Источник комплектования архива

Описание страницы: источник комплектования архива - 2020 ujl от профессионалов для людей.

Статья 20. Источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами

Статья 20. Источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

2. Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

См. комментарии к статье 20 настоящего Федерального закона

Источники комплектования архива.

Тема: Комплектование документов в государственных архивах.

1.Понятие и правовые основы комплектования архива.

2. Источники комплектования архива.

3. Порядок составления и ведения списков источников комплектования архива.

4. Учет организаций — источников комплектования, имеющих право депозитарного хранения архивных документов.

Понятие и правовые основы комплектования архива.

Комплектование архива — это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем.

Комплектование архива включает:

— определение источников комплектования архива;

— определение состава документов, подлежащих приему в архив;

— прием-передачу документов в архив.

Правовой и нормативной основой комплектования архива являются законы и иные правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, распорядительные и нормативные документы Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, в соответствии с которыми он обязан принять, а соответствующие государственные организации обязаны передать в архив документы Архивного фонда Российской Федерации в установленные законом и подзаконными актами сроки и в соответствии с установленной процедурой. На основе действующего законодательства архив комплектуется документами, передаваемыми ему негосударственными организациями и физическими лицами безвозмездно или за плату. Архив может по своей инициативе создавать документы, отражающие исторически значимые явления и процессы.

Источники комплектования архива.

Источниками комплектования архива являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, подлежащие передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании соглашения (договора).

Федеральная архивная служба России, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации определяют категории государственных организаций, документы которых подлежат передаче на хранение в архив.

Органы и учреждения системы Федеральной архивной службы России совместно с собственниками определяют архивные фонды негосударственных организаций и физических лиц, которые после изучения их состава и содержания могут быть приняты на хранение в архив на основании соглашения (договора).

Государственные организации относятся к числу источников комплектования архива на основании следующих основных критериев:

— функционально-целевого назначения организации;

— полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.

При отнесении к числу источников комплектования негосударственных организаций учитываются также их особая роль среди других подобных (однородных) организаций; масштаб деятельности; вид организации (ее организационно-правовая форма).

Определение физических лиц, архивные фонды которых могут быть приняты на хранение в архив, осуществляется на основании критериев:

— роль фондообразователя в развитии науки, культуры и других областей деятельности;

— роль фондообразователя в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

— родственные, дружеские, творческие связи фондообразователя, место работы, занимаемая должность;

— типичность архивных документов для данного времени (документы «рядовых» граждан);

— состав и содержание собранных физическим лицом архивных документов.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Учись учиться, не учась! 10479 —

| 7926 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Списки источников комплектования архива

4.2.2. Списки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, норм пп. 4.2 и 4.2.1 настоящих Правил, а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Архив ведет список организаций — источников комплектования по установленной форме.

Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) — источников комплектования ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

В архиве, принимающем на хранение различные виды архивных документов, составляются и ведутся самостоятельные списки организаций — источников комплектования научно-технической документацией, списки организаций — источников комплектования аудиовизуальными документами.

4.2.2.1. Проекты списков источников комплектования федеральных государственных архивов после рассмотрения их на экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архива представляется на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела; государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов — на согласование ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела; организаций Российской академии наук — на согласование ЭПК Архива Российской академии наук.

Решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК Архива Российской академии наук о согласовании списка источников комплектования архива является основанием для его утверждения руководством соответствующего архива или органом местного самоуправления (для муниципальных архивов), Президиумом Российской академии наук.

Архив вправе вести список возможных источников комплектования.

Справки, экспертные заключения о включении организаций и граждан в списки источников комплектования архива или исключении их из указанных списков, а также о форме приема архивных документов на хранение представляются:

федеральными государственными архивами — на рассмотрение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела (решение об исключении организации из списка источников комплектования федерального государственного архива в случае ее ликвидации принимается ЭПК федерального государственного архива);

государственными архивами субъектов Российской Федерации и муниципальными архивами — на рассмотрение ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела;

организациями Российской академии наук — на рассмотрение ЭПК Архива Российской академии наук.

[3]

Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов проводится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация государственного органа, органа местного самоуправления, организации; отказ негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжение договора); решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и ЭПК Архива Российской академии наук о передаче организации в список источников комплектования другого архива. Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.

Читайте так же:  Опорный университет

4.2.3. Архив ведет наблюдательное дело на каждый государственный орган, орган местного самоуправления и организацию — источник комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть заведено и на гражданина-источник комплектования архива, в которое включаются сведения о составе и содержании его архивных документов.

В целях учета работы с источниками комплектования архив вправе создавать учетно-справочные картотеки и базы данных.

Дата добавления: 2015-05-10 ; Просмотров: 381 ; Нарушение авторских прав? ;

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Комплектование архива

Архивы, являющиеся хранилищами исторической памяти, должны постоянно пополняться архивными документами. Продолжающаяся работа по комплектованию архива является главной составляющей по качественному и количественному изменению в составе и содержании фондов архива.

Систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации (комплектование архива) включает:

  • определение источников комплектования архива;
  • определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;
  • прием-передачу архивных документов в архив.

Списки источников комплектования составляются госархивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, норм пп. 4.2 и 4.2.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19), а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с др. федеральными органами исполнительной власти.

Архив ведет список организаций-источников комплектования по установленной форме.

Сотрудники центра комплектования и экспертизы ценности документов ведут большую и сложную работу в 278 организациях различных форм собственности, являющихся источниками комплектования архива: осуществляют научно-техническую обработку дел в организациях, проводят экспертизу ценности документов, проверку наличия, составляют описи, занимаются подготовкой документов к сдаче в архив. В среднем ежегодно в архив края поступает до 8 тысяч дел постоянного срока хранения.

Комплектование государственного архива: этапы комплектования, источники

Комплектование — это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.

Тест на внимательность Только 5% пользователей набирают 100 баллов. Сколько баллов наберешь ты?

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

– установление профиля архива;

– определение источников комплектования;

– определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;

Источники комплектования — это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

С 90-х гг. критериями источников комплектования являются:

  • функционально-целевое назначение учреждения:

выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах

многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников

сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур

  • полнота отражения в ее документах ценной информации:

степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц — источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

Выделяются следующие группы источников комплектования:

  • учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;
  • учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются особо ценными;
  • учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;
  • учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц — источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектовании кинофотофоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив.

При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно.

Комплектование государственных архивов включает в себя мероприятия, связанные с определением источников поступления документов в государственные архивы — круга учреждений-фондообразователей, с отбором документов на государственное хранение и распределением их по сети государственных архивов.

  • восполняются утраченные основные документы учреждений;
  • для дублетов документов устанавливается количество экземпляров и архивы, в составе которых они должны храниться;
  • осуществляется розыск недостающих материалов, относящихся к составу государственных архивов.

К системе мероприятий, связанных с комплектованием государственных архивов, относится также прием-передача документов и дел из ведомственных и объединенных ведомственных архивов в государственные архивы.

Основной задачей комплектования государственных архивов является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого конкретного государственного архива. Это помогает правильно организовать документы, создать систему научно-справочного аппарата по материалам архива, обеспечить их всестороннее использование. На государственное хранение документы и дела принимаются в установленные сроки, в полном составе и приведенными в порядок.

Распределение документов по сети государственных архивов производится с учетом принципа недробимости архивных фондов и их комплексов, а также основных признаков классификации документов, к числу которых относятся принадлежность архивных документов к историческим эпохам, определенным административно-территориальным единицам, отраслям государственной и общественной деятельности с учетом способа и техники их создания.

Для осуществления правильного комплектования государственных архивов архивные учреждения должны систематически контролировать своевременный прием документов в архивы учреждений от всех структурных частей, особенно полноту состава и упорядоченность материалов, которые в дальнейшем поступят на государственное хранение.

  • контролировать и правильно направлять работу архивов учреждений по фондированию и учету документов;
  • изучать историю государственных учреждений и административно-территориальных преобразований, происходивших на территории региона;
  • иметь списки учреждений, существовавших ранее в данном регионе, а также сведения о неполноте документов отдельных фондов, об утраченных и погибших материалах;
  • брать на учет документы, хранящиеся в рукописных отделах библиотек, музеев, других учреждениях, относящиеся к профилю конкретного государственного архива.
Читайте так же:  Кто подписывает кассовые документы

Если документы каких-либо фондов в свое время не поступили в государственный архив, необходимо принять меры к розыску этих материалов, а в случае утраты ценных документов следует принять меры к их восстановлению. Архивные учреждения должны проводить большую работу по учету и выявлению личных фондов политических, государственных и общественных деятелей, деятелей литературы и искусства, документы которых представляют научное значение.

Источниками комплектования документальных материалов дореволюционного периода могут быть рукописные отделы библиотек, музеев, архивы некоторых научных учреждений и организаций, хранящие материалы этого периода и имеющие государственное значение, а также документы отдельных лиц.

Источниками пополнения архивного фонда РФ являются

  • федеральные музеи, библиотеки;
  • органы государственной власти;
  • академии наук РФ;
  • документы учреждений, организаций, имеющие государственное значение;
  • личные архивы политических общественных деятелей, деятелей науки, техники, литературы и искусства.

Прием документов на хранение в ГАФ имеет выборочный характер: из общей массы материалов отбирается их небольшая часть — выборка, которая репрезентативно (или представительно) отражает информационные свойства, присущие всему исходному объему документов. Выбор совершается из равноценных документов, а не основывается на предпочтении более ценных менее ценным, как это происходит в процессе экспертизы ценности документов.

Государственные организации, документы которых передаются в архив, определяются по следующим критериям:

1) функционально-целевое значение организации;

2) полнота отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций. При решении вопроса о приеме в госархив документов негосударственных организаций учитываются их особая роль среди других подобных организаций, масштаб деятельности, вид организации (ее организационно-правовая форма).

Передача дел на хранение в государственных архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по актам приема-передачи.

В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив.

Комплектование государственного архива документами данного фондообразователя осуществляется в несколько этапов:

  • на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);
  • в ведомственный архив выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиенического состояния дел, оформления дел и т.д.;
  • на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо ценных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение.

Источник комплектования

Источниками комплектования государственных архивов, хра­нящих документы постоянно, являются организации и физиче­ские лица, в деятельности которых образуются подлежащие пе­редаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, докумен­ты которых передаются в госархивы. Совместно с собственни­ками Росархив определяет, какие документы негосударствен­ных организаций и физических лиц могут быть приняты на до­говорной основе на госхранение.

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц — источников ком­плектования, составляемыми в архиве на основе критериев ис­точников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

Выделяются следующие группы источников комплектования:

ü учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;

ü учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются осо­бо ценными;

ü учреждения и организации, от которых осуществляется груп­повой выборочный прием документов, имеющих ценную или не­обычную информацию, в совокупности отражающую их дея­тельность;

ü учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источни­ков комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятель­ности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также уч­реждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ве­домственные архивы контролируются госархивом.

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контро­лем госархивов как возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госар­хив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц — источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, яв­ляющихся источниками комплектовании кинофотофоно- и ви­деодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплек­тования до заключения с ними договоров о передаче ими сво­их документов в госархив.

При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении докумен­тов учреждения и организации передают в архив все свои ар­хивные документы.

При выборочном приеме в архив поступают все ценные доку­менты от отдельных организаций определенного вида (группо­вой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочный прием).

Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соот­ветствии с Положением об Архивном фонде Российской Феде­рации.

Передача документов из ведомственных в государственные ар­хивы происходит по согласованному между ними графику еже­годно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с дела­ми в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Для студентов недели бывают четные, нечетные и зачетные. 9505 —

| 7465 — или читать все.

Комплектование

Отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства занимается организацией комплектования архива, оказанием организационно-методической помощи учреждениям, организациям профиля архива по вопросам ведомственного хранения документов и организацией документов в делопроизводстве.

Источники комплектования. Состав источников комплектования РГАЭ формируется на основе списка, утвержденного решением ЦЭПК Росархива от 28 февраля 2011 года. Указанный состав является подвижным и может включать в себя новые экономические и общественно-экономические организации, соответствующие критериям, на основе которых определяется профиль архива.

В соответствии с указанным списком, к компетенции архива относятся:

государственные и негосударственные организации (объединения, корпорации, ассоциации, концерны, акционерные общества, учреждения, предприятия) экономического профиля, по роду деятельности имеющие федеральный или межрегиональный уровень;

общественные объединения и организации экономического профиля, выходящие в своей практической работе за рамки субъектов Российской Федерации;

Видео (кликните для воспроизведения).

физические лица (фонды личного происхождения), имеющие выдающиеся достижения в области теоретических экономических исследований или практической работы в экономическом секторе;

Читайте так же:  Депонирована сумма

документы профиля РГАЭ (подлинники или копии), поступившие в установленном порядке из архивов зарубежных стран.

Отнесение негосударственных структур к компетенции РГАЭ вытекает из установленных действующим законодательством договорных принципов взаимоотношений с ними.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» с 2004 года упразднено разделение источников комплектования государственных архивов на государственную и негосударственную части Архивного фонда Российской Федерации. Как следствие, любая организация негосударственной формы собственности, независимо от степени государственного участия или влияния, является субъектом договорных отношений с РГАЭ.

В рамках договорных отношений архив постоянно расширяет спектр своих источников за счет государственных организаций, в Уставе которых приоритетно закреплена коммерческая деятельность по всем профильным для РГАЭ отраслям экономики. Отличительным признаком для заключения подобных договоров является конкретизация условий и способов передачи документов на постоянное хранение, а не вовлечение организации в орбиту Архивного фонда Российской Федерации (поскольку последнее уже закреплено нормативно).

С целью исполнения требований методических правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации в процессе заключения договоров архив разрабатывает экспертные заключения о состоянии фондов организаций и целесообразности их отнесения к федеральному архиву на основании отдельных критериев оценки источников комплектования или их совокупности.

Всего в список источников комплектования РГАЭ включено 189 организаций по различным направлениям финансово-хозяйственной и производственной деятельности (из них: 90 государственных, 94 негосударственных, 4 общественных и 1 кооперативная). Из них внедоговорная форма отношений затрагивает только одну организацию (Совет по изучению производительных сил), ставшую источником комплектования РГАЭ в 2002 году на основании решения Росархива. Формы договоров для всех организаций типизированы; различия кроются в поправках, предлагаемых организациями (как правило, они касаются сроков ведомственного хранения и порядка использования документов фондообразователя). При этом следует подчеркнуть, что указанные различия не зависят от видов деятельности организации или ее статуса. Общественные, кооперативные организации, акционерные общества или общества с ограниченной ответственностью в равной степени могут формулировать свою позицию в рамках существующих типовых договоров.

В действующий список РГАЭ входят следующие организации (по видам деятельности):

экономические организации по отраслям промышленности и сельского хозяйства;

Государственный архив Калининградской области

Источники комплектования

Систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ (комплектование архива) включает:

  • определение источников комплектования архива;
  • определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;
  • прием-передачу архивных документов в архив.

Источники комплектования архива

Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:

для организаций:

  • функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);
  • полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

для граждан:

  • вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;
  • его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;
  • родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;
  • типичность его архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан);
  • состав и содержание собранных гражданином архивных документов.

Списки источников комплектования архива

Списки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в РФ, норм пп. 4.2 и 4.2.1 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» , а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ.

На 01.04.2019 года в список источников комплектования включено 161 учреждение и организация.

Приглашаем организации, которые желают оставить свой след в истории нашего региона к сотрудничеству.

1.Понятие и содержание комплектования архива

Комплектование архива — систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа по комплектованию архива документами складывается: *

из установления профиля архива; *

определения источников комплектования; *

определения состава документов, подлежащих хранению в архиве; *

Источник комплектования — юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

Критериями источников комплектования являются: *

функционально-целевое назначение учреждения; *

масштаб его деятельности; *

полнота отражения в ее документах ценной информации.

Для документов личного происхождения учитываются: *

значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя; *

степень сохранности его фонда; *

взаимосвязь его фонда с другими фондами.

Для ведомственных архивов источниками комплектования являются: *

структурные подразделения организации; *

Ведомственные архивы комплектуются документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава.

[2]

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение.

В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение.

В ведомственном архиве хранятся также документы организаций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных организаций.

В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной номенклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

2.Источник комплектования

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц — источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

Выделяются следующие группы источников комплектования: *

учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив; *

учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются особо ценными; *

учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность; *

учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.

Читайте так же:  Односторонний акт приема передачи

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц — источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектовании кинофотофоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив.

При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы.

При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочный прием).

Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.

Комплектование архива. Источники комплектования

Комплектование – это систематическое пополнение архива документами АФ, в соответствии с его профилем. Система мероприятий по комплектованию архива включает:

· определение источников комплектования;

· определение состава документов, подлежащих приему в архив;

· подготовку документов и передачу их на хранение в архив.

[1]

Комплектование архивов осуществляется систематически: документы учреждений федерального значения поступает на хранение через 15 лет, областного – 10 лет, районного – 5 лет.

В ведомственные архивы документы поступают ежегодно, хранятся временно, в пределах установленных сроков.

Источники комплектования – это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы. Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения и организации. Определение источников комплектования предполагает:

· изучение структуры и организационной основ отраслевой системы;

· анализ состава организаций и их документации;

· установление форм приема документов от организаций, отнесенных к числу источников комплектования.

При изучении организационных основ и структуры организационной системы необходимо ознакомиться с особой и специальной литературой по вопросам управления и организации деятельности системы, организационно-распорядительными, нормативными и методическими документами. В этих целях необходимо установить контакт со специалистами отрасли, изучить специальные материалы. В ходе изучения структуры и организационных основ отраслевой ведомственной системы важно выявить все направления ее деятельности, степень централизации управления в системе, характер связей организаций отрасли с органами общей компетенции и межотраслевыми органами.

Источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами – государственные органы, ОМС, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы АФ РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. На основе критериев утверждались списки источников комплектования, в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:

· учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;

· учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих инстанций, а также выборочному приему.

Под выборочным приемом подразумевается, что из многих фондов однотипных учреждений, действовавших на одной территории, в государственные архивы поступили на хранение один или несколько фондов (как правило, «лучший», «худший» и «средний») Это так называемый групповой выборочный прием.

Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архив поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками комплектования ценных документов.

Таким образом, подвидовой и групповой выборочные приемы отличаются друг от друга по следующему принципу: все от избранных (групповой), немногое от всех (повидовой). Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев: Критерии:

1.функционально-целевое назначение учреждения (выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах);

2.масштаб деятельности (многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников);

3.вид организации (сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур);

4.полнота отражения информации (степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций).

Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации – партии, союзы, движения, студии и др. Критерии определения источников комплектования в отношении этой категории фондообразователей только разрабатываются.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:

· функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);

· полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

· вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

· его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

· родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;

· типичность его архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан);

· состав и содержание собранных гражданином архивных документов.

3.Практическое задание:

1. Оформление результатов экспертизы ценности документов.

По результатам ЭЦД организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. ЭЦД нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов. Необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел. Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется, и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения. Или, если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения. Например, в деле документы годичного, трех- годичного и пятилетнего хранения – все дело хранится пять лет.

Протокольные дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения. На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт.

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. В целях уничтожения АД Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Читайте так же:  Аренда жд пути необщего пользования

При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период. Полное оформление предусматривает:

· перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);

· нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами;

· составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

· составление заверительной надписи дела;

· подшивка дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет), хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные дела, дела на авторские свидетельства).

Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, части, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй – прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий – остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пере систематизацию документов в деле, располагая их в прямом хронологическом порядке.

2. Особенности режима хранения архивных документов. Требования к зданиям и помещениям архива.

В соответствии с современными нормативными документами к зданиям и помещениям для архивов предъявляются следующие требования: архив должен размещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Абсолютно не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливаемых, без вентиляции помещений.

Под архив должно быть предоставлено несколько помещений так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов; помещение для использования документов; рабочие комнаты сотрудников архива. Они должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь запасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих труб; электропроводка должна быть скрытой, а рубильники — располагаться вне помещений хранилищ.

Хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве дополнительных средств хранения могут использоваться сейфы, металлические шкафы и др.

Расстояние между рядами стеллажей должно составлять в главном проходе — 120 см, проход между стеллажами — 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене. Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — 30 см. Документы в зависимости от вида размещаются в соответствующих первичных защитных средствах: коробках, специальных футлярах, пакетах и т.д.

Все помещения архива, а также стеллажи и полки нумеруются сверху вниз и слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах используются топографические указатели.

Для сохранности документов очень важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового режима существуют особые требования. Так, постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Так, для бумажных документов температура должна равняться 17—19°С, а относительная влажность воздуха составлять 50 — 55%; для черно-белых пленочных материалов — температура 15°С, а влажность40 — 55%; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях — температура 15 — 20 «С, влажность воздуха 50 — 65%.

В помещениях не должно быть резкого колебания температуры и влажности, так как это разрушает носитель информации (бумагу, пленку и т.д.). Температурно-влажностный режим в хранилищах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи специальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном проходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключающего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызунов, в помещениях систематически должна проводиться влажная уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами антисептиков.

Кроме того, два раза в год документы выборочно подвергаются обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков.

Видео (кликните для воспроизведения).

При проведении уборок и санитарных обработок антисептиками растворы не должны попадать на документы. Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Обязательно должны быть технические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

Источники


  1. Гессен И. В. История русской адвокатуры (подарочное издание); Арт Презент — М., 2013. — 536 c.

  2. Малько, А.В. Теория государства и права. Гриф УМО МО РФ / А.В. Малько. — М.: Норма, 2015. — 203 c.

  3. Виктор, Дмитриевич Перевалов Теория государства и права 5-е изд., пер. и доп. Учебник и практикум для прикладного бакалавриата / Виктор Дмитриевич Перевалов. — М.: Юрайт, 2016. — 690 c.
  4. Романовский, Г.Б. Гносеология права на жизнь; СПб: Юридический центр, 2013. — 370 c.
  5. Боголепов, Н.П. Значение общенародного гражданского права (Jus Gentium) в римской классической юриспруденции / Н.П. Боголепов. — М.: Книга по Требованию, 2012. — 257 c.
Источник комплектования архива
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here