся специалистам нашей компании практически постоянно. Дело в том, что в законодательстве нет прямых ссылок на конкретные сроки хранения договоров, поэтому для ответа на этот вопрос потребуется просмотреть ряд документов.

Перечень типовых управленческих документов

Итак, начнём с перечня типовых управленческих документов: практически все документы хранятся 5 лет. Исключение составляют договоры купли-продажи ценных бумаг — они хранятся 10 лет. Однако на текущий момент большинство подобных ссылок утратило силу, то есть данные о них имеют чисто умозрительную ценность.

Недостатки максимального срока хранения договоров:

  • Первый — это необходимость дополнительных затрат на хранение в архивной организации или в собственных помещениях компании.
  • Второй — это практика уничтожения документов, утративших силу в целях обеспечения конфиденциальности и юридической защищённости компании.

Таким образом, при определении стандартного срока хранения договора (3 года, 5 лет или 10 лет) рекомендуется обращаться в архивную компанию для уточнения.

Варианты, как навести порядок в договорах:

  • Отсканировать договора и создать электронную базу.
  • Сделать опись на имеющиеся договора.

Вся исходящая переписка хранится в компании в течении определённого срока

То же самое касается договоров — обычной практикой является срок хранения 5 лет для обычных и 10 лет — для заключённых с иностранными партнёрами. Кадровые договоры хранятся 75 лет. При необходимости определения срока хранения конкретного договора, не описанного в нормативах, рекомендуется обратиться к архивистам. Для этого потребуется определение деловой функции документа, оценить риски при нарушении сроков хранения (преждевременном списании документов), а также определить рекомендуемый срок хранения бумаг.

Для точной оценки срока хранения документа требуется сопоставить множество разнообразных документов. В каждом конкретном случае срок хранения может достаточно сильно отличаться, поэтому при экспертизе ценности документов проводятся тщательные функциональные исследования всех бумаг.

Какой срок хранения договоров в организации?

Содержание:

В соответствии со статьей 29 ФЗ от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные документы хранят не менее 5 лет. Правда, они бывают разными. От типа договора с контрагентом, покупателем, подрядчиком или поставщиком зависит и срок его хранения в организации.

Если вас обвиняют в том, что вы не организовали правильное хранение контрактов и договоров и утилизировали важные документы, свяжитесь с юристом. Возможно, правда на вашей стороне. Специалист защитит ваши права, поможет восстановить документы и справедливость.

Нет времени читать статью?

Сколько нужно хранить договоры по законам РФ?

Договор — это документ, который может относиться к разным видам бумаг той или иной организации: к бухгалтерской и налоговой отчетности, трудовым обязательствам, партнерским отношениям. Регламентируются сроки хранения договоров разными законами и актами, среди которых:

  1. Доходы и расходы (подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Если вы получили доход в связи с заключением договора на оплату услуг от вашей организации или потратились на приобретение техники — бумаги нужно хранить как минимум 4 года. По факту, эти данные нужны для оформления налоговой и бухгалтерской отчетности и могут понадобиться для проведения проверок.
  2. Возмещение убытков (пункт. 4 ст. 283 НК РФ). Статья обязывает обеспечить хранение договора с суммой убытков в течение всего срока погашения стоимости. А также договор с подрядчиком на компенсацию этого убытка (ремонт, услуги). 10 лет — срок, на который фирмы могут переносить убыток после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).
  3. Услуги для гос. учреждений (пункт 272 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее просто «перечень»). Согласно этому пункту, период хранения договоров на поставку товаров и предоставление услуг для муниципальных учреждений — 5 лет.
  4. Договоры подряда (пункт 440 перечня). В нем сказано, что договор подряда у юридических лиц должен храниться 5 лет.
Читайте так же:  Как законно принять наличную выручку без ккм

Пункт 1.4 перечня свидетельствует о том, что период отсчета срока хранения контракта идет с начала года, следующего за годом окончания делопроизводства (каждое первое января).

Также в перечне есть пункты (439–451), которые содержат информацию о периодах сохранения специфических контрактов. Хранение данных договоров должно быть обеспечено на следующий период:

  • на постоянной основе должны храниться свидетельства дарения, ренты, лизинга имущества;
  • 5 лет — прокат, наем, страхование имущества;
  • 5 лет либо на постоянной основе (зависит от специфики документа) — страховая деятельность, договор-поручение;
  • 10 лет — документы по залогу имущества компании (причем некоторые хранящиеся договоры должны оставаться в архиве на постоянной основе).

В соответствии со статьями 120 и 126 НК РФ, утилизировать документы раньше времени запрещено. Если компания не соблюдала правила хранения и удалила документы, то отвечающие за это лица (руководитель, главный бухгалтер) будут привлечены к ответственности.

Если вы не уверены, что хранящиеся документы вам нужны, запросите консультацию юриста. Он скажет, сколько должны храниться бумаги в вашей компании и зачем это нужно. Если вы их утилизировали, специалист поможет восстановить всю информацию, необходимую для налогового учета.

Сроки хранения договоров в организации 2019

Хранение архивных документов в течение определенного срока – это одна из обязанностей любого российского учреждения или организации. Основу любого архива составляют бухгалтерские и кадровые документы.

В этом материале мы расскажем, каковы сроки хранения документов – 2019, а также приведем основные нормативно-правовые акты, фиксирующие сроки хранения документов в 2019 году, опишем процедуру экспертизы ценности документов и ответим на другие важные вопросы в этой области.
В настоящее время в нашей стране действуют несколько основных нормативных документов, которые фиксируют сроки хранения документов в 2019 году в зависимости от рода деятельности компании, ее организационной формы и других значимых факторов.

Как определить срок хранения документов в организации в 2019-2020

Все такие документы, приказы, планы и договора размещаются по месту исполнительного органа общества, либо в месте, которое известно его участникам.

Решение о создании своего места хранения является внутренним, и руководство фирмы выдает специальное положение, где прописывается, как именно и в каком порядке будет создаваться место хранения.

Чтобы вам легче было ориентироваться в сроках хранения договоров, приведем их общий список со ссылками на конкретные статьи Перечня 1 и указанием срока хранения.

В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

По договору комиссии комиссионер обязан хранить сданную на комиссию вещь. Сущность «ответственного хранения» состоит в том, что покупатель при приеме от органов транспорта товаров на «ответственное хранение» обязан обеспечить сохранность груза и оставить его в распоряжении поставщика (грузоотправителя). Это означает, что получатель не только не имеет права использовать товары до оплаты и реализовывать их другим предприятиям, но и обязан выполнить распоряжение поставщика о переотправке (передаче) товаров другому получателю либо о возврате их поставщику (грузоотправителю). Хранение следует отличать от обязательства охраны (например, отношения вневедомственной сторожевой охраны), которая не требует передачи и возврата хранителем имущества, как при хранении.

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

  • временный – до 10 лет;
  • долгосрочный – более 10 лет;
  • постоянный.

[3]

Таблица сроков хранения документов в организации в 2019 году – скачать

Документация, которая ведется организацией, не может быть в свободном распоряжении, поскольку она является отчетной.

При этом Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 г. № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу» содержит рекомендацию для составителей документов о включении в текст каждого из них сведений о требуемых сроках хранения: это позволит избежать ошибок и недоразумений, в результате которых важные бумаги могут быть уничтожены до истечения установленного периода сохранности.

В соответствии с Перечнем 2 срок хранения 15 лет имеют следующие договоры (контракты):

  • о распределении прибыли, полученной в результате совместной научной и / или научно-технической деятельности (ст. 32);
  • на градостроительные, проектные и проектно-изыскательские работы и приложения к ним (а при некоторых условиях эти документы вообще имеют срок хранения – постоянно) (ст. 352);
  • на создание, передачу и использование научной и / или научно-технической продукции (ст. 28).

По договору перевозки грузов перевозчик, получив груз, отвечает за его сохранность до момента сдачи его грузополучателю, на нем лежит обязанность обеспечения температурного режима скоропортящегося груза при перевозке, он обязан проверить соответствие тары и упаковки, чтобы предотвратить утрату его или порчу в пути следования.

Каковы сроки хранения документов в организации? Какая ответственность грозит тем, кто нарушил эту процедуру? Ответы на эти и другие вопросы найдете в статье. Скачайте шпаргалку по хранению кадровой, бухгалтерской, налоговой документации.

Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.

Некоторые руководители крупных компаний предпочитают передавать хранение архивной документации на аутсорсинг, привлекая к сотрудничеству предоставляющие подобные услуги специализированные фирмы.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Сроки хранения документов в организации: кадровых, бухгалтерских и других

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях).

Прочий массив документов размещается в архиве на период, определяющийся типом документов. Все сроки менее 50 лет именуются ограниченными. 5 лет хранятся составляющие дел, связанные с зарплатой, ее исчислением и выплатой. Однако некоторые бухгалтерские документы (например, лицевые счета) должны сохраняться 75 лет.

Читайте так же:  Налоги на продажу машины

Перечисленные выше цифры наглядно показывают, что грамотное ведение архивного дела требует не только серьезного внимания, но и достаточно существенных временных и финансовых затрат.

Самый длительный срок хранения установлен для документов по личному составу. Это карточки, характеристики, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Важно, что если документ завершен после 1 марта 2003 года – срок хранения составит 50 лет, в прочих случаях 75.

Внимательное изучение приведенных выше законодательных и нормативных актов позволяет сделать вывод об основных правилах и сроках хранения самых важных документов организации.

Анкеты граждан, которым отказали в найме на работу, сохраняют 3 года. Перечни сотрудников, получивших премию, командировочные удостоверения, списки пенсионеров – 5 лет. Этот же период хранения у распоряжений по хозяйственной части. А приказы, касающиеся производственной и административной сферы, хранятся бессрочно.

При использовании Перечня 1 следует четко разграничить две категории организаций:

  • являющихся источниками комплектования государственных архивов;
  • не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

В процессе деятельности любой организации неизбежен тот или иной объем документооборота. Важно, чтобы вся документация была не только оформлена правильно, но и сохранялась в установленном порядке. Длительность хранения напрямую зависит от типа документов.

В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету в 2019 году

Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2015. Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и сроки хранения документов в архиве по 44 ФЗ. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.

Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Кроме того, существуют иные типовые и ведомственные нормативы – к примеру, «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива (этот акт имеет не обязательный, а рекомендованный характер.) Кроме того, некоторые сроки напрямую установлены в Трудовом кодексе (ст. 230) и федеральных законах № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и № 127-ФЗ.

В затруднительных случаях, когда не удается самостоятельно определить длительность хранения документации, необходимо сделать запрос в Росархив. Далее собирается комиссия с участием работников предприятия и архивных специалистов.

В соответствии с п. 2 ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг».

В ряде случаев сроки обеспечения сохранности документов не подлежат применению каких-либо ограничений: например, это касается порядка хранения коллективных договоров, которые необходимо хранить постоянно.

[1]

А вот организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения. Его они вправе сократить, храня такие документы не менее 10 лет.

Документы, регламентирующие охрану труда в организации также имеют небольшой срок хранения, чаще всего он составляет 5 лет. Столько же берегут командировочные удостоверения и соответствующие приказы. Некоторые бумаги (например, журнал выдачи инструкций) хранятся 24 месяца, а книга регистрации вводных инструктажей – 10 лет.

Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные. Типовые перечни содержат документы, которые характерны для многих организаций. Ведомственные перечни разрабатываются для документов, характерных для определенных ведомств.

Как любое другое соглашение, договор хранения заключается по обоюдному желанию обоих участников. В некоторых случаях на сделку распространяется режим публичных актов.

Документация, созданная в процессе бухгалтерского учета, подлежит хранению в течение 5 лет (Федеральный закон № 402-ФЗ) после отчетного года.

Срок хранения договоров в организации в 2019 году таблица скачать

Вторая точка зрения – использование акционерным обществом нового Перечня – подтверждается ответом от 25.11.2010 на запрос в Минфин России, подготовленным сотрудником Минфина Е.В. Сосновым (опубликовано в справочной системе «Консультант Плюс»). Вопрос касался необходимости предоставления договора акционеру. В ответе Е.В.

Чтобы не стать фигурантом нарушения, следует разобраться, какие сроки сохранения бумаг существуют, и что за дополнительные требования к этому процессу предъявляются.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Утвердить прилагаемый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Для вашего удобства мы создали таблицу, в которой указаны сроки хранения самых распространенных документов.

Минимальный срок хранения документов по закупкам по 44-ФЗ составляет три года. По истечении этого периода организация либо продолжает хранить регистры, либо уничтожает их.

Сроки хранения лицензионных договоров на предоставление ПО

Ответить на этот вопрос вы сможете после экспертизы ценности этих договоров, т.е. на основе анализа управленческой ситуации, в которой они возникают с учетом всех дополнительных условий:

  • необходимо выяснить, на какой срок передаются права;
  • иногда к экспертизе можно привлечь и специалистов ИТ-отдела, которые уточнят, о системном ли программном обеспечении (ПО) идет речь;
  • учитывается взаимосвязь с другими документами, т.к. лицензионные договоры могут передаваться в составе (в комплексе) документов по какому-либо проекту разработки информационной системы (ИС)на основе лицензированного ПО. Необходимо применять «старший» срок ко всем документам, которые окажутся в комплексе (его целиком надо хранить единый срок – максимальный из тех, что предписаны входящим в него документам);
  • и, наконец, необходимо учесть, в какой организации решается вопрос о хранении договоров: правообладателе или приобретателе прав, разработчике информационной системы или организации, где она будет эксплуатироваться – в зависимости от этого сроки хранения лицензионных договоров могут быть различными.

Для определения сроков хранения в данном случае рекомендуем пользоваться Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее – ПНТД; его Фрагмент см. далее), в котором сроки хранения документов об организации работ по проектированию информационных систем (раздел 13) дифференцированы:

  • в организациях-разработчиках (в нашем случае – правообладателях) (графа 4),
  • заказчиках (графа 5) и
  • в эксплуатирующих организациях (графа 6).
Читайте так же:  Объекты культурного наследия

Обратите внимание на ст. 1795 и 1796 ПНТД. В организации-правообладателе срок хранения лицензионных договоров может быть постоянным (по крайней мере, до ликвидации организации), в организации-правоприобретателе, которая внедрила и эксплуатирует ИС, – до минования надобности. Но по отношению к договорам срок «До минования надобности» почти всегда трактуется и закрепляется в номенклатуре дел как 5 лет после истечения срока действия договора. А с учетом срока хранения электронных документов и срока эксплуатации самой ИС, данный срок, как правило, увеличивается до 10-15 лет после вывода ИС из эксплуатации.

В рассматриваемой ситуации можно также руководствоваться ст. 1843 и 1847 ПНТД, и в этом случае определить сроки хранения лицензионных договоров как постоянный в организации-правообладателе (ИТ-компания-провайдер системного ПО или владелец прикладного ПО), а в эксплуатирующей ИС организации (когда, на базе ПО она разработала ИС или СЭД) – до ликвидации организации.

В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) также есть простая ст. 215, в соответствии с которой организация должна хранить документы о своей СЭД в течение 5 лет после истечения сроков действия договоров, на основании которых она создавалась, к тому же этот срок для организации – источника комплектования должна подтвердить ЭПК государственного (муниципального) архива.

Все эти решения должна принимать экспертная комиссия организации, т.к. в перечнях документов со сроками хранения упоминаются только категории документов, а конкретные виды и разновидности документов никто кроме самой организации знать и оценить не сможет.

Срок хранения договоров

Договорные отношения обеспечивают законное основание для всех сфер ведения деятельности. Заключение соглашения производится до начала ведения партнерских отношений и действует до полного погашения обязательств. Форма регулирует правовые исполнения сторонами обязательств и имеет юридическую силу для контролирующих и судебных органов.

Порядок определения периода сохранности

Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности. Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел. При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558.

Видео (кликните для воспроизведения).

Государственные учреждения при определении периодов хранения руководствуются ведомственными перечнями. Для хранения бумаг общего назначения госорганов применяется Перечень типовых управленческих архивных форм. Указанная длительность хранения используется при составлении номенклатурных дел, передаче в государственный архив, уничтожения по акту.

В деловом обороте используются сроки:

  1. Ограниченные конечной датой действия. При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью. Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.
  2. Неограниченные датой. В тексте может иметься формулировка «до погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.

Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения – учредительные формы, бумаги приобретения имущества, договор аренды помещений при условии включения данных адреса месторасположения в реестр организаций и прочие.

Учет в журналах для контроля сроков

Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров. Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации. Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:

  • данные о номере, дате составления, наименования контрагента;
  • краткое назначение документа – поставки, оказания услуг и прочее;
  • указание длительности действия и данные о конечной дате формы, если отсутствует иной характер длительности, например, действующий бессрочно.

В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним. Контроль за ведением журналов возлагается на различные службы – юридический отдел, бухгалтерию, кадры. В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

  1. Сотрудничество с контрагентами – поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится по постоянно действующим хозяйственным соглашениям и разовым договорам, например, на поставку канцелярских товаров.
  2. Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
  3. Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
  4. Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.

Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Примеры сроков хранения по видам договоров

Организации самостоятельно группируют договоры по назначению и устанавливают сроки на основании деловой необходимости и с учетом минимально допустимого периода – 5 лет. В учете коммерческой компании соглашения используют в качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы сроком свыше 5 лет.

Исключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников. Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы.

Необходимость в столь длительном периоде основана на использовании данных при начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.

Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений. На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам. Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений. Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением. Соглашение аренды регистрируют в реестре при оформлении отношений на период свыше 1 года.

Как утилизируют договоры после истечения времени хранения

Истечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию. В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг. Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.

В состав комиссии включают сотрудников числом, не менее 3-х человек. Возглавляет комиссию председатель. В обязанности комиссии входят:

  • определение документов, утративших актуальность и выдержавшие положенный срок хранения. Информация о периодах хранения берется из журналов регистрации;
  • отбор экономически нецелесообразных форм и сверка периодов с внутренним документом, регламентирующим сроки;
  • составление описи документов;
  • утилизация и составление акта.

Акт об уничтожении имеет юридическую силу, проходит регистрацию в книге общих документов и предъявляется при проверке налоговым органам. Проведение утилизации договоров осуществляется ежегодно.

Отличный секретарь

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Срок хранения договоров

Договоры, пожалуй, один из самых сложных документов для определения срока хранения. причина тому — многообразие видов договоров. Большинство из них хранятся в течение 5 лет. Но не все: есть и «трехлетки», и соглашения, которые нужно хранить постоянно. Как установить срок хранения договоров, заключаемых именно в вашей организации, как внести их в номенклатуру дел, с какого момента договор считается закрытым, разбираемся ниже.
Читайте так же:  Прекращение административного производства

Устанавливаем срок хранения договоров по перечням

  • Сроки хранения документов, как мы знаем, определяются по специальным перечням. На всякий случай вспомним их:
    Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558),
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 №1182).

Дальше в статье будем называть их Перечень-1 и Перечень-2 соответственно.

(Подробно прочитать о том, как определить сроки хранения документов, вы сможете, перейдя по ссылке.)

Заглянув в предметные указатели к этим перечням, видим, что там представлено солидное количество видов договоров. Внимательно проверяем их сначала сами и выбираем те договоры, которые, как мы знаем точно, есть в компании. Например:

  • договоры подряда с юридическими лицами (Перечень-1, ст. 440, 5 лет, ЭПК*);
  • договоры об информационном обслуживании (Перечень-1, ст. 533, 5 лет);
  • договоры страхования имущественной и гражданской ответственности (Перечень-1, ст. 447, 5 лет);
  • договоры на выполнение региональных научно-технических проектов (Перечень-2, ст. 5, постоянно) и т.п.

*Отметка ЭПК означает, что по прошествии срока хранения экспертная комиссия организации должна просмотреть дело и вынести решение: или уничтожать его, или хранить дальше. Без просмотра комиссией уничтожать дела с такой отметкой нельзя.

Будьте внимательны с договорами «возмездного оказания услуг» (статья 443 Перечня-1): они касаются услуг только консультационных, информационных и услуг по обучению. Хранятся 5 лет.

А дальше появляется соблазн воспользоваться статьей 436 Перечня-1 «Договоры, соглашения» и одним махом подвести под нее все остальные договоры нашей организации, которые мы не опознали в списках. Это верное решение, но пока делать так еще рано.

Советуемся с коллегами

Секретарь и делопроизводитель может и не знать обо всех договорах, которые заключает организация. Чем крупнее компания, тем выше вероятность, что так оно и есть. Поэтому сделать нужно следующее:

1) вынести из предметных указателей обоих перечней все виды договоров, которые там прописаны;

2) сформировать их в единый список;

3) взять в руки этот список и пройтись по всем отделам компании, которые могут заключать договоры;

4) показать начальникам этих отделов список и попросить отметить галочкой те виды договоров, которые заключает его отдел.

На этом этапе может обнаружиться, что при одинаковом смысловом значении наименования договоров в организации и в перечне могут различаться. Например, отдел автотранспорта заключает договоры ОСАГО, которые попадают под статью Перечня-1 номер 447 «Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности».

И только после того, как все начальники отделов отметили «своё», можно использовать палочку-выручалочку – статью 436 – и хранить все остальные договоры компании в соответствии с ней в течение 5 лет.

Договоры в номенклатуре дел

Разнести договоры по номенклатуре дел можно двумя способами, независимо от того, отвечает ли за них один специальный отдел (договорной, юридический), или то подразделение, которое его заключало.

Способ 1. Один вид договора – одно дело

Договоры в номенклатуре группируются по видам: отдельно договоры купли-продажи, отдельно договоры аренды и т.п.

Способ 2. Группировка по сроку хранения

Договоры можно сгруппировать и по срокам хранения, так, что в одном деле будет находиться несколько видов договоров. Тогда номенклатура дел будет выглядеть примерно так (картинка кликабельна):

Когда начинается срок хранения договора?

В графе «Примечание» Перечня-1 в посвященных договорам статьях написано «После истечения срока действия договора». Когда наступает этот срок и как его определить?

Срок действия договора может быть указан в тексте самого документа. Тогда в одном из пунктов прямо написана дата – конкретный календарный день, когда заканчивается этот договор. Тогда все однозначно.

Но так везет не всегда, и некоторые договоры могут действовать в течение многих лет после подписания. Тогда на хранение этот договор не отправляется: он действующий, а в архив мы передаем только завершенные делопроизводством документы.

Также есть категория договоров, которые действуют, пока не будут исполнены обязательства по нему. Элементарный пример: договор со строительной компанией на ремонт офиса. Пока не будут отделаны все помещения, он действует. Как же тогда определить дату его окончания? Очень просто. Исполнение обязательств по договору всегда документируется: это чаще всего акт о приеме-передаче работ. В нем написано, что одна сторона сделала все, что должна была, а другая – оплатила в полной мере ее работу. Здесь же стоят подписи сторон, а главное – дата. Она и будет считаться датой исполнения обязательств по договору.

Таким образом, если договор, срок хранения которого составляет 5 лет, был заключен в 2015 году, а акт приема-передачи работ датирован 2016-м, то срок хранения договора начнется 1 января 2017 года. Уничтожить его можно будет после 1 января 2022 года.

Срок хранения договоров подряда

Общие положения

По договору комиссии комиссионер обязан хранить сданную на комиссию вещь. Сущность «ответственного хранения» состоит в том, что покупатель при приеме от органов транспорта товаров на «ответственное хранение» обязан обеспечить сохранность груза и оставить его в распоряжении поставщика (грузоотправителя). Это означает, что получатель не только не имеет права использовать товары до оплаты и реализовывать их другим предприятиям, но и обязан выполнить распоряжение поставщика о переотправке (передаче) товаров другому получателю либо о возврате их поставщику (грузоотправителю). Хранение следует отличать от обязательства охраны (например, отношения вневедомственной сторожевой охраны), которая не требует передачи и возврата хранителем имущества, как при хранении.

Служба правового консалтинга

Срок хранения договоров подряда

В соответствии с Перечнем N 558 документам установлены следующие сроки хранения.

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

«Обзор практики рассмотрения дел Верховным Судом РФ»

(Карасева С.Ю.) (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2015) Дополнительный перечень документов, которые общество обязано хранить и предоставлять по требованию акционера, установлен Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс, а также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Сроки хранения документов в организации в 2018 году: таблица

Cколько должны храниться договора в организациях

И всё же из этого правила есть исключения. Так, часть документов категории «А» подпадает под пункт «постоянное хранение договоров» и уничтожению не подлежит.

Читайте так же:  Сроки выплаты заработной платы

Что же касается бумаг категории «Б», то хранение этих договоров тоже исчисляется 5-летним сроком. А если при этом не имеется лицевых счетов, то предприятие формально обязано хранить такой трудовой договор 75 (!) лет.

Хранение договоров Нередки случаи, когда один из бывших контрагентов предъявляет претензии — скажем, требует отдать несуществующий долг за давно прошедший период.

Александра Борисова

Покупатель должен быть уверен в качестве товара в течение такого времени, которое необходимо для его использования. Более того, покупатель должен знать, какой срок отводится ему на проверку товара и обнаружение недостатков.

Длительный срок обнаружения недостатков переданного товара или результата работ свидетельствует об уверенности (прежде всего продавца, поставщика, подрядчика) в качестве своего товара или результата работ и потому делает его более конкурентоспособным, но, с другой стороны, увеличивает бремя ответственности продавца (подрядчика).

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

Поэтому и в случае проверки вашей организации компетентными органами, и в случае возникновения судебных разборок по вопросам исполнения обязательств контрагентами по договорам, и в случае запроса акционеров в соответствии с п.

91 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» предоставление оригинала договора является обязательным!

А раз так, то и определение сроков и порядка хранения договоров, а также документов, связанных с заключением и исполнением договоров, журналов регистрации договоров, становится не просто важным, а очень важным вопросом в деятельности любой организации.

Договора подряда срок хранения

Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с пп. 8 п.

1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности.

Как долго хранить документы

Договор подряда срок хранения

Теперь по новой статье 22.1 Закона № 125-ФЗ документы по личному составу (за исключением документов, указанных в ч. 3 ст. 22.1) На организацию возлагается обязанность обеспечить: – безопасные условия хранения документов бухучета, в том числе регистров бухучета, в течение установленного срока ; – их защиту от изменений; – передачу документов бухгалтерского учета при смене руководителя организации.

Отношения по договору подряда регулируются в первую очередь главой 37 Гражданского кодекса Республики Беларусь. По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику в установленный срок, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (уплатить цену работы).

Договор подряда заключается на изготовление или переработку (обработку) вещи либо на выполнение другой работы с передачей ее результата заказчику.

Имеет ли отношение Договор ГПХ к документообороту кадровой документации?

Работодатель вправе заключать с гражданами как трудовые (ст. 56 ТК РФ), так и гражданско-правовые договоры.

Так, для выполнения разовых работ, не предусмотренных трудовыми функциями штатных сотрудников организации, используются гражданско-правовые договоры. В соответствии со ст. 11 ТК РФ нормы трудового законодательства не относятся к гражданам, с которыми заключен гражданско-правовой договор, в частности на исполнителей по гражданско-правовым договорам не распространяются социальные гарантии, предусмотренные ТК РФ (например, право на выплату пособия по временной нетрудоспособности, предоставление оплачиваемого отпуска).

Срок хранения договоров подряда в организации

| заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией Мы проанализировали содержание двух документов: Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, а также Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Деятельность любой организации, так или иначе, всегда связана с документацией самого разного рода – это учредительные документы компании, организационно-распорядительные, кадровые, а также документы бухгалтерского и налогового учета. Бухгалтерские и налоговые документы выступают документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее хранение.

Кроме того, ответили на ряд важных вопросов: с какого момента отсчитывать срок хранения договора? Договоры – это именно те документы, которые подтверждают ваши взаимоотношения с контрагентами по различным направлениям деятельности организации, будь то поставка канцтоваров или приобретение предприятия.

Поэтому и в случае проверки вашей организации компетентными органами, и в случае возникновения судебных разборок по вопросам исполнения обязательств контрагентами по договорам, и в случае запроса акционеров в соответствии с п.

Хранение следует отличать от обязательства охраны (например, отношения вневедомственной сторожевой охраны), которая не требует передачи и возврата хранителем имущества, как при хранении. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года.

Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС».

В одной только Москве ежедневно заключается до тысячи сделок. Как только партнёры «ударили по рукам», возникает особый документ — договор.

Как лучше организовать хранение договоров, чтобы в будущем к Вам не придралась ни налоговая служба, ни кто-то из контрагентов?

Каков срок хранения договоров и где их следует хранить? Рассмотрим эти вопросы подробнее с точке зрения практики.

Организация обязана хранить документы, касающиеся личного состава.

Об этом сказано в ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). Сроки хранения таких устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, которые предусмотрены ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона № 125-ФЗ.

Видео (кликните для воспроизведения).

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
(ред.

Источники


  1. Смоленский, М. Б. Теория государства и права / М.Б. Смоленский, Л.Ю. Колюшкина. — М.: Дашков и Ко, Наука-Пресс, 2009. — 288 c.

  2. Бурлаков, С. А. Крупные сделки юридических лиц. Правовое регулирование / С.А. Бурлаков. — М.: Инфотропик Медиа, 2013. — 224 c.

  3. Власенко, Н.А. Модернизация специальностей в юриспруденции. Сборник материалов по итогам подготовки паспорта специальностей научных работников / Н.А. Власенко. — М.: Проспект, 2015. — 747 c.
  4. Теория государства и права. В 2 частях. Часть 2. Теория права. — М.: Зерцало-М, 2011. — 336 c.
  5. Тихомиров, М. Ю. Незаконное увольнение. Практическое пособие / М.Ю. Тихомиров. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2015. — 673 c.
Срок хранения договоров
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here