Соглашение об электронном документообороте

Описание страницы: соглашение об электронном документообороте - 2020 ujl от профессионалов для людей.

Примерная форма соглашения об обмене электронными документами (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Настоящая форма разработана в соответствии с положениями ФЗ от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи», ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете», приказа Минфина РФ от 25 апреля 2011 г. N 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».

Соглашение об обмене электронными документами

г. [ место заключения соглашения ]

[ число, месяц, год ]

[ Наименование юридического лица ], именуемое в дальнейшем «Сторона 1», в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ Устава, Положения, Доверенности ], с одной стороны и

[ наименование юридического лица ], именуемое в дальнейшем «Сторона 2», в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ Устава, Положения, Доверенности ], с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. Предмет соглашения

1.1. Настоящим соглашением Стороны определили условия и порядок обмена электронными документами в процессе исполнения обязательств.

1.2. Стороны признают, что полученные ими электронные документы, заверенные электронной подписью (далее — ЭП) уполномоченных лиц, юридически эквивалентны документам на бумажных носителях, заверенным соответствующими подписями и оттиском печатей Сторон.

1.3. Стороны признают, что использование средств криптографической защиты информации, которые реализуют шифрование и ЭП, достаточно для обеспечения конфиденциальности информационного взаимодействия Сторон по защите от несанкционированного доступа и безопасности обработки информации, а также для подтверждения того, что:

— электронный документ исходит от Стороны, его передавшей (подтверждение авторства документа);

— электронный документ не претерпел изменений при информационном взаимодействии Сторон (подтверждение целостности и подлинности документа);

— фактом доставки электронного документа является формирование принимающей Стороной квитанции о доставке электронного документа.

1.4. Перечень, форматы, способы подписи и сроки хранения электронных документов, которыми обмениваются Стороны, определены в приложении к настоящему соглашению.

2. Порядок обмена электронными документами

2.1. Стороны обмениваются электронными документами напрямую, без привлечения оператора.

Примечание. Обмен электронными счетами-фактурами возможен исключительно через оператора электронного документооборота.

2.2. Направляющая Сторона формирует необходимый документ в электронном виде, подписывает его ЭП и направляет файл с документом в электронном виде в адрес получающей Стороны.

2.3. Получающая Сторона при получении документа проверяет действительность сертификата ЭП и сохраняет документ [ указать место хранения ].

2.4. Получающая Сторона, ознакомившись с документом, может совершить одно из следующих действий:

— подписать документ ЭП и отправить направляющей Стороне — в том случае, если получающая Сторона согласна с содержанием документа;

— при несогласии с содержанием документа — сформировать уведомление об уточнении, указав причину несогласия, подписать его ЭП и отправить направляющей Стороне.

2.5. Направляющая Сторона, получившая ответный документ либо уведомление об уточнении, проверяет действительность сертификата ЭП и сохраняет их [ указать место хранения ].

2.6. При необходимости направляющая Сторона не позднее [ указать срок ] вносит исправления в данные и повторяет действия, установленные п. 2.2 настоящего соглашения.

2.7. Стороны оформляют электронные документы в бумажном виде в следующих случаях: [ вписать нужное ].

2.8. Электронные документы на бумажном носителе высылаются принимающей Стороне в течение [ указать срок ].

2.9. Исправления в электронные документы вносятся по согласованию Сторон и подтверждаются подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

2.10. Приостановление обмена электронными документами (далее — приостановление обмена) производится при установлении несоблюдения одной из Сторон требований к обмену электронными документами и обеспечению информационной безопасности при обмене электронными документами, предусмотренных законодательством РФ и условиями настоящего соглашения.

2.11. Приостановление обмена производится на основании письменного уведомления произвольной формы Стороной-инициатором другой Стороны не позднее [ указать срок ] до приостановления обмена. В уведомлении указываются причина, дата начала приостановления обмена и срок приостановления обмена.

[1]

2.12. Возобновление обмена электронными документами производится в согласованный Сторонами срок на основании письменного уведомления Стороны — инициатора приостановления обмена другой Стороны об устранении причин приостановления и готовности возобновить обмен электронными документами с приложением необходимых документов, в том числе подтверждающих устранение причин приостановления обмена.

3. Права и обязанности сторон

3.1. Стороны имеют право:

3.1.1. Передавать и получать электронные документы в порядке и случаях, определенных настоящим соглашением.

3.1.2. Приостанавливать и возобновлять обмен электронными документами на условиях и в порядке, предусмотренных настоящим соглашением.

3.1.3. Передавать бумажные копии электронных документов третьим лицам, имеющим право на их получение в соответствии с законодательством РФ.

3.1.4. Запрашивать и получать экземпляр электронного документа на бумажном носителе у Стороны — отправителя электронного документа.

3.1.5. Запрашивать и получать копию электронного документа у Стороны-получателя.

3.1.6. [ Иные права ].

3.2. Стороны не вправе:

3.2.1. В одностороннем порядке изменять настройки и снимать установленные сертифицированные средства защиты информации и средство криптографической защиты информации.

3.2.2. Переуступать или передавать третьим лицам права и обязанности по настоящему соглашению.

3.2.3. Вносить изменения в технические и программные средства системы и/или передавать их третьим лицам.

3.2.4. Вносить изменения в электронные документы в одностороннем порядке.

3.2.5. [ Иные запреты ].

3.3. Стороны обязуются:

3.3.1. За свой счет [ указать срок ] получить в аккредитованном удостоверяющем центре сертификаты ЭП, которые можно будет использовать в течение всего срока действия настоящего соглашения.

[2]

3.3.2. Обеспечить функционирование всего необходимого оборудования, необходимого для обмена электронными документами.

Читайте так же:  Как рассчитать среднедневной заработок

3.3.3. Соблюдать требования эксплуатационной документации на средства криптографической защиты информации.

3.3.4. Не допускать появления в компьютерной среде, где функционирует система электронного документооборота, вредоносных программ.

3.3.5. Прекращать использование скомпрометированного ключа шифрования и ЭП и немедленно информировать другую Сторону о факте компрометации ключа.

3.3.6. Не уничтожать и (или) не модифицировать архивы открытых ключей ЭП, электронных документов (в том числе электронные квитанции и журналы).

3.3.7. Осуществлять передачу электронных документов с конфиденциальной информацией только в зашифрованном виде.

3.3.8. Не принимать к исполнению и не исполнять некорректные электронные документы.

3.3.9. Обеспечить конфиденциальность информации, связанной с обменом электронными документами.

3.3.10. Информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде в случае технического сбоя внутренних систем. В этом случае в период действия такого сбоя Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью, при этом такая форма оригинала документа должна быть зафиксирована приказом руководителя направляющей Стороны.

3.3.11. [ Иные обязанности ].

4. Ответственность сторон

4.1. Стороны несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей по настоящему договору в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

4.2. Стороны несут ответственность за идентичность информации, содержащейся в одном и том же документе, представленном как на бумажном носителе, подписанном уполномоченным представителем собственноручно и заверенном оттиском печати Стороны, так и в электронном виде.

4.3. При использовании телекоммуникационных каналов связи и передачи данных Стороны не несут ответственности за возможные временные задержки при доставке электронных документов, произошедшие не по их вине.

4.4. Сторона не отвечает за неисполнение или ненадлежащее выполнение своих обязательств по настоящему соглашению, если это было вызвано действиями (бездействием) другой Стороны.

4.5. Стороны освобождаются от ответственности в случае, если неисполнение или ненадлежащее исполнение ими своих обязательств по настоящему соглашению будет связано с обстоятельствами, не зависящими от их воли: природных явлений (землетрясений, наводнений, эпидемий), действий государственных органов, актов террора, войн и т. д.

4.6. Сторона обязана незамедлительно после наступления указанных в п. 4.5 настоящего соглашения обстоятельств уведомить другую Сторону о невозможности исполнения соглашения и подтвердить документально факт наступления указанных обстоятельств.

Неисполнение условий настоящего пункта влечет для Сторон обязанность по возмещению убытков, связанных с неисполнением условий настоящего договора.

5. Заключительные положения

5.1. Настоящее соглашение составлено и подписано в двух аутентичных экземплярах — по одному для каждой Стороны.

5.2. Соглашение вступает в силу с момента подписания и действует [ указать срок/бессрочно ].

5.3. Все изменения и дополнения к настоящему соглашению оформляются дополнительными соглашениями Сторон в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью настоящего соглашения.

5.4. Споры и разногласия, которые могут возникнуть при исполнении настоящего соглашения, будут по возможности разрешаться путем переговоров между Сторонами.

5.5. В случае если Стороны не придут к соглашению, споры разрешаются в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим соглашением, Стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации.

5.7. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми настоящее соглашение связывает гражданско-правовые последствия для Сторон, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения Стороне или ее представителю.

5.8. Юридически значимые сообщения подлежат передаче путем [ вписать нужное — почтовой, факсимильной, электронной связи ].

5.9. Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило Стороне, которой оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от нее, не было ей вручено или Сторона не ознакомилась с ним.

Приложение N 1. Соглашение об электронном документообороте

Приложение N 1
к приказу Финансового
управления Новоуральского городского округа
«О переходе на электронный
юридически значимый обмен
электронными документами с
применением электронной подписи»
от 08.12.2016 г. N 143

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. В настоящих правилах пункт 5.2 отсутствует

  • Приложение. Правила электронного документооборота в системе электронного документооборота финансового управления Новоуральского городского округа
>
Правила электронного документооборота в системе электронного документооборота финансового управления Новоуральского городского.
Содержание
Приказ Финансового управления Новоуральского городского округа Свердловской области от 8 декабря 2016 г. N 143 «О переходе.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

Электронный документооборот может быть удобен контрагентам, которые часто обмениваются большим количеством бумаг. При работе с такой системой можно создать сразу же оригинал документа и, подписав его электронной подписью, отправить партнеру. Если юрлица решили использовать такой способ для обмена документами, то особенности работы с системой ЭДО прописывают в соответствующем соглашении, которое подписывает каждая из сторон. Какая информация должна содержаться в этом документе, рассмотрим в статье.

Коротко об ЭДО между организациями

При электронном документообороте большая часть документов создается в электронном виде и хранится в электронных архивах. Для такой работы компании выбирают специальное программное обеспечение, разработанное компанией — оператором ЭДО, заключают с ней договор и начинают работу. Контрагенты также должны присоединиться к системе, если им удобен такой способ взаимодействия.

Читайте так же:  Обращение с животными

Документы подписывают специальной электронной подписью, как обычной, так и усиленной. Посредством ЭДО можно обмениваться различными бумагами. К оформлению и подписанию каких-то из них предъявляются более жесткие требования, а к каким-то — менее.

Внимание! В системе формируется сразу оригинал документа. Если проверяющие органы запрашивают какие-либо документы, можно распечатать им копии или отправить бумагу в электронном виде.

Основные законодательные акты в сфере ЭДО:

  1. ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ. Регулирует применение электронной подписи, устанавливает порядок пользования данным инструментом.
  2. Приказ Минфина от 10 ноября 2015 года №174н. Посвящен порядку выставления и получения счетов-фактур в электронной форме.
  3. Налоговый кодекс РФ.

Порядок перехода на ЭДО

Переход на ЭДО проходит в несколько этапов:

  1. Переговоры с контрагентами. Если планируется выставлять электронные счета-фактуры и другие важные документы, то сначала нужно договориться о переходе на ЭДО с контрагентом. Переговоры могут проходить в устной или письменной форме.
  2. Выбор оператора ЭДО и заключение с ним договора. Это должны сделать обе компании.
  3. Подписание контрагентами соглашения об ЭДО. В нем прописывают порядок работы с ЭДО и другие особенности.
  4. Установка ПО, приведение всей документации к общему виду, проведение консультаций по работе с электронной подписью, организация электронного архива. Также нужно прописать в учетной политике подробно порядок работы с ЭДО и ЭЦП.
  5. Назначение сотрудников, уполномоченных подписывать документы, и обеспечение их электронными подписями.

Перейдя на ЭДО с несколькими контрагентами, можно разослать остальным письма о переходе на ЭДО и пригласить их присоединиться к системе.

Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами

Документ компании разрабатывают самостоятельно, структура должна быть характерной для такого рода бумаг. Текст должен быть хорошо вычитан, не должно быть просторечных и разговорных выражений, стиль нужно использовать официально-деловой.

Как правило, соглашение разрабатывает компания, предложившая контрагенту обмениваться документаций при помощи системы ЭДО. При желании контрагент может предложить внести какие-либо изменения в текст бумаги. Таким образом, в составлении документа могут участвовать обе стороны. Ссылки на законодательные акты должны быть обязательно во избежание в дальнейшем недоразумений.

Соглашение об электронном документообороте может содержать следующую информацию:

  1. Наименование документа, место и дату его подписания.
  2. Наименование организаций, которые заключают соглашение.
  3. Термины и определения, которые содержатся в тексте соглашения. Здесь расшифровываются такие термины, как электронная цифровая подпись, электронный документооборот, направляющая сторона, получающая сторона, управляющий центр и многие другие.
  4. Предмет соглашения. Им являются условия и порядок работы с электронным документооборотом.
  5. Условия действительности квалифицированной электронной подписи.
  6. Признание электронных документов равнозначными бумажным.
  7. Порядок взаимодействия сторон при обмене документами. Здесь можно описать по пунктам работу с каждым типом документов: счетами-фактурами, накладными, различными актами.
  8. Прочие условия.
  9. Порядок разрешения споров.
  10. Срок действия соглашения.
  11. Реквизиты и подписи сторон.
  12. Приложения к соглашению. Как правило, прикладывают перечень и указывают формат электронных документов.

Внимание! Это примерный список пунктов соглашения. При необходимости можно внести все недостающие сведения.

Электронный документооборот между компаниями, ЭДО между организациями

Любая организация может организовать электронный документооборот (ЭДО) и обмениваться электронными документами со своими контрагентами.
Для этого ей нужно внести изменения в учетную политику, издать приказ о введении ЭДО, заключить соглашение об обмене электронными документами, создать рабочую группу, назначить ответственных лиц.
Соглашение нужно заключить с каждой организацией, с которой вы собираетесь обмениваться электронными документами. В нем нужно определить правила, на основании которых будут создаваться, передаваться и храниться электронные документы. Необходимо прописать, какими документами будут обмениваться стороны, какая подпись будет использоваться при подписании тех или иных электронных файлов.

Использовать можно все 3 вида подписей, установленных Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»:

  1. Простая подпись обычно используется для подписания писем и спецификаций (формируется с помощью кодов и паролей).
  2. Усиленная неквалифицированная позволит установить, кем подписан документ (образуется в процессе криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи).
  3. Усиленная квалифицированная подпись — наиболее защищенная. Она выдается только аккредитованными Удостоверяющими центрами. Для её создания и проверки используются средства криптозащиты, сертифицированные ФСБ России. Этой подписью нужно подписывать счета-фактуры и отчетность в ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат. Такую подпись можно получить в УЦ «Такском». Обмениваться электронными документами можно будет через программное обеспечение «Такском-Файлер». А пригласить своих контрагентов к обмену электронными документами можно с помощью «1С-Такском».

Специалисты компании «Такском» охотно ответят на все ваши вопросы и разъяснят условия, по которым будет осуществляться обмен электронными документами.
Для обмена данными необязательно, чтобы все участники были подключены к одному Оператору ЭДО. Роуминг между операторами электронного документооборота поможет клиентам разных операторов ЭДО обмениваться друг с другом юридически значимыми электронными документами. Что сделать, чтобы организовать электронный документооборот между контрагентами? Нужно приобрести лицензионное ПО, сервер, обновить оборудование, обучить персонал работе с электронной подписью, разъясняя преимущества новой технологии. Автоматизация процессов может занять от нескольких месяцев до нескольких лет. Однако и преимущества очевидны: организация сможет мгновенно обмениваться электронными документами со своими клиентами, поставщиками, партнёрами, подразделениями, экономя время.
Особенно это актуально для крупных компаний, которые активно переходят на ЭДО, снижая затраты на печать, доставку и хранение электронных документов.
А удобный поиск документов, избежание штрафных санкций за счет ускорения взаимодействия с контролирующими органами и другие преимущества делают электронный документооборот между компаниями незаменимым.

Электронный документооборот

Подключение страхователей (плательщиков страховых взносов) к системе электронного документооборота (далее – СЭД) Пенсионного фонда Российской Федерации (далее – ПФР) для представления отчетности по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС) осуществляется в порядке, который устанавливает ПФР. На данной странице Вы можете ознакомиться с порядками подключения к СЭД ПФР по ТКС для представления отчетности в электронном виде в территориальные органы ПФР Свердловской области как самостоятельно, так и через уполномоченного представителя. Дополнительная информация о представлении отчетности в электронном виде, а также бесплатные проверочные программы ПФР размещены в основном разделе сайта ПФР в подразделе «Электронный документооборот».

Читайте так же:  Увольнение во время больничного

Для реализации страхователями (плательщиками страховых взносов) права осуществлять обмен электронными документами в СЭД ПФР по ТКС используется усиленная квалифицированная электронная подпись, выданная одним из аккредитованных удостоверяющих центров. Список аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Минкомсвязи России.

Для обеспечения гарантированной доставки электронных документов в органы ПФР Свердловской области по ТКС от страхователей (плательщиков страховых взносов) ОПФР по Свердловской области заключены соглашения со следующими организациями, предоставляющими телематические услуги связи:

Технология электронного документооборота

ЗАО «ПФ «СКБ-Контур» (г. Екатеринбург)

г. Екатеринбург, ул. Космонавтов, д.56

тел. (343) 228-14-40, 228-14-41

Видео (кликните для воспроизведения).

«Фельдъегерь: Электронная очередь ПФР»

г. Смоленск, ул. Маршала Конева, 29
тел.: (4812) 65-32-42, 68-36-93

ООО Компания «Тензор»

г. Ярославль, Московский пр-т., 12, тел. 8(4852)262-000

филиал в г. Екатеринбурге: ул. Генеральская, 3, оф. 322,326,327

Телефон: 8(343)383-4687 (основной)
8(343)345-0417 (доп.)

г. Екатеринбург, ул. 8-е Марта, д.5, офис 113.

тел. (343) 204-76-54 (многоканальный), мобильный +7-922-169-14-66.

Факс (343) 371-23-16

www.stek-trust.ru (раздел «Отчетность через Интернет»).

ЗАО «Удостоверяющиий центр» Ekey.ru
(г. Н.Новгород)

ООО «Арча-сервис» — региональный представитель в Свердловской области
г. Екатеринбург, ул. Хохрякова, 104, офис 319

тел. (343) 268-46-26, 219-46-26, 257-05-26.

Видео (кликните для воспроизведения).

тел/факс (343) 257-22-67

ООО «Линк-сервис»
(г. Екатеринбург)

г. Екатеринбург, ул. Комсомольская, д.76

тел. (343) 204-80-03 (многоканальный)
Факс: (343) 228-23-15

ЗАО «Калуга Астрал»
(г. Калуга)

г. Калуга, пер. Теренинский, 6
тел.: (4842) 57-74-62

Подразделение в г. Екатеринбурге
ул. Хохрякова, 74, этаж 11
тел.: (343) 361-92-61

ООО «Электронный экспресс»
г. Москва

«ГАРАНТ Электронный Экспресс»

ООО «Восьмая нота» — региональный представитель в Свердловской области
г. Екатеринбург, ул. Генеральская, д.3, оф. 437;

ООО «Такском» (Екатеринбург)

ОАО «ИнфоТеКС Интернет Траст»

«VipNet ЭДО Отчет»

г. Уфа, 450015, ул. Карла Маркса, д. 37, корпус 4, офис 406
Бизнес центр «Капитал»
Тел: +7 (347) 292-24-29,
факс: +7 (347) 291-12-10
Отдел продаж:
Тел: +7 (347) 292-24-30 / 8-800-250-0-260
E-mail: [email protected] / www.iitrust.ru

КОРУС Консалтинг СНГ

«БАРКОД Системе»
620012, Россия,
г.Екатеринбург,
ул.Машиностроителей д.29
(офис 400)

ООО «АРГОС» «Аргос-Налогоплательщик» 196191, г. Санкт-Петербург,
Ленинский пр. 168, бизнес-центр
«Энергия», офис 323
e-mail: е[email protected]
тел.: (812) 610-5-610

ООО «НТСсофт» (г. Екатеринбург)

«Трансфер отчетность»

620062, Екатеринбург, ул. Чебышева, 4, оф. 308
Тел.: +7 (343) 375-77-50,
8-800-333-22-05
Факс: +7 (343) 375-84-62
E-mail: [email protected]
www.ntssoft.ru

ПАО «СКБ-банк» (г.Екатеринбург)

«Сделки24-отчет для СКБ-банка»

620026, г. Екатеринбург, ул. Куйбышева, 75
Тел.: +7 (343) 355-75-75,

ООО Удостоверяющий центр «АСКОМ»

ПК «Спринтер»

355003, г. Ставрополь, ул. Ленина, д. 293, оф. 3. (факт.)

355003, г. Ставрополь, ул. Ленина, д. 293/ул. Л. Толстого, д. 31 (юр.)

Как подключиться к электронному документообороту с ПФР

Если среднесписочная численность работников равна или превышает 25 человек, организация обязана отчитываться электронно. Причем показатель численности устанавливается за предшествующий отчетный период. Таким образом, если в организации в сентябре трудилось 30 специалистов, а в октябре всего 5, то октябрьскую отчетность в ПФР нужно отправить электронно.

Один из вариантов отправки документации по защищенным каналам — это заключить с ПФР договор на электронный документооборот. Преимущества для бюджетной организации:

  • не нужно посещать отделение Пенсионного фонда (сокращаем транспортные расходы);
  • не нужно распечатывать и подписывать документы (сокращаем канцелярские расходы);
  • оперативное выявление и устранение ошибок (снижаем риск штрафных санкций).

К тому же отметим, что формирование любого отчета в цифровой форме снижает до минимума риск появления ошибок и несоответствий.

Как заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР

Для этого бюджетная организация должна представить:

  1. Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности. Бланк стандартной формы нужно составить в трех экземплярах.
  2. Соглашение с ПФР об электронном документообороте 2019. Составляется в двух экземплярах на специальном бланке. Один экземпляр остается у организации-заявителя, а второй — у представителей Пенсионного фонда.
  3. Доверенность. Документ нужен, если оформлением занимается не руководитель, а ответственное лицо. Например, бухгалтер или юрист. Составляется в произвольной форме, заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Готовый пакет документов представьте в территориальное отделение по месту нахождения бюджетного учреждения. Чтобы подключить обособленное подразделение, которое самостоятельно взаимодействует в ПФ РФ, документацию направьте в отдел по месту нахождения подразделения.

Заявление на электронный документооборот с ПФР

Как заполнять

Заполнять следует только те табличные части заявления, которые соответствуют бюджетной организации.

Шаг 1. Начинаем с шапки: указываем полное наименование территориального отделения Пенсионного фонда России, с которым будет налажен обмен документами.

Шаг 2. Переходим к заполнению табличной части заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.

Сведения об участнике ЭДО. Прописываем регистрационный номер бюджетной организации, полное наименование, ИНН, КПП, телефон, факс и e-mai. Затем прописываем юридический и фактический адреса, указываем ФИО руководителя учреждения.

Дополнительная информация указывается в заявлении по запросу представителей территориального отделения фонда: банковские реквизиты (наименование банка, его БИК, расчетный счет бюджетного учреждения, корреспондентский счет), среднесписочная численность.

Читайте так же:  Акт приема выполненных работ

Шаг 3. Вторую таблицу оставляем пустой либо ставим прочерки. Данная часть предназначена для индивидуальных предпринимателей. Заполнение сведений в обеих таблицах недопустимо.

Шаг 4. Переходим в третью таблицу. Указываем наименование организации-оператора комплексных услуг в СЭД. Иногда представители ПФ РФ требуют дополнительные сведения. Например, адрес оператора, информацию об используемом средстве криптографической защиты информации (СКЗИ).

Шаг 5. Подписываем заявление у руководителя, ставим печать, указываем дату составления.

Последняя таблица в заявлении заполняется сотрудниками ПФ РФ.

Особенности составления соглашения на ЭДО

Официальная форма соглашения об электронном документообороте (ЭДО) представлена в открытом доступе на сайте ПФ РФ. Также бланк можно получить в территориальном фонде по месту нахождения вашего учреждения. Заполнять реквизиты соглашения на ЭДО нужно внимательно. Если представители Пенсионного обнаружат ошибки, описки или неточности, то соглашение вернут на доработку, а срок подключения будет отодвинут.

Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР 2019 года

В бланке договора ЭДО указывают полное наименование ТОПФР, должность руководителя (ответственного лица). Затем прописывают аналогичные данные по своей организации: полное наименование, должность и ФИО руководителя, указывают регистрационный номер, а такж нормативный документ регламентирующий деятельность бюджетного учреждения (положение, устав, прочее).

В конце 3 раздела укажите наименование территориального отделения фонда. Затем переходите в 9 раздел, здесь пропишите реквизиты и юридические адреса сторон (вашего учреждения и ТОПФ).

Время рассмотрения обращения организации о подключении к ЭДО колеблется от двух недель до одного месяца. О принятом решении вас обязательно уведомят в письменном виде. Если организация планирует сменить оператора комплексных услуг в СЭД ПФР, то соглашение придется перезаключить. В любом случае порядок смены оператора услуг уточните у специалистов местного отделения фонда.

Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот между организациями — как это работает? Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте? Об этом речь пойдет в нашем материале.

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

[3]

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?

Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.

Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.

Станут ли трудовые книжки электронными, узнайте из этой публикации.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

  • Обладать обязательными реквизитами.
  • Соответствовать утвержденному формату.
  • Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

  • Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
  • Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
  • Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
  • Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.
Читайте так же:  Привлечение к дисциплинарной ответственности

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

  • Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
  • Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
  • Необходимость в последующей распечатке документа.
  • Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
  • Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

  • Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
  • Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Образец заполнения заявления:

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

  1. До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
  2. После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

Подробнее об электронном взаимодействии с ПФР см. в этом материале.

Письмо о переходе на электронный документооборот

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

Чтобы письменно предложить контрагенту наладить электронный документооборот, можно направить в его адрес письмо. Рассылка таких писем помогает компании с объемным документооборотом пригласить к электронному взаимодействию новых и действующих партнеров.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

  • О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
  • Его преимуществах.
  • Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
  • Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

С особенностями составления соглашений вас познакомят материалы:

Электронный документооборот между организациями — это эффективный инструмент взаимодействия партнеров, современный способ обмена информацией и документами. Он позволяет обмениваться необходимыми электронными документами без их распечатки на бумаге и значительно сокращает время на их обработку, контроль и доставку контрагенту.

Чтобы наладить электронное взаимодействие, необходимо согласовать его нюансы. Это можно сделать в устной форме, отправить письмо и (или) подписать отдельное соглашение. Понадобится также решить ряд сопутствующих вопросов (прописать порядок электронного документообмена, установить ответственных лиц, снабдить их электронной подписью и т. д.).

Источники


  1. Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. — М.: ДЕАН, 2010. — 872 c.

  2. Кабинет и квартира В.И. Ленина в Кремле. Набор из 8 открыток. — М.: Изогиз, 2016. — 297 c.

  3. Конституционный судебный процесс / ред. М.С. Саликов. — М.: Норма, 2015. — 416 c.
  4. Комаров, С. А. Общая теория государства и права / С.А. Комаров. — М.: Юридический институт, 2001. — 352 c.
  5. Великородная, Л. И. Государственная регистрация юридических лиц: от создания до ликвидации / Л.И. Великородная. — М.: Московская Финансово-Промышленная Академия, 2011. — 304 c.
Соглашение об электронном документообороте
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here