Какие документы сдаются в архив

Описание страницы: какие документы сдаются в архив - 2020 ujl от профессионалов для людей.

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К СДАЧЕ В АРХИВ

В процессе проведения экспертизы ценности документов проводится подготовка документов для передачи на дальнейшее хранение. При этом дела, сформированные в делопроизводстве, проходят специальную обработку, которая называется упорядочением архивных документов.

Упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти, нормативно-методическими документами (Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”, Основные правила работы архивов организаций (разделы 3.6, 3.7)).

Упорядочение архивных документов предусматривает оформление всех дел, подлежащих передаче в архив. Различают полное и частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу.

Полное оформление дела включает:

— подшивку или переплет дела

— нумерацию листов в деле

— составление листа-заверителя дела

— составление (в отдельных случаях) внутренней описи документов дела

— оформление обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, крайних дат дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подшивка (переплет)

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) должны быть удалены металлические скрепления (булавки, скобки, скрепки).

[3]

При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовых книжек, военных билетов, паспортов и др.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается вдело. При большом количества таких документов они могут изыматься из дел, и на них составляется отдельная опись.

Дела постоянных сроков хранения, состоящие из особо ценных документов (Особо ценный документ – документ Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (п. 93) Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” (ст. 3).). хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

К таким документам в акционерных обществах относятся бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными. Эти документы должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества. В конце каждого дела при подготовке к переплету подшиваются чистые листы бумаги для составления заверительной надписи или бланки листа-заверителя, а в начале дела в необходимых случаях – бланки форм для составления внутренней описи документов дела.

Нумерация листов

Нумерация листов дела необходима для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов внутри дела. Нумерация листов дела является обязательной операцией при проведении упорядочения архивных документов для их сдачи в архив. Все листы одного дела (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитовым карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов действующими правилами подготовки дел для сдачи в архив запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист (форматов A3 и А2) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

При обнаружении большого количества ошибок в нумерации листов дела оно подлежит перенумерации. При этом старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа. При допущении отдельных ошибок в нумерации допускается употребление литерных номеров листов. Например: 132, 132 а, 132 б и т.д.

Лист-заверитель

Лист-заверитель является обязательным элементом оформления каждого дела постоянного срока хранения и личного дела.

Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и помещается в конец дела. При сдаче в архив книг (журналов) заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхней части внутренней стороны обложки дела. Лист-заверитель составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (см. Приложение 9).

Особенности физического состояния и формирования дела

«Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив»

ПОРЯДОК формирования, подготовки и передачи дел в архив

Подготовка и передача дел в архив осуществляется всоответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательствомпо вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службыРоссии, нормативно-методическими документами по документационному обеспечениюуправления (ГОСТР 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»,ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Основными правилами работы ведомственных архивов.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Да какие ж вы математики, если запаролиться нормально не можете. 8471 —

| 7352 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Читайте так же:  Закон о размещении рекламы на фасаде здания

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Какие документы сдаются в архив

Для руководителя предприятия хороший архивист — это, работник, который оперативно принимает документы в архив от структурных подразделений и выдаёт дела по первому требованию. Ни большего, ни меньшего от вас не ждут. То, как вы будете учитывать документы в архиве, размещать дела на полках стеллажей, выделять их к уничтожению и др. — исключительно ваши функционал и зона ответственности.

Для того, чтобы вас ценили коллеги и руководство компании, старайтесь всё делать вовремя. Попросил бухгалтер забрать товарные отчёты — забирайте в тот же день. Юристам понадобился договор — выдайте сразу. Никогда сразу не говорите, что в архиве нет каких-либо документов. Отвечайте чётко и грамотно: «Я проверю. Если документы сдавались, обязательно выдам. Постараюсь как можно быстрее».

Архив компании — это обслуживающее структурное подразделение. Архивист не генерирует прибыль. Его задача — помогать тем, кто этим занимается.

Не превращайте архив в свалку. Главное — это учёт. Не забывайте об этом. Вы не сможете оперативно выдать коллегам запрошенные документы, если не будете иметь чёткого представления о том, на какой полке они находятся.

Не принимайте неоформленные дела. Как бы ни упрашивали коллеги забрать папки «как есть», не соглашайтесь. Каждое дело должно быть оформлено. Важно, чтобы это было сделано специалистом, который его сформировал. Никто лучше не представляет, какие документы он в него поместил. Обращайте внимание на заголовки дел. От того, насколько грамотно они составлены, во многом зависит их дальнейшая судьба. Прочтя заголовок, вы с первого раза должны понимать, из чего состоит дело. Сегодня бухгалтер, написавший на папке «Зарплата 2018», понимает, что в неё помещены лицевые счета по начислению заработной платы работникам за 2018 год. А через полгода ни вы, ни он не сможете с уверенностью утверждать, что табели учёта рабочего времени или положения о премировании нужно искать в другом деле.

Вот основные нормативные правовые акты по нашей теме:

1. Закон об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь от 25.11.2011 № 323-З.

Ознакомьтесь обязательно. Знание Закона поможет избежать фатальных ошибок с самого начала работы в архиве. Особенно полезно это будет для архивистов частных предприятий, руководители которых зачастую считают документы исключительной собственностью компании и уверены в том, что могут поступать с ними по своему усмотрению. Вплоть до ритуального сжигания в мангале во время весеннего пикника. Знание Закона позволит убедить директора в обратном.

2. Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143). Там найдёте всё, что надо. И даже немного больше. Даже если ваша компания основана на частном капитале, требования Правил распространяются на неё в той же степени, что и на государственные предприятия. На старте Правила помогут убедить руководство не размещать документы в неподходящих помещениях (подвалах, чердаках, гаражах и т. п.). Требования к условиям хранения там прописаны более чем подробно и доступно.

3. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утверждена Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4). Инструкцию нужно не только изучить. Желательно разработать на её основе собственную. Во-первых, с регламентом, в котором учтены особенности бизнес-процессов вашей компании, будет проще работать. Во-вторых, мотивировать коллег правильно оформлять документы проще с помощью документа, который утверждён директором предприятия. Что им до инструкций Минюста? А вот директора фирм для наших клерков — это и есть та самая «власть на местах», которой они привыкли подчиняться.

4. Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (утверждён Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140). В нём найдёте информацию о том, как долго следует хранить те или иные документы.

С более подробным списком нормативных документов по архивному делу и делопроизводству можно ознакомиться на сайте archives.gov.by.

Архивист обязательно должен знать состав документов архива и порядок их размещения в архивохранилище.

Перед тем, как начать расставлять документы на стеллажах, разделите их на четыре группы: документы постоянного хранения, по личному составу, временного (свыше 10 лет хранения) и временного (до 10 лет) хранения. Если на переданные в архив дела были составлены описи, это не займёт много времени. А вот в случае их отсутствия придётся повозиться.

Составляем описи дел. О том, как упорядочивать документы постоянного хранения и по личному составу, читайте в нашей статье Научно-техническая (архивная) обработка.

Дела временного хранения подлежат частичной обработке. Главное — наличие обложек с указанием названий отделов, в которых сформированы дела, делопроизводственных индексов, заголовков и крайних дат.

После составления и утверждения описей можно начинать раскладывать документы по полкам. Для начала пронумеруйте каждый стеллаж и каждую полку.

Дела, которые «поднимаются» редко, имеет смысл разместить на «неудобных» полках: повыше и подальше. А папки, которые запрашивают регулярно, лучше поставить в доступных местах.

Не забывайте про разные сроки хранения документов. Нельзя размещать на одной полке документы временного и постоянного хранения. Во-первых, это запрещено законодательством. Во-вторых, когда придёт время выделять дела к уничтожению, ваша «постоянка» будет защищена от случайной сдачи в макулатуру.

Заведите пофондово-топографический указатель, или сделайте в копиях описей отметки о местоположении дел. Просто обозначьте на каких полках они расставлены.

Если документов много, можно самостоятельно разработать форму описи, которая позволит быстро определять, где находится нужное дело. Такую опись удобнее вести в электронном виде. Например, в формате таблицы Excel.

Пример описи с фиксацией местоположения дел:

Такая форма описи применима только для внутреннего пользования. При передаче документов в государственный архив нужно будет оформлять опись в соответствии с законодательством. Но облегчить себе работу вам никто не запрещает.

Заведите журнал учёта выдачи дел во временное пользование. Выдавайте документы только под роспись. Для выдачи документов временного хранения (а их чаще всего и будут запрашивать) разработайте акт.

Поддерживайте порядок в архиве. Этот совет касается как учёта документов, так и элементарных требований гигиены. Не ленитесь расставлять по местам документы, которые вернулись из отделов после выдачи во временное пользование. Искать срочно понадобившуюся накладную в куче «возвратов» — не самое приятное занятие.

Читайте так же:  Учредительные документы для ооо

Отмечайте в журнале и актах не только факт выдачи дел, но и их возврат. Представьте, как глупо будет выглядеть сотрудник, который доказывает, что запрошенный документ был выдан месяц назад, а потом случайно обнаружит его в хранилище.

Обязательно организуйте систематическую уборку помещения архива. В рабочем кабинете влажную уборку следует проводить ежедневно. Даже относительно «свежие» документы имеют свойство скапливать пыль. А в ней нет ничего полезного. Среди бывалых архивистов даже есть поговорка: «Если архивист не чихает — значит, он умер».

Обеспыливание стеллажей, архивных коробок и папок рекомендуется проводить не реже одного раза в год. Это процесс трудоёмкий, но необходимый.

Следите за температурно-влажностным режимом в архивохранилище. Обзаведитесь специальными приборами и фиксируйте их показания в специальном журнале. Не допустив распространения плесени, насекомых и грызунов, вы обеспечите не только сохранность документов, но и защитите своё здоровье.

Успехов вам, коллеги!
Ваш Док-Консалт

Подготовка документов к архивному хранению и передача их в архив

Передача документов на архивное хранение – это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив.

Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов.

Порядок передачи документов в архив

Определение места хранения документов

Данный этап предполагает выбор места хранения документов. Существует несколько вариантов их хранения:

  • хранение документов в офисе;
  • сдача документации на внеофисное хранение;
  • создание электронного архива.

Каждый из этих вариантов хранения обладает своими преимуществами и недостатками, которыми организация должна руководствоваться при выборе.

Офисное хранение документов

Для организации архивного хранения дел в офисе надо подготовить архивное пространство и обеспечить оптимальные показатели температуры и влажности воздуха для долговечного хранения документации. На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы.

Сдача документов на хранение вне офиса

Хранение документов вне офиса предполагает их архивирование сторонней организацией. Преимущество данного способа хранения – минимальная подготовка документов, потому что всю работу выполняет архивная компания. Для этого необходимо: заключить договор с компанией, составить опись документов, передаваемых на хранение, с указанием заголовков и крайних дат дела, промаркировать дела штрих-кодом и т.д.

Создание электронного архива

Использование электронного архива в качестве места хранения организационных документов становится сегодня очень популярным. Затраты, с которыми столкнется компания при выборе данного способа архивирования, – это оплата услуги сканирования документации. На основе уже отсканированных образов формируется база данных с возможностью поиска.

Подготовка документов для хранения в государственный архив

1. Экспертиза научно-практической ценности документов

Первый шаг к передаче документов на хранение – проведение экспертизы ценности документов. Она необходима для того, что выявить и отобрать документы, которые подлежат дальнейшему хранению или уничтожению. Для этого составляются акты на выделение документов к уничтожению.

2. Формирование дел

3. Оформление дел

На обложке дела должна присутствовать следующая информация:

  • наименование организации;
  • код структурного подразделения;
  • номер дела;
  • заголовок дела;
  • количество листов;
  • даты дела;
  • архивный шифр дела;
  • срок хранения дела.

Если наименование организации поменялось, то на обложке необходимо написать новое название, а старое заключить в скобки.

4. Составление описей дел

Создание описей дел является следующим этапом в передаче документов на хранение. Опись архивной документации – это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации. Опись – это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив.

5. Брошюровка (переплет)

Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов. Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов. Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения.

Видео (кликните для воспроизведения).

6. Передача обработанных документов на хранение

После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив – государственный, ведомственный (документы по личному составу при ликвидации) или архив компании. Место хранения документации основывается на составленных ранее описях.

Какие документы надо обязательно сдать в архив при ликвидации компании

Законодательство РФ регламентирует, что документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно».

Как подготовить документы для сдачи в архив государства

Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка. Следующие передачи в архив требуют внесения в историческую справку изменений в названии, функциях, структуре, составе документов.

После согласования описи на ЭПК архивной организации на опись ставится отметка о согласовании описи.

Перед передачей дел в госархив куратор организации от госархива проверяет дела на соответствие правилам обработки.

Передаем документы кадровой службы в архив

«Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 5

Передаем документы кадровой службы в архив

Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия. В такой суете важно не забыть передать архив компании в организацию, которая обеспечит его хранение. Все документы, касающиеся персонала (приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т.д.), являются составной частью архива и организации, и специалист отдела кадров непосредственно участвует в процессе передачи документов на хранение.

Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), и именно ими должны руководствоваться организации при формировании архива документов.

[2]

Положения п. 9.7 Правил являются основанием для проведения процедуры передачи дел. В частности, им установлено, что при ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

А если правопреемник отсутствует? Тогда обратимся к п. 9.7.1 Правил: при ликвидации организации без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

Читайте так же:  Отстранение от работы иностранного гражданина

То есть у ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, есть два варианта: передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию или же в соответствующий государственный архив.

Кому и какие документы передавать?

Во время проведения процедуры ликвидации кадровику необходимо обратиться в орган управления архивным делом, действующим на территории субъекта РФ. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В управлении вас обязательно спросят о количестве дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного, временного (свыше десяти лет), временного (до десяти лет) и по личному составу).

К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб и бухгалтерии (приказы, личные карточки, лицевые счета по заработной плате и т.п.). При отборе документов, подлежащих передаче на архивное хранение, обратите внимание на разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень).

Утвержден Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

Приведем примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать в организации:

— приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.);

— личные дела уволенных сотрудников;

— личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (форма Т-2);

— документы (выписки из протоколов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников);

— протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

— книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников;

— журналы учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов);

— книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;

— невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и т.п.);

— лицевые счета по заработной плате сотрудников либо расчетно-платежные ведомости;

— акты о несчастных случаях.

Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т.д.

В соответствии с п. 9.3 Правил все документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

— документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

— каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и иных нормативно-правовых актов;

— в дело формируются документы одного календарного года;

— дело должно содержать не более 250 листов, толщина его должна быть не более 4 см.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу при исполнении запросов социально-правового характера, при выполнении переплетных работ и подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются и переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста всех документов, дат и виз. При подготовке к прошивке металлические скрепки, булавки или скобы от степлера из документов удаляются.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности (п. 3.7.23 Правил):

— приказы (распоряжения) по личному составу;

— списки личного состава;

— карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи);

— личные дела (при отсутствии отдельной описи);

— лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

— невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

— акты о несчастных случаях.

Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года. Внутри года приказы должны располагаться в хронологическом порядке. Иногда из-за нарушения порядка регистрации внутренних документов может произойти сбой в нумерации приказов, например: приказ от 7 августа имеет номер 93-к, а приказ от 15 сентября — номер 84. В таком случае располагайте приказы по датам.

Внимание! Приложение к приказу является составной его частью, а значит, должно остаться вместе с ним. Акты, заявления, служебные записки, являющиеся основаниями для издания приказов, должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела, так как не являются составной частью приказов.

При комплектации личных дел работников для передачи в архив рекомендуем объединять несколько дел. Внутри каждого личного дела документы должны располагаться в хронологическом порядке: сначала анкета, резюме, рекомендательные письма, затем документы об образовании и лишь потом о приеме, переводе. Закончить дело необходимо документами об увольнении: заявлением работника, приказом и т.п. Особое внимание уделяется соответствию внутренней описи документов личного дела, составленной кадровиком, фактическому содержанию дела.

Если личные дела не велись, обязательно должны быть личные карточки работников. Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела.

Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам. Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации.

Читайте так же:  Очно заочное собрание

Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку. На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись по форме, приведенной в Приложении 10 к Правилам, например:

Через сколько лет передавать законченные дела из подразделений в архив организации?

Поскольку абсолютно все организации обязаны обеспечивать архивное хранение документов 1 , то рекомендуем руководствоваться преимущественно Правилами 2015 года, которые являются нормативным правовым актом и включают требования к работе архивов организаций, к технологии архивного хранения документов в качестве норм прямого действия.

Обратите внимание и на Методические рекомендации по применению этих Правил 2015 года, которые были опубликованы на сайте Росархива 18 июля 2018 г. Методические рекомендации (п. 1.4), закрепляя порядок передачи дел в архив организации, устанавливают, что описи дел структурных подразделений представляются в архив не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.

Установление таких сжатых сроков сдачи описей и подготовки дел необходимо рассматривать как один из методов обеспечения сохранности документов архивного фонда организации.

Когда передавать дела из подразделений в архив, если это надлежит сделать не позднее чем через 1 год после завершения дел в делопроизводстве (как это предписывают Правила 2015 года)

Дела, законченные делопроизводством в 2018 году, в течение следующего 2019 года должны быть окончательно подготовлены подразделениями к передаче (дооформление дел, внесение в описи) и фактически переданы в архив по графику.

Но если ваша организация является коммерческой, то она:

  • обязана обеспечить архивное хранение документов, но не обязана создавать архив, как отдельное структурное подразделение;
  • тогда проблема определения сроков передачи документов в архив для вас не является актуальной.

Срок передачи, предписываемый Правилами 2015 года, к сожалению, отличается от предписанного Примерной инструкцией. Ее срок как раз соответствует ранее принятым технологиям работы, когда завершенные в делопроизводстве дела в течение следующего года хранятся в подразделении, т.к. могут там понадобиться, а в течение 2-3-го года передаются в архив:

Когда передавать дела из подразделений в архив, если это надлежит сделать не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (как предписывает Примерная инструкция)

Дела, законченные делопроизводством в 2018 году, в течение следующего 2019 года остаются в подразделениях. А в течение 2020–2021 годов по графику передаются в архив.

Упомянутая в вопросе Примерная инструкция распространяет свое действие на государственные организации. Они на ее базе должны разработать и утвердить приказом первого руководителя собственную Инструкцию по делопроизводству с учетом особенностей своей деятельности (и период передачи дел из подразделений в архив тогда можно зафиксировать в привычном специалистам виде: как в Примерной инструкции – не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (Пример 2) или даже более узкий в рамках этого периода).

См. статью «Новые методические рекомендации к Правилам 2015 г. об организации работы архива» в журналах № 9′ 2018 и № 10′ 2018

См. статью «Разрабатываем Положение об архиве организации на основе Примерного положения» в журналах № 12′ 2018 и № 1′ 2019

См. статью «Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях» в журналах № 10′ 2018 и № 11′ 2018

Пункт 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Вернуться назад

Как сдать свои документы в госархив?

  • Рудина Наталья | генеральный директор архивной фирмы, www.arhivdocument.ru
  • Сичкарева Марина | юрист, специалист по архивному делу в Аппарате правительства Пермского

П еред тем как разбираться с вопросом «в чьи руки могут быть переданы документы организации на дальнейшее хранение», необходимо уяснить 2 принципа:

Как «живой» коммерческой организации стать источником комплектования архива?

Архивное учреждение самостоятельно определяет круг потенциальных организаций – источников комплектования архива. Эта работа проводится по следующему алгоритму:

[1]

На основе проведенного анализа в негосударственную организацию, общественное объединение направляется письмо с предложением о сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела и включении в Список организаций-источников комплектования конкретного архивного учреждения.

В случае положительного письменного ответа на предложение архивного учреждения готовится проект договора о включении в Список организаций – источников комплектования архива. Если же такого согласия архив не получил, но он заинтересован в документах конкретной негосударственной организации или общественного объединения, то возможно заключение договора о сотрудничестве – это позволит наблюдать за сохранностью документов организации / объединения и будет способствовать принятию ими впоследствии решения о передаче своих документов в архив.

Особенности договора о включении негосударственной организации / общественного объединения в Список государственного / городского / муниципального архива (далее для краткости будем именовать их «организация» и «архив»):

Договор должен быть правильно оформлен и подписан лицами, имеющими необходимые полномочия. Договор составляется в 2 экземплярах:

  • после принятия решения о включении организации в Список источников комплектования один экземпляр договора включается в наблюдательное дело организации в архиве (при первой передаче документов организации в архив договор включается в дело фонда организации),
  • второй – направляется в организацию 3 .
  • При принципиальном увеличении или уменьшении состава передаваемых документов в ранее подписанный договор (в случае необходимости) вносятся дополнения либо заключается новый договор.
  • При заключении договора организация получает преимущество в виде бесплатной консультационной поддержки со стороны архива при ведении делопроизводства, подготовке документов к длительному хранению. Ведь не у всех в штате есть настоящие специалисты по делопроизводству и архивному делу, а соответствующие обязанности распределены между секретарем, бухгалтером и кадровиком, которые формируют документы организации в дела, систематизируют и обрабатывают их не оптимально. Более того, архивы оказывают не только консультационные услуги, но и весь спектр услуг относительно обработки документов, их упорядочивания, постановки на архивный учет, хотя это уже, как правило, за отдельную плату. Следующее преимущество: если ликвидируется организация – источник комплектования архива, то процедура передачи архиву документов, сроки хранения которых не истекли, пройдет гораздо легче.

    Если ваша ныне действующая организация процветает и еще не включена в список источников комплектования архива, то стоит проявить инициативу и попробовать заключить договор хотя бы о сотрудничестве, если удастся сделать это на выгодных для себя условиях. Чем более архив будет заинтересован в ваших документах, тем большего вам удастся добиться. Перед подписанием необходимо внимательнейшим образом оценить и те обязательства, которые архив захочет на вас возложить. Вашу организацию могут обязать:

    • упорядочить, т.е. обработать, все свои документы в соответствии с архивными требованиями;
    • составить описи на дела постоянного хранения, по личному составу, временного хранения и, конечно, представить акты на уничтожение дел с истекшими сроками хранения и не представляющими научно-практической и исторической ценности и передать их на согласование архиву;
    • в дальнейшем ежегодно представлять описи на согласование архива;
    • ежегодно (или 1 раз в 2 года) заполнять паспорт архива (так называемую «инвентаризацию» вашего документального фонда);
    • ежегодно составлять либо вносить изменения в номенклатуру дел;
    • по истечении определенного срока, установленного графиком, организация должна будет передавать документы на хранение в архив (более подробно эта процедура описана в пунктах 9.1–9.7 Правил);
    • разработать положения об архиве и экспертной комиссии (ЭК);
    • проводить методическую работу по ведению делопроизводства и архивного дела в подразделениях своей организации;
    • участвовать в конференциях и семинарах, организуемых архивом для повышения квалификации и обмена опытом;
    • обеспечить сохранность всех документов вашей организации, поставленных на учет в архив.
    Читайте так же:  Фары для ксенона

    Рассмотрим ситуацию с ликвидацией организации

    Обратите внимание на п. 9.7 Правил, в котором указано, что при ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. Здесь есть неточность, и вот по какой причине: ликвидация юридического лица не предполагает институт правопреемства. Ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам. Ликвидация организации может быть добровольной, по решению суда и в порядке банкротства.

    Фактически если у ликвидируемого предприятия есть вышестоящая организация, то его архив как часть имущества вполне может ей достаться. Чаще всего архивные учреждения перегружены и пытаются «откреститься» от новой дозы документов, пытаясь возложить эту ношу на другие плечи, и делают это даже с документами по личному составу. Если вышестоящая организация и ликвидируемая находятся в одном городе / регионе, то это куда ни шло. А если ликвидируемая, например, в Саранске, а головная – в Москве, то головной организации везти документы к себе либо оплачивать их депозитарное хранение в Саранске одинаково «неприятно». Если же документы «уедут» из Саранска, то как людям потом разыскивать их и получать архивные справки, когда они понадобятся для Пенсионного фонда и иных целей?

    Итак, при ликвидации организации (без правопреемника) первой в очереди получателей ее документов постоянного срока хранения и по личному составу окажется вышестоящая организация. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению ликвидационной комиссии, согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в архивное учреждение (документы по личному составу еще могут быть переданы на временное хранение в специализированный архив / центр данного региона).

    Отдельно поясним роли действующих лиц этой «пьесы»:

    • Вышестоящая организация – она может быть таковой для филиала или представительства и не только. Вышестоящая и подчиненная организация могут иметь совершенно разные наименования и их взаимосвязь может быть видна лишь из учредительных документов. Если ликвидируемая организация создана по распоряжению органа власти, то он тоже может получить «в наследство» ее документы.
    • Ликвидационная комиссия – это орган управления предприятием, находящимся в стадии ликвидации или банкротства (конкурсного производства).
    • Орган управления архивным делом – это орган исполнительной власти, уполномоченный на управление архивным делом на территории субъекта Российской Федерации и реализующий государственные функции в сфере архивного дела.
    • Специализированный архив (центр) документов по личному составу – государственное учреждение, которое создается в субъекте на основании постановления Правительства субъекта и входит в систему архивных учреждений субъекта РФ с подчинением органу управления архивным делом субъекта РФ.

    Если ваша организация является вышестоящей для ликвидируемой, но вы хотели бы передать в местный архив хотя бы ее документы по личному составу, а архив отказывает вам, то можете попробовать обратиться с официальным письмом в вышестоящую организацию этого архива, орган управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Ваш главный аргумент – документы имеют социальную направленность, защищают права жителей данного региона и их нельзя увозить оттуда.

    Если дело дошло до передачи документов ликвидируемой организации в архив, то Закон настаивает 4 , чтобы документы передавались в упорядоченном состоянии, т.е. оформленными по всем архивным требованиям. Обеспечить это должен конкурсный управляющий (ликвидационная комиссия), порой ему приходится оплачивать услуги сторонних специалистов для выполнения этой работы 5 . Передача документов в архивное учреждение осуществляется на договорной основе.

    Если организация имеет договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, то документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий архив. Если же договорных отношений с архивным учреждением не имеется, то в этом случае архив обязан принять на хранение только документы по личному составу. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Итак, перечислим, что необходимо предпринять в случае ликвидации предприятия для обеспечения сохранности архивных документов, имеющих социальную, юридическую, практическую значимость:

    Источники


    1. Ганапольский, М.Ю. Правосудие для дураков, или Самые невероятные судебные иски и решения / М.Ю. Ганапольский. — М.: Астрель, АСТ, 2014. — 972 c.

    2. Данилов, Е.П. Жилищные споры: Комментарий законодательства. Адвокатская и судебная практика. Образцы исковых заявлений и жалоб. Справочные материалы / Е.П. Данилов. — М.: Право и Закон, 2016. — 352 c.

    3. Жан, Мишель Ламбер Маленький судья / Жан Мишель Ламбер. — М.: Прогресс, 2016. — 352 c.
    4. 20 лет Конституции Российской Федерации. Актуальные проблемы юридической науки и правоприменения в условиях совершенствования российского законодательства. Четвертый пермский международный конгресс ученых-юристов. — М.: Статут, 2014. — 368 c.
    5. Марченко, М. Н. Проблемы общей теории государства и права. Учебник. В 2 томах. Том 2 / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2015. — 644 c.
    Какие документы сдаются в архив
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here