Отказ от электронного документооборота

Описание страницы: отказ от электронного документооборота - 2020 ujl от профессионалов для людей.

Отказ от электронного документооборота

NadinS » 07 июн 2019, 07:57

Привет! Моя позиция всё-равно не изменится: документооборот должен быть БЕСПЛАТНЫМ!

Re: Обсуждение: электронный документооборот

VegasST » 07 июн 2019, 08:50

Re: Обсуждение: электронный документооборот

VAG » 07 июн 2019, 10:46

Re: Обсуждение: электронный документооборот

NadinS » 07 июн 2019, 10:58

Re: Вопросы: дополнительные и навязываемые ЭТП функции

dilertmb » 05 июл 2019, 10:41

Re: Вопросы: дополнительные и навязываемые ЭТП функции

VegasST » 05 июл 2019, 11:23

Re: Вопросы: дополнительные и навязываемые ЭТП функции

VAG » 05 июл 2019, 11:53

Re: Вопросы: дополнительные и навязываемые ЭТП функции

NIKAS » 11 июл 2019, 14:31

Re: Вопросы: дополнительные и навязываемые ЭТП функции

VAG » 11 июл 2019, 16:26

Re: Вопросы: дополнительные и навязываемые ЭТП функции

alex9UD » 11 июл 2019, 17:24

Ну разве это ли перемога?)

желающим заработать полторашечку за простой с пустыми листами в очереди на регистрацию кандидатов скинули не тот адрес (но это не точно)

Опрос: электронный документооборот

Автор: Оксана Паничкина

Опрос: электронный документооборот

Михаэль Кухарски, региональный директор по продажам в странах СНГ компании OpenText:

— В России системы электронного документооборота (СЭД) все еще часто рассматриваются как автономные решения, направленные на выполнение определенных узких задач предприятия: управление организационно-распорядительными документами (ОРД), управление финансовой «первичкой» и отчетными документами, управление счетами, управление Web-контентом, управление персональными данными сотрудников, управление договорами, согласование документов и т. д.

В то же время предприятия с мировой практикой рассматривают СЭД, или DMS (Document Management Systems), преимущественно как первый этап на пути к построению глобальных ECM-систем (ЕСМ – Enterprise Content Management), или систем управления корпоративным контентом. Принимая решение по внедрению системы по управлению контентом, компании рассматривают такие системы как часть единого корпоративного информационного пространства предприятия и в качестве долгосрочной платформы для хранения и работы с корпоративной информацией.

В сфере ИТ крупные компании все чаще переходят от «островных» решений к так называемым интегрированным пакетам под названием Business Suite, включающим в себя различные совместимые между собой модули, тесно связанные друг с другом и дающие возможность поэтапного, но долгосрочного построения бизнеса. Примером таких пакетов является, например, SAP Business Suite. Раньше компании в основном внедряли один из его модулей, а именно решение для управления ресурсами предприятия SAP ERP. Сегодня можно в любое время дополнить это решение, добавив модули по управлению взаимоотношениями с поставщиками, управлению взаимоотношениями с клиентами, управлению жизненным циклом продукта и т. д., постепенно выстроив систему до SAP Business Suite, зная, что компоненты всегда будут сочетаться друг с другом. В области ECM подобным примером может послужить набор решений по управлению корпоративным контентом OpenText ECM Suite.

Наряду со своими флагманскими продуктами для крупных промышленных предприятий, компании также предлагают решения для СМБ, которые более просты в эксплуатации и более подходят с точки зрения ценообразования к малым и средним предприятиям. Так, SAP имеет платформу SAP Business One для СМБ. OpenText, в свою очередь, предоставляет пакет решений по управлению корпоративным контентом OpenText eDOCs. Благодаря внедрению OpenText eDOCS, а также ряду сопутствующих модулей eDOCs, организации могут управлять всеми видами документов, независимо от их типа, в одном корпоративном хранилище. Примером может послужить внедрение проекта в Европейском суде по правам человека в Страсбурге. На территории России крупнейшим внедрением можно считать проект организации Корпоративной системы электронного документооборота – КСЭДО – в компании «Мегафон».

КСЭДО помогла «Мегафону» повысить эффективность работы c документами: время на поиск необходимых бумаг сократилось, исключилась возможность потери информации, а также возросла исполнительская дисциплина. Согласование организационно-распорядительной документации стало проходить быстрее, за счет чего высвободилось время сотрудников.

Особую роль при внедрении ECM-систем играет возможность глубокой или бесшовной интеграции ECM-систем с другими приложениями предприятия. Так, например, предприятия, заведомо выстраивающие свою стратегию на тесной интеграции систем ECM и ERP, имеют важные экономические преимущества: эффективность таких систем постоянно возрастает за счет прозрачности процессов, отчетности и лучшей эксплуатации гомогенных сетей, одновременно снижаются прямые и косвенные затраты на внедрение и эксплуатацию информационных технологий (TCO). Пользователи работают в привычной для них среде, что сокращает затраты на обучение персонала.
Следующим и перспективным этапом развития ECM-систем будут так называемые системы Enterprise Content Management 2.0, основанные на облачных технологиях и позволяющие осуществлять работу с корпоративным контентом из любой точки мира в любое время. Не только крупный бизнес, но и СМБ заинтересован в таких решениях, основанных на облачных технологиях и мобильной работе с документами. Системы, предусмотренные для этой работы, должны быть виртуализируемы и масштабируемы и иметь возможность удаленного и мобильного доступа к ним.

[3]

Подводя итог, можно сказать, что рассмотренные в статье системы предусмотрены преимущественно для решения конкретных и специализированных бизнес-задач. Но нужно иметь в виду, что каждая новая задача зачастую влечет за собой закупку новой системы, что, в свою очередь, приводит к разрозненности систем внутри предприятий, которыми в итоге становится сложно и дорого управлять.

Преимуществом крупных интегрированных систем (таких, например, как решения OpenText) является то, что они выступают единой платформой для управления корпоративным контентом, на основе и в рамках которой могут быть решены различные бизнес-задачи и реализованы различные бизнес-процессы. Такие решения разработаны для организации единого корпоративного пространства, где можно начать с малого и постепенно расширять предлагаемый функционал в рамках единой системы.

Геннадий Самойленко, директор по персоналу компании «Балчуг»:

— Наша компания сознательно отказалась от электронного документооборота. Этот отказ сформировался у меня благодаря двум человекам. Один из них работал в крупной компании с электронным документооборотом в службе HR (электронный рекрутинг), занимался подбором персонала, и 80 % работы этого человека заключалось в копировании резюме, раскладывании папок, рассылке приглашений на собеседование, отправлении копий руководителям и т. д. Работа, не приносящая результата. 20 % оставалось на то, чтобы закрывать вакансии. Компанию, в которой работает этот человек, на рынке HR называют «компанией незакрытых вакансий», так как открытых вакансий у них порядка 100. Конечно, при таком положении дел результат работы очень низкий.

Второй человек, сформировавший у меня такое мнение, – директор по персоналу другой крупной мобильной компании. Данная компания тоже работала в системе электронного документооборота, и директор по персоналу подтвердил мне, что 80 % рабочего времени уходит на работу, не приносящую результата: на ответы на запросы, составление и отправку отчетов и т. д. Чтобы был какой-то результат, а ведь надо еще нанимать, обучать, стимулировать и увольнять сотрудников, – приходилось задерживаться на работе до 21–22 часов. Рабочие субботы при таком подходе стали нормой, потому что большую часть дня приходится обмениваться письмами с центральным офисом и другими сотрудниками.

Читайте так же:  Налог с продаж недвижимости

В такой ситуации человек «выгорает»: работа становится ему неинтересна, из нее полностью уходит творчество, процесс созидания, который является самым привлекательным для любого человека в его деятельности.

Электронный документооборот также негативно сказывается на качестве коммуникаций в компании, разрушает их живость. Иногда ситуация доходит до абсурда. Мой знакомый рассказал об одном случае. Руководитель подразделения зашел в отдел кадров: в это время менеджер по подбору персонала задал руководителю уточняющий вопрос по вакансии. И менеджеру тут же сделали замечание, сказав, что все вопросы, даже уточняющего характера, следует оформлять в электронном виде.

В таком подходе, конечно, есть определенная логика, так как все уточнения должны фиксироваться. Но, с другой стороны, это убивает живость общения и само понятие «коммуникация». Устная речь, как известно, дает нам только 30 % информации. Остальные 70 % – это невербальная коммуникация: мимика, жесты, взгляд, поведение человека при общении. Соответственно, при электронном документообороте теряется смысл и эффективность этих коммуникаций. Нам проще понять друг друга, когда мы общаемся вживую. Один вид общения – электронная переписка, другой – общение по телефону, а третий – общение вживую. Живое общение бывает более эффективным и иногда определяющим.

Я сейчас учусь в израильской школе. Школа русскоязычная, но мой учитель говорит на иврите. И когда мы переписываемся, мне приходится иногда по одному и тому же вопросу переспрашивать учителя несколько раз. При этом если мы общаемся посредством Скайпа, то есть слышим и видим друг друга, то понимаем все с первого раза. Поэтому я считаю, что электронный документооборот нужен в большей степени для собственников, для прозрачности бизнеса, но не нужен для самого бизнеса. СЭД – такое неизбежное зло, на которое приходится идти, когда компания разрастается. Но если этого можно избежать, например, когда компания небольшая, лучше обойтись без него. Хотя есть крупные федеральные компании, которые не используют электронный документооборот. И делают они это не потому, что у них не хватает денег или они принципиально выступают против новых технологий. Компании не используют его, потому что считают такой подход к ведению документов нецелесообразным, неэффективным.

В компании «Балчуг» в свое время было порядка 60 видов разных отчетностей. Но в какой-то момент мы поняли, что половина этих отчетов не читается. Тогда было принято решение оставить только те отчетности, которые жизненно необходимы для работы, к которым постоянно обращаются. Удивительное дело, но в итоге из 60 осталось только 7 отчетов! Все остальное оказалось фиксацией бизнеса, которую никто не использует.

Валерия Балашова, директор по персоналу компании «ТТК»:

— Электронный документооборот упорядочивает многие процессы, позволяет сэкономить массу ресурсов. В первую очередь – временной ресурс. И приучает к определенному качеству, стандарту работы. Ни у кого нет шанса выбросить документ, сказать: «Я не буду этого делать». Потому что есть определенное правило: ты являешься рецензентом, ты должен дать свою рецензию и отвечать за нее. Это добавляет работе порядка, проработанности, продуманности.

Конечно, в электронном документообороте есть и свои минусы. Но я за введение в компании электронного документооборота, потому что он позволяет сохранить, вовремя найти, понять историю ситуации.

Когда есть доступ к документообороту за несколько лет, работа значительно облегчается. Риск ухода человека, который владеет информацией, становится минимальным, потому что доступ к этой информации свободен. На прошлой работе была внедрена система «БОСС-Референт». Я не ощутила ее минусов, поскольку была хорошая IT-поддержка – все вопросы оперативно и грамотно решала собственная сервисная служба. Ее наличие и качественная, оперативная работа очень важны для компаний, внедривших электронный документооборот.

Топ 9 вопросов про электронный документооборот от наших клиентов

1С:Электронный документооборот (ЭДО) — это сервис для обмена юридически значимыми документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами, соглашениями и пр.) с контрагентами через Интернет. С каждым годом 1С:ЭДО становится все более популярным способом получения и отправки документации. Почему?

Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. И это лишь некоторые из преимуществ ЭДО.

Если вы всерьез задумались о переходе на электронный документооборот «1С» и хотите узнать больше о его возможностях, наша статья будет вам полезна.

Из нашей статьи вы узнаете:

В каких программах «1С» реализован ЭДО?

Фирма «1С» предлагает сразу два решения для перехода на электронный документооборот: «1С-ЭДО» и «1С-Такском». Сервисы реализованы в следующих программах:

  • «1С:Бухгалтерия 8» ред. 2.0 и 3.0;
  • «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 1.0 и 2.0;
  • «1С:Комплексная автоматизация 8» ред. 1.1 и 2.0;
  • «1С:Управление производственным предприятием 8»;
  • «1C:Управление нашей фирмой»;
  • «1C:Управление холдингом»;
  • «1С:Управление торговлей 8» ред. 10.3 и 11;
  • «1C:ERP Управление предприятием 2.0»;
  • «Клиент ЭДО» ред. 1.0;
  • «Клиент ЭДО» ред. 2.0.

С чего начинается работа с ЭДО?

Электронный документооборот всегда начинается с приглашения к обмену электронными документами. Отправка/получение приглашения – это первый и неотъемлемый шаг. Давайте немного подробнее остановимся на самом процессе отправки.

Чтобы отправить приглашение, нужно:

  • Перейти в раздел «Текущие дела ЭДО». Найти этот раздел можно в «Продажах» (если вы используете «1С:Бухгалтерию 8» ред. 3.0) или в «Электронных документах», в которые можно зайти из раздела «Сервис» (если вы работаете в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 2.0).
  • Из раздела «Текущие дела ЭДО» перейти в раздел «Настройки ЭДО» и нажать «Создать».
  • В открывшейся форме обязательными к заполнению являются только два поля: «Профиль настроек ЭДО» и «Контрагент».
  • После заполнения обязательных полей нажимаем «Отправить приглашение».
  • Если вы все сделали правильно, перед вами откроется окно «Форма приглашения». (рис.1)

Вы увидите уже заполненные поля «Получатель» и «Отправитель», также может быть заполнено поле «Идентификатор участника ЭДО». В этом окне требуется заполнить только одно поле – «Электронная почта». Это может быть электронный адрес любого контрактного лица контрагента. Именно на этот адрес будет отправлено приглашение к обмену электронными документами и оповещение о поступлении запроса на подключение ЭДО.

Рис.1 Окно «Форма приглашения»

Даже если адрес электронной почты указан с ошибкой, контрагент все равно получит приглашение через программу «1С». В процессе передачи электронных документов и приглашений участвует не сама электронная почта, а идентификатор. При создании профиля ЭДО (настройки ЭДО) организации присваивается уникальный идентификатор. Его не нужно записывать или запоминать, но именно посредством этого идентификатора происходит обмен электронными документами. Условно его можно сравнить с номером телефона.

При работе с ЭДО следует различать оповещение и приглашение. Приглашение – это неотъемлемая часть электронного документооборота, без него невозможно отправить и получить документы. Оповещение имеет исключительно уведомительный характер и необходимо только для информирования об отправке. Электронная почта никак не влияет на электронный документооборот, так как используется исключительно для оповещения.

Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения» в сервисе 1С:ЭДО?

В «Текущих делах ЭДО» раздел «Приглашения» содержит три папки (рис.2)

Рис.2 Папки раздела «Приглашения»

В первой папке «Требуется пригласить» находятся приглашения, которые были сформированы, но еще не были отправлены. Обычно по причине того, что не указана электронная почта получателя. В папке «Ждем согласия» хранятся приглашения, которые были успешно отправлены, но еще не получены или не приняты контрагентом. В папку «Требуется согласие» попадают входящие приглашения от контрагентов, которые требуется принять или отклонить.

Читайте так же:  Доверенности на автомобиль

Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?

В случае использования нескольких профилей ЭДО («1С-ЭДО» и «1С-Такском») нельзя обменяться приглашениями с одним и тем же контрагентом по разным профилям. Если принято решение обмениваться с контрагентом электронными документами, нужно выбрать один профиль. В противном случае могут возникнуть ошибки: от невозможности принять приглашение до некорректной работы профиля.

Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?

В программах на базе «1С:Предприятие» в справочнике «Контрагенты» можно отследить, кто из контрагентов был подключен к сервису «1С-ЭДО». О наличии подключения сигнализирует соответствующий символ напротив контрагента (рис.3)

Рис.3 Знак наличия подключения к «1С-ЭДО»

Важно понимать, что наличие этого символа говорит о том, что контрагент был подключен к сервису, но не гарантирует его использование в настоящее время!

Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?

Для обмена документами с контрагентом, использующим другого оператора ЭДО, приглашение отправлять не нужно. Если отправить приглашение контрагенту, у которого другой оператор, он попросту его не получит. Такой контрагент получит только оповещение об отправке и приглашение к использованию сервиса ЭДО через вашего оператора.

Для организации обмена с контрагентом, использующим другого оператора, нужно:

  • Подать заявку на роуминг оператору, которого вы используете. Заявку может подать любая из сторон, плата за настройку не взимается.
  • После рассмотрения заявки на указанную в ней почту приходит письмо от оператора с подтверждением или отказом от настройки роуминга.
  • После настройки роуминга требуется открыть раздел «Текущие дела ЭДО» и нажать кнопку «Отправить и получить».
  • После обмена контрагент автоматически появится в «Настройках ЭДО».

Используя сервисы «1С-ЭДО» и «1С-Такском», возможна настройка роуминга с контрагентами, подключенными к таким известным операторам, как: СКБ Контур, Тензор и другие.

[1]

Приглашение принято. Что дальше?

Далее возникает вопрос — нужно ли соглашение об электронном документообороте? На данный момент нет необходимости в подобных соглашениях. Принятие приглашения автоматически означает согласие на обмен документами в электронном виде. Важно понимать, что обмен ЭДО не исключает хождения бумажных документов и не накладывает дополнительных обязательств.

Соглашение можно и нужно заключать, если необходимо соблюдение каких-либо специальных условий. Например, если документы должны быть отправлены не позднее 5 числа следующего календарного месяца.

Если принято решение о заключении соглашения об электронном документообороте, нужно понимать, что подписывать его можно как в электронном виде, так и на бумажном носителе, по договоренности сторон. В случае подписания соглашения в электронном формате печатать его не нужно. Подписанный оригинал хранится в «Архиве ЭДО».

Как правильно распечатать электронный документ?

Закон не требует печати электронных документов. Если вам все же требуется это сделать, следуйте простой инструкции.

Чтобы правильно распечатать электронный документ, нужно:

  • Открыть документ в «Архиве ЭДО».
  • Выбрать «Печать электронного документа». Обратите внимание, что при печати формируется копия документа, оригиналом будет считаться именно электронный документ.
  • В режиме предварительного просмотра будет видно, что на самом документе нет подписи. Поле остается пустым, но к документу формируется дополнительная страница «Карточка электронного документа». В карточке присутствует информация о документе, к которому она прилагается, информация о подписантах и документообороте.
  • В нижней части карточки есть место для рукописной подписи и печати. Они необходимы для заверения документа.

Следует обратить внимание, что если печатается произвольный документ, то к печати будет предложена только карточка. Сам документ можно распечатать, открыв файл документа. В карточке в графе «Требуемые подписи» будут указаны отправитель и получатель. В то же время, если печатать таким образом документ из поступлений, в этой графе по умолчанию будет указан отправитель. Если печатает документ получатель, то его рукописная подпись будет установлена ниже в пункте заверения копии.

Как отправлять универсальный передаточный документ?

Сегодня все больше компаний начинают использовать формат универсального передаточного документа (УПД):

  • УПД со статусом 1 (счет-фактура + первичный передаточный документ);
  • УПД со статусом 2 (первичный передаточный документ без счета-фактуры).

Отправка документов в формате УПД ничем не отличается от отправки любого другого документа. Но прежде чем отправлять УПД, нужно решить, всем ли контрагентам будут отправляться УПД?

Если УПД будут отправляться всем без исключения, то нужно:

  • Зайти в «Профиль настроек ЭДО».
  • Поставить две галочки: «Использовать УПД» и «Использовать УКД» (УКД – универсальный корректировочный документ). (рис.4)

Этот вариант подходит для организаций на общей системе налогообложения, которые всегда выписывают счета фактуры.

Рис.4 Профиль настроек ЭДО

Если в вашей компании упрощенная система налогообложения, следует изменить вручную форматы электронного документа на УПД.

Если требуется отправлять всем контрагентам отдельно акты и счета фактуры (или просто акты), а одному из контрагентов УПД, то нужно поменять форматы электронного документа в настройках ЭДО с конкретным контрагентом.

Для этого нужно:

  • Открыть «Настройки ЭДО».
  • Выбрать нужного контрагента.
  • Включить расширенный режим настроек ЭДО через кнопку «Еще».
  • Откорректировать форматы так же, как в примере выше. Если контрагенту будут направляться УПД со статусом «1», ставим галочки «Использовать УПД» и «Использовать УКД». Если УПД со статусом «2», вручную меняем форматы напротив нужного документа учета. (рис.5)

Рис.5 Смена формата электронного документа

Электронный документооборот с каждым годом становится все более популярным способом обмена документацией. Это просто, удобно и современно! Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. Более того, пользователи «1С» могут работать с 1С:ЭДО на выгодных условиях — льготная отправка пакетов входит в подписку ИТС (ИТС ТЕХНО – 50 пакетов в месяц, ИТС ПРОФ – 100 пакетов в месяц).

Если у вас остались вопросы по работе с сервисом 1С:ЭДО или требуется помощь по настройке и подключению сервиса, вы всегда можете обратиться к нам.

Приятного использования ЭДО!

специалист по электронному документообороту.

Полный цикл работы с документами в электронном виде

Ведение делопроизводства внутри компании – сложный и энергоемкий процесс, отражающий все особенности управления хозяйствующим субъектом. Налаженный документооборот между разными отделами одной организации и контрагентами выступает гарантом успешности и влияет на репутацию юридического лица. Вычесть человеческий фактор из системы коммуникации при использовании бумажных носителей невозможно, именно с помощью электронного документооборота эта проблема решается одной из первых.

Коротко о недостатках бумажного документооборота

Крупный бизнес ежедневно сталкивается с необходимостью обмениваться кипами бумаг. И делать это в кратчайшие сроки без возможных потерь на пути мечтает каждый предприниматель. Во многих случаях оперативность выступает залогом заключения выгодных сделок, договоров с инвесторами, расширения клиентской базы или пополнения списка партнеров. Но создать слаженную и отрегулированную систему документооборота под силу далеко не каждой компании. Чаще всего бизнесмены спотыкаются об одни и те же проблемы:

  • отсутствие обратной связи;
  • несвоевременные ответы;
  • временные затраты на поиск нужного документа;
  • отсутствие контроля за согласованием бумаг;
  • необходимость вести архив;
  • документ не доходит до адресата и не только.
Читайте так же:  Дети войны выплаты

В итоге контрагенты становятся заложниками недостатков друг друга и не могут наладить взаимовыгодный документооборот.

Испытав на себе все минусы привычного алгоритма ведения делопроизводства, средний и крупный бизнес ищет иные схемы, которые бы удовлетворяли следующие запросы:

  • оптимальные затраты времени на перемещение документа;
  • кратчайший маршрут от отправителя до адресата;
  • минимальное количество посреднических звеньев, через которые проходит бумага.

На 100% отвечает всем перечисленным выше пунктам электронный документооборот (сокращенно ЭДО).

Преимущества перехода на электронное делопроизводство

Если говорить об электронном документообороте простыми словами, то его можно представить, как эффективную систему, в рамках которой происходят все действия с документами, переведенными в цифровой формат:

  • регистрация;
  • движение;
  • согласование;
  • подписание;
  • хранение и так далее.
Видео (кликните для воспроизведения).

Электронному документообороту с каждым годом отдают предпочтение все больше представителей малого бизнеса. Они постепенно осознают, насколько проще становится жизнь после подключения к системе, и переводят делопроизводство в онлайн поле.

Практически сразу после внедрения ЭДО руководители компании могут определить ряд преимуществ сервиса:

  • моментальное движение файлов в системе;
  • упрощенная схема учета входящей и исходящей корреспонденции;
  • удобное хранение;
  • быстрый поиск файлов;
  • передача отчетной документации в контролирующие органы вне офиса.

Единственным нюансом, который придется учитывать предпринимателям, переходящим на ЭДО, является необходимость подключения к одному сервису всех участников электронного документооборота. Поэтому останавливать выбор стоит только на проверенной, надежной и популярной системе. Именно так пользователи говорят о Контур. Диадоке.

Возможности Диадока

Наш расчетный центр является официальным представителем СКБ Контур. Специалисты нашей компании обладают необходимыми опытом и практическими знаниями для подключения клиентов к системе Диадок и их дальнейшего сопровождения. Кроме того, мы готовы ответить на любые вопросы, касающиеся алгоритма внедрения системы электронного документооборота.

Система ЭДО от компании Контур — это сервис, который дает возможность формировать, отправлять, подписывать и хранить документы в электронном виде. Для работы в системе потребуется сертификат электронной подписи. Он делает файл юридически равным бумажному документу, подписанному от руки. Большая часть компаний используют ЭП также в работе с налоговыми структурами.

Плюсы системы Контур.Диадок очевидны даже при беглом анализе:

  • сокращение расходов на приобретение бумаги;
  • увеличение интервалов между заправками принтеров;
  • возможность отказаться от содержания архива;
  • отпадает необходимость в курьерской доставке.

Возможности системы Диадок:

  • распределение входящей корреспонденции по отделам и подразделениям организации;
  • автоматическая отправка документа на согласование в нужный отдел;
  • бесплатная тарификация поступающей документации (актуальна для всех тарифов Диадок);
  • стоимость исходящего документооборота зависит от подключенного пакета услуг (минимальный тариф – 5,7 руб. за 1 файл);
  • наличие форматного контроля (электронные документы, которые будут учитываться налоговыми органами, проходят отдельную проверку внутри системы Диадок перед отправкой);
  • простой поиск контрагентов, использующих Диадок (достаточно ввести в систему ИНН или название фирмы, чтобы вывести на экран список возможных партнеров по электронному документообороту);
  • обмен электронными бумагами между компаниями, использующими разный ЭДО (с этой целью подключается роуминг).

По последнему пункту Диадок является лидером в России. Он заключает больше всего договоров, расширяя международную сеть.

В рамках электронного документооборота Контуром разработан модуль для подключения к 1С. Одна из важных характеристик модуля для 1С — возможность обмена юридически значимыми электронными документами, не выходя из учетной системы. Бухгалтер может не заходить в 1С и не искать нужную бумагу, она уже будет в системе ЭДО.

Несколько слов о подключении

Чтобы подключить систему ЭДО, достаточно обратиться к специалистам нашего расчетного центра. Они разъяснят особенности и тонкости работы, помогут подобрать тариф, исходя из текущих объемов документооборота компании. Так как Диадок требует квалифицированную электронную подпись, работа в системе начинается именно с ее получения. После установки сертификата ЭП на указанный носитель вы можете присоединиться к ЭДО и выстраивать свой собственный алгоритм обмена электронными файлами с теми, кто уже использует Диадок.

О приятном

Вновь присоединившимся к системе ЭДО клиентам расчетный центр Практик предлагает возможность увеличить свой пакет на 25%. Акция распространяется на все тарифные планы.

ЭДО (электронный документооборот)

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.

Виды электронных документов

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.

Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.

Также электронные документы делятся на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы — письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства.

Для формализованных документов в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи.

Формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС.

Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Формализованные документы – это, например, электронные счета-фактуры.

Для некоторых первичных документов ФНС России разработала рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи (работ) услуг.

Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Варианты электронного документооборота

Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый — заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись.

Второй вариант — организовать электронный документооборот через спецоператора.

При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.).

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

контроль исполнения документов;

создание справочников и работа с ними;

контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

создание и редактирование реквизитов документов;

формирование отчетов по документообороту предприятия;

импорт документов из файловой системы и Интернета;

создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

электронное распространение документов;

работа с документами в папках;

получение документов посредством сканирования и распознавания.

уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Преимущества электронного документооборота

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;

сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;

Читайте так же:  Продажа части земельного участка

единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);

сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;

быстроту подписания документов;

возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;

быстрый поиск документов.

Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.

Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота

Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:

разработать и утвердить порядок электронного документооборота;

назначить ответственных за его ведение;

организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;

прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.

Создав систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.

В случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, можно распечатать для проверяющих, представить при этом документ, подписанный электронными подписями сторон, заверив их предварительно должным образом.

Юридическая сила цифры

Российское государство постепенно становится электронным и разрешает гражданам и бизнесу общаться с ним и между собой с помощью современных технологий. Новые способы обмена электронными документами и их признание со стороны государственных ведомств позволяют значительно ускорить движение первичной документации.

Российские чиновники стремятся освоить новые технологии, которые позволят им оптимизировать расходы на организацию системы электронного документооборота (СЭД), однако на этом пути есть и подводные камни.

Спасибо, КЭП

Наиболее активным ведомством по части внедрения СЭД является Федеральная налоговая служба России, которая уже давно внедрила практику сдачи отчетности в электронной форме. Есть даже требование, что все компании с числом сотрудников не менее 50 человек обязаны сдавать отчетность только в электронном виде. В результате уже 75% компаний и 55% частных предпринимателей используют электронную форму взаимодествия с государством. Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», отмечает: «В данный момент большинство компаний уже никак не могут избежать юридически значимого электронного взаимодействия с государством – как минимум в части представления различных видов отчетности, участия в государственных закупках и т. п. Наши суды, особенно арбитражные, уже в течение ряда лет принимают в качестве доказательств широкий спектр электронных документов, да и сами охотно взаимодействуют со сторонами судебных разбирательств в электронном виде». Таким образом, электронное общение с государством уже прочно вошло в бизнес-практику.

А около года назад ФНС разрешила использовать электронную форму счета-фактуры, что позволяет компаниям передавать друг другу финансовые документы, которые в дальнейшем будут признаваться налоговой инспекцией. В результате, за год в качестве операторов СЭД было зарегистрировано 38 компаний, однако, по данным ФНС, около 97% трафика электронных документов генерируют шесть из них. Это СКБ «Контур», «Такском», «Тензор», «Корус Консалтинг», «Такснет» и «Электронный Экспресс». Всего же в системе обмена электронными счетами-фактурами зарегистрировано уже 105,5 тыс. компаний из 4 млн, имеющихся в стране. Их относительно небольшая численность объясняется тем, что, по оценкам экспертов, на переход с бумажного на электронный документооборот требуется от трех до восьми месяцев.

Для того чтобы компания могла войти в эту систему электронного делопроизводства, нужно соблюсти определенные правила. Как пояснил Владимир Чугунов, руководитель направления по работе с государственными заказчиками компании «Аладдин Р.Д.», понятие юридической силы документа закреплено в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Означает оно свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Документ, обладающий юридической силой, может быть использован как подлинное доказательство тех фактов, событий и действий, которые отражены в нем». Это свойство проверяется в суде и используется в качестве доказательства при рассмотрении различных дел.

Базовым инструментом для придания юридической силы электронному документу является электронная подпись, которая фиксирует содержание документа и его авторов. Принятый весной 2011 года ФЗ-63 «Об электронной подписи» легализовал применение ряда схем формирования электронных документов, имеющих юридическую силу. Для этого можно использовать и уже имеющийся инструмент «электронно-цифровой подписи», существующий с 2002 года, а в новом законе он заменен на «квалифицированную электронную подпись» — КЭП. Однако допустимыми являются также «неквалифицированная электронная подпись» (НЭП) и «простая электронная подпись» (ПЭП). Старый закон ФЗ-1 «О электронно-цифровой подписи» с 1 июля этого года будет признан утратившим силу, и до этого времени нужно как минимум привести документацию на СЭД в соответствие с новой терминологией.

На практике КЭП в основном используется для придания юридической силы электронным документам, которыми обмениваются с государственными органами; НЭП можно использовать для межкорпоративного общения, для чего контрагентам достаточно соглсовать некоторые общие правила электронного обмена и реализовать поддержку соответствующих форматов сообщений; ПЭП, как наиболее простую в эксплуатации электронную форму аутентификации, можно использовать во внутрикорпоративном документообороте для фиксации авторства правок документов. Это может потребоваться как для внутренних расследований, так и для представления информации в суде.

Поскольку мы рассматриваем взаимодействие с государством и контрагентами, то не будем подробно описывать применение ПЭП. «Законодательно-нормативная база для многих случаев (как правило, когда дело касается взаимодействия с государственными органами или при межведомственном взаимодействии) требует использования квалифицированной или, реже, неквалифицированной электронной подписи, — поясняет Храмцовская. — Но хватает и ситуаций, когда усиленные электронные подписи не используются – особенно во взаимоотношениях, регулируемых Гражданским кодексом, где стороны сами могут договориться о формах документооборота».

Сейчас в России уже работают компании, которые предлагают услуги по организации электронного взаимодействия как с государственными органами (их называют операторы отчетности, поскольку они в основном занимаются передачей электронных документов в государственные органы), так и с контрагентами (операторы СЭД) с помощью единой платформы. Такие операторы поставляют своим клиентам решения под ключ, которые содержат набор необходимой документации и технических средств, позволяющих достаточно быстро организовать электронный обмен между своими клиентами и государством (см. «Как подключиться к оператору СЭД»). Операторы электронного документооборота обеспечивают юридическую силу передаваемым в их системах документам, отстаивают интересы клиентов в суде.

НЭП в документообороте

«Часто организация мотивирует свое нежелание переходить на СЭД тем, что у ее контрагентов нет возможности работать с электронными документами, — с сожалением отмечает Николай Друкман, менеджер проекта «Диадок» компании СКБ «Контур». — Для того чтобы этот миф развеять, мы действуем в различных направлениях: например, работая в «Диадоке», клиент может загрузить файл с ИНН/КПП ваших контрагентов и мгновенно увидеть, кто уже работает в системе, а у кого есть только техническая возможность. Можно направить контрагентам приглашение о переходе на электронное взаимодействие, а можно попросить об этом оператора. Опыт показывает, что, используя ресурсы оператора, вполне возможно за три месяца перевести на СЭД целую дилерскую сеть крупного автопроизводителя».

Пока двигателем в развитии электронного документооборота являются крупные компании, которые тратят очень много бумаги и средств для взаимодействия со своими партнерами и поставщиками. Именно они на текущий момент заинтересованы в переходе на электронное взаимодействие и готовы отказаться от бумажного документооборота. В частности, Александр Грибановский, главный бухгалтер сети супермаркетов «Билла», рассказал, что его компании приходилось держать специального человека, который должен был целый месяц заниматься тем, что печатать, подписывать и рассылать документы поставщикам — всего за месяц он успевал разослать до 15 тыс. комплектов документов. Когда компания перешла на СЭД, то рассылка по 480 компаниям стала выполняться за несколько минут. Причем у самой сети исходящие документы составляют только 15% документооборота — куда больше «бумаг» присылают им поставщики, и пока только один из них, компания Nestle, согласился перейти на электронную форму взаимодействия.

Читайте так же:  Молодые специалисты в образовании

Другим примером является японский производитель тяжелой техники компания Komatsu, которая давно планировала перейти на электронный документооборот в том числе и из соображений экологии. Было подсчитано, что перевод в электронную форму сэкономит компании до 5 млн руб. Основными статьями экономии были зарплата сотрудникам и расходы на рассылку бумажных документов. Реализация электронного взаимодействия была сделана на основе модуля к системе «1С:Предприятие 8.2», который выпустил сам производитель программного обеспечения для интеграции с СЭД. Компания Komatsu очень быстро внедрила у своих партнеров электронные накладные, счета и счета-фактуры и теперь планирует перевести в электронный вид и другие формы документов.

Среди препятствий на пути внедрения СЭД назваются непривычность использования электронной формы документов, отсутствие убедительной судебной практики и требование вычислять НДС в момент отгрузки, а не в момент доставки. «Основная проблема состоит в том, что мало кто готов принимать документы с электронной подписью, не сопровождаемые бумажным оригиналом, — пояснил Сергей Плаунов, руководитель практики BPM и ECM компании «Крок». — Культура электронного документооборота в России еще не развита настолько, чтобы люди могли доверять электронной подписи так же, как подписи на бумаге. Ситуация может измениться с более широким распространением технологии собственноручной биометрической электронной подписи». В частности, компания готовит решение, позволяющее с помощью планшетного компьютера генерировать подпись под электронным документом, которая соответствовала бы российским законодательным нормам.

[2]

Квалифицированная подпись, в соответствии с ФЗ-63, может быть изготовлена только с помощью сертифицированных государством средств и использования сертификатов, выданных аккредитованным удостоверяющим центром. Это удорожает как само решение, так и его дальнейшее обслуживание. В то время как НЭП можно готовить с помощью любых инструментов, об использовании которых для формирования электронной подписи стороны электронного обмена договорились, в том числе и посредством международных решений. В этом случае нужно предусмотреть процедуру экспертной оценки правильности подписи, которую может потребовать провести суд. «Для юридически значимого электронного взаимодействия с другими компаниями даже не нужно обзаводиться электронной подписью, достаточно указать в договорах возможность ведения деловой переписки с использованием, например, электронной почты», — поясняет Храмцовская.

Поэтому в некоторых случаях, возможно, стоит вести общение с государственными органами с помощью выделенного, более дорогого и менее функционального продукта, а для взаимодействия с контрагентами применять более универсальное, масштабируемое и стандартизованное решение. «С одной стороны, применение неквалифицированной усиленной электронной подписи несколько упрощает и удешевляет организационную часть ее внедрения в документооборот, поскольку исключает необходимость привлечения аккредитованного удостоверяющего центра, — пояснил Чугунов. — В то же время такое решение требует создания сервисов, выполняющих функцию удостоверяющего центра, собственными силами».

Проблемы остаются

Несмотря на достаточно широкое использование электронного документооборота между российскими компаниями и государством, до сих пор еще не все этапы жизненного цикла документов можно реализовать в электронной форме. В частности, транспортные накладные на грузы еще очень не скоро можно будет создавать только в электронном виде, поскольку их могут потребовать сотрудники ГИБДД. Их сейчас начинают снабжать мобильной техникой, но вряд ли удастся быстро оснастить всех устройствами, позволяющими проверить корректность электронных документов в полевых условиях.

Кроме того, в связи с ограничением по времени на выданные сертификаты сложно организовать долгосрочное хранение документов. «Из тех проблем, которые вряд ли будут решены в ближайшее время, я бы отметила отсутствие законодательно-нормативного регулирования долговременного хранения электронных документов, — пояснила Храмцовская, — и в первую очередь документов, подписанных ЭЦП/УЭП. Как следствие, изготовление только в электронном виде документов, подлежащих длительному или постоянному хранению, пока что довольно рискованное дело». Поэтому документы, которые по закону требуют долговременного хранения, приходится переводить в бумажный вид. Тем не менее оперативное ведение деловых коммуникаций уже практически не нуждается в использовании бумажных документов, что сокращает для предприятий и государственных органов расходы на их печать, обработку и хранение.

Как подключиться к оператору СЭД

В России уже создается целая индустрия операторов отчетности и электронного взаимодействия. Чтобы подключиться к любому оператору, Николай Друкман, менеджер проекта «Диадок» компании СКБ «Контур», рекомендует выполнить следующие действия.

  1. Внести изменения в учетную политику: указать, что документы по определенным хозяйственным операциям и с определенными контрагентами будут составляться, подписываться и передаваться в электронном виде — для этого придется подписать соответствующее соглашение с контрагентами.
  2. Выбрать оператора отчетности или СЭД, определиться с условиями работы и заключить с ним лицензионный договор.
  3. Купить уполномоченным лицам сертификаты электронных подписей. В случае если в организации уполномоченное лицо действует по доверенности, необходимо подготовить доверенность для подписания электронных документов электронной подписью. Доверенность на передачу права подписи составляется так же, как и для бумажных документов, но желательно будет указать помимо имени доверенного лица еще и номер сертификата его электронной подписи.
  4. Подготовить рабочие места с выходом в Интернет, купить лицензию на криптобиблиотеку, такую как «Крипто-Про», или другую по требованиям оператора, продумать, как и где будут храниться электронные документы.
  5. Если организация намерена осуществлять интеграцию внешней системы с системой межкорпоративного документооборота, необходимо подготовить техническую документацию, продумать решения.

Почему не СЭД?

Компания «Такском» провела исследование причин отказа от электронного документооборота в России. Самая частая причина — нежелание партнеров и отсутствие наработанной судебной практики. Ну и «привычка свыше нам дана».

Видео (кликните для воспроизведения).

Причины отказа от внедрения систем электронного документооборота

Источники


  1. Михайленко, Е. В. Менеджмент в юриспруденции / Е.В. Михайленко. — М.: НОУ ВПО Московский психолого-социальный университет, МОДЭК, 2012. — 280 c.

  2. Марченко, М.Н. Теория государства и права в вопросах и ответах. Учебное пособие. Гриф МО РФ / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2017. — 535 c.

  3. Троицкий, Н. А. Корифеи российской адвокатуры: моногр. / Н.А. Троицкий. — М.: Центрполиграф, 2015. — 416 c.
  4. Неустойка. Судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2018. — 746 c.
  5. Баранов, Д. П. Адвокатское право. Адвокатская деятельность и адвокатура в России / Д.П. Баранов, М.Б. Смоленский. — М.: Дашков и Ко, 2014. — 368 c.
Отказ от электронного документооборота
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here