Хранение трудовой книжки

Описание страницы: хранение трудовой книжки - 2020 ujl от профессионалов для людей.

Приказ о хранении трудовых книжек: образец

prikaz_o_hranenii_trudovyh_knizhek_obrazec.jpg

Похожие публикации

Одной из обязанностей работодателя является создание подходящих условий для сохранности трудовых книжек и назначение сотрудников, которые будут отвечать за правильность их ведения. Об этом сказано в п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Для этих целей утверждается приказ о хранении трудовых книжек, образец которого можно найти в конце этой статьи.

[3]

Для чего нужно издавать приказ

Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, поэтому работа с ними должна вестись в установленном на законодательном уровне порядке. Это правило обязательно нужно соблюдать во всех организациях, особенно в тех, где есть большой поток кадровой документации. Руководитель должен назначить сотрудника, который будет лично нести ответственность за сохранность трудовых книжек.

Приказ на хранение трудовых книжек – что это за документ?

Суть данного приказа заключается в назначении ответственного за хранение трудовых книжек с указанием его должности, Ф.И.О. и даты, с которой такая ответственность возлагается. В документе можно указать ответственное должностное лицо в целом по организации и отдельно ответственных по структурным подразделениям (например, по филиалам). Также в приказе можно указать сотрудника, который будет выполнять такие обязанности во время отсутствия основного ответственного лица. Если ответственность возлагается на руководителя – в приказе нужно сделать соответствующую отметку.

Приказ об ответственном за хранение трудовых книжек составляется в свободной форме. Часто документ оформляют на фирменном бланке юридического лица или набирают на компьютере на листе формата А4.

С приказом обязательно надо ознакомить ответственного сотрудника под роспись. Исправления и помарки в документе недопустимы.

Должностные обязанности ответственного перечислять в приказе не нужно, их обычно указывают в локальных нормативных актах (трудовом договоре, должностной инструкции и пр.). Для того, чтобы распорядительный документ стал легитимным, его обязательно должен подписать руководитель.

Срок действия приказа

Документ будет действовать столько времени, сколько ответственный сотрудник будет работать в организации и исполнять возложенные обязанности. Если обязанности по хранению трудовых книжек передаются другому должностному лицу – необходимо составить новый отдельный приказ. Документ хранится вместе с другой распорядительной документацией.

Важные моменты

В приказе следует указать законодательное обоснование его издания (ссылки на разделы и статьи нормативных актов, относящихся к содержанию приказа).

Приказ составляется в одном экземпляре, его подписывает руководитель и ставят подписи все упомянутые в нем сотрудники, ознакомленные с текстом документа.

Ставить печать на документе надо только в том случае, если такое требование закреплено в учетной политике организации.

Как составить приказ

Приказ на хранение трудовых книжек обязательно должен содержать следующие сведения:

Ф.И.О. и должность назначаемого сотрудника;

Ф.И.О. и должность лица, которое будет выполнять данные обязанности во время отсутствия назначаемого сотрудника (если необходимо);

дату, с которой назначенный сотрудник должен приступить к выполнению возложенных на него обязанностей;

сведения о лице, которое будет осуществлять контроль за исполнением;

обоснование для издания документа.

Стандартная структура приказа:

В верхней части указывают полное наименование организации.

Далее надо указать название документа («Приказ»), его номер, дату и место составления.

После этого необходимо прописать суть распоряжения («О назначении ответственного …»).

Затем указывают обоснование «В связи с …».

Далее идет распорядительная часть.

После распорядительной части указывают ссылку на лицо, контролирующее исполнение приказа.

Документ подписывает руководитель. Ознакомленный с документом сотрудник ставит подпись и дату ознакомления.

Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?

Выдать трудовую книжку на руки сотруднику при увольнении — непреложная обязанность работодателя. Но разрешается ли отдавать на время книжку владельцу в других ситуациях? Ответ — в этой статье.

Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?

В законодательстве упоминается 2 «легальных» случая выдачи трудкнижки на руки сотруднику:

  • Возврат книжки увольняющемуся в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Основной рабочий документ выдают вместе с другими обязательными бумагами и справками в тот же день, когда производится расчет с сотрудником.

Возможна ли отправка трудкнижки по почте, читайте в этой статье.

А о том, что произойдет, если книжка не будет отдана работнику, узнайте из материала «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

  • По заявлению работника на выдачу трудовой книжки на руки (ст. 62 ТК РФ), если оригинал требуется предъявить в орган обязательного соцстрахования (обычно — для оформления страховой пенсии по старости). Чтобы оформить пенсию, сотруднику необходим именно оригинал трудкнижки. Это главный документ, который подтверждает период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). Кадровик обязан выдать трудовую в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника запроса, составленного в свободной форме. Те же 3 дня даются и на возврат книжки работодателю — отсчитываются они с той даты, в которую ПФР вернет ее сотруднику.

О других случаях выдачи трудовой книжки на руки ни ТК РФ, ни какие-либо иные нормативно-правовые акты не упоминают.

Кадровый документооборот ждут серьезные перемены. Введут ли электронные трудовые в ближайшее время, расскажет эта публикация.

Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?

Сотруднику очень нужен оригинал трудкнижки, при этом он не увольняется и не собирается оформлять пенсию. Идти ли ему навстречу? В законодательстве однозначного ответа нет. Это значит, что не существует ни разрешения, ни прямых запретов на выдачу трудовой книжки на руки по заявлению работника в ситуациях, не перечисленных в ст. 62, 84.1 ТК РФ.

Однако стоит четко понимать: если вы отдадите работнику трудкнижку, отвечать за ее сохранность будет не он, а тот, кто уполномочен приказом на ведение и хранение трудкнижек (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0). Даже если в отделе кадров есть расписка работника. Иными словами, выдача трудовой на руки, особенно в случаях, не прописанных в ТК РФ, — это риск.

Читайте так же:  Расчет налог на прибыль

Об ответственности работодателя за утерю трудкнижки читайте здесь.

Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?

Как документально оформить временную выдачу трудкнижек на руки, законодательство не объясняет, в том числе для случая, разрешенного ст. 62 ТК РФ (для предъявления в орган соцстрахования). Для того чтобы обосновать правомерность временной выдачи, советуем получить от работника подтверждающий документ. Например, расписку, составленную в свободной форме.

Формулировка может быть такой:

Полученную расписку вложите в книгу учета движения трудкнижек.

В книге допущена ошибка? Вот что в этом случае советует Минтруд.

Чтобы не «копить» расписки, можно завести отдельный журнал, в котором будут фиксироваться случаи временной выдачи трудовых книжек на руки: работник распишется в нем при получении книжки, а кадровик — при ее возврате.

ВАЖНО! Отдавая трудовую на руки, оставьте себе копию. Если работник потеряет оригинал, собирать бумаги для оформления дубликата будет гораздо проще. И еще если вы решились на выдачу книжек в случаях, не предусмотренных законодательством, обязательно пропишите сроки возврата в локальных документах.

Подробнее об этом и других вопросах, касающихся правил ведения и учета трудовых книжек, читайте в нашей специальной рубрике. Вас ждут актуальные новости, подробные инструкции, разъяснения чиновников и советы опытных экспертов.

Трудовые книжки: бланки, покупка, учет, хранение

  • Косульникова Марина | главный бухгалтер ООО «Галан»

П орядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, все ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек, за которые ответственна чаще всего именно бухгалтерия.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.

В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.

В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей 1 . Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».

Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.

Порядок приобретения бланков

Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (далее – Порядок).

Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.

Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них 2 .

Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши к ним у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).

В бухгалтерском учете покупку трудовых книжек и вкладышей в них отражают следующим образом:

  • Дебет 91 «Прочие расходы» Кредит 60 – приобретены бланки трудовых книжек и вкладышей в них 3 ;
  • Дебет 19 Кредит 60 – НДС по оприходованным бланкам;
  • Дебет 68 «НДС» Кредит 19 – принят к вычету НДС по оприходованным бланкам;
  • Дебет 60 Кредит 51 (50) – оплачены бланки;
  • Дебет 006 – оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Для целей налогообложения прибыли затраты на покупку трудовых книжек и вкладышей могут быть учтены согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242).

Административная ответственность

Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным нарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб.;
  • на предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Назначаем ответственное лицо

По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).

Читайте так же:  Выписки егрп срочно

При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.

Приказ о назначении уполномоченного лица, отвечающего за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).

Фрагмент должностной инструкции и/или трудового договора

Учет трудовых книжек

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей

Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3.

Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).

В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списывают с забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности»:

  • Кредит 006 – списаны испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Образец заполнения см. в Примере 5.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом следует указать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Отчет об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Хранение трудовой книжки

В компании должен быть назначен человек, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек п. 45 Правил ведения трудовых книжек .

ООО «Альфа»
ПРИКАЗ
о назначении лица, ответственного
за ведение трудовых книжек

Назначить начальника отдела кадров Фролова Н.С. ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Генеральный директор Иванов Иванов И.И.

С приказом ознакомлен: Фролов Фролов Н.С.

Для учета трудовых книжек ведите специальную книгу. Вносите в нее книжки всех работников — и те, что они принесли, и те, что вы оформили сами. При увольнении выдавайте трудовую под роспись в этой книге п. 41 Правил .

Держать трудовые книжки надо в сейфе или в специальном помещении, где они будут в сохранности п. 6.2 Положения о документообороте .

Выдать трудовую книжку на руки работнику, который не увольняется, можно только в одном случае — при оформлении пенсии. В остальных случаях дайте работнику заверенную копию.

Работнику, оформляющему пенсию, трудовую книжку выдайте в течение трех рабочих дней со дня получения его заявления. На нем же он может расписаться в получении трудовой. Другой вариант — взять с него расписку, что трудовую книжку он получил ст. 62 ТК РФ .

от начальника цеха N 1

В связи с оформлением страховой пенсии по старости прошу выдать мне трудовую книжку для представления в Пенсионный фонд РФ.

от начальника цеха N 1

Расписка о получении трудовой книжки

Настоящим подтверждаю, что трудовая книжка мною получена.

Видео (кликните для воспроизведения).

Для учета бланков трудовых книжек ведут приходно-расходную книгу п. 41 Правил .

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Трудовая книжка является личным документом гражданина, хранящим информацию о его трудовой деятельности. Все действия с ее оформлением, ведением и хранением строго регламентируются правилами, утвержденными законодательно.

Законодательное регулирование

Каждый специалист, которому поручено вести трудовые книжки в организации, обязан знать нормы законов, которыми следует руководствоваться неукоснительно:

  • Статья 66 Трудового кодекса, являющаяся основанием для разработки документа — настольной книги кадровика или иного уполномоченного на ведение трудовых книжек работника.
  • Правила ведения и хранения, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила).

Дополнительно к вышеперечисленным документам следует знать Инструкцию, указывающую как заполнять трудовые книжки. Она утверждена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Порядок ведения трудовых книжек и вкладыша в нее

Трудовая деятельность гражданина может быть подтверждена рядом документов, но основным из них остается трудовая книжка. Это хранилище данных о приеме, увольнении, перемещении, поощрениях и т.д., которые впоследствии становятся основой для подсчета стажа и установления пенсии.

Ведение документа является обязанностью работодателя, принявшего на работу гражданина на основании трудового договора. Любому сотруднику, который был принят в организацию и отработал в ней более пяти дней, должна быть сделана отметка в трудовой книжке (оформлена новая, если трудоустроен гражданин впервые).

Вести трудовые книжки обязаны все организации, независимо от формы собственности, в том числе и индивидуальные предприниматели, нанимающие на работу физических лиц. Если же наниматель не имеет статус юридического лица или ИП, то делать запись в трудовом документе он не вправе.

Трудовая книжка в соответствии с Правилами и Инструкцией должна содержать:

  • персональные данные о работнике;
  • сведения о его трудоустройстве с указанием наименования организации, его подразделения, должности в соответствии со штатным расписанием, даты и номера приказа о приеме на работу;
  • сведения о перемещении (переводе) внутри одной организации;
  • информацию о расторжении трудового договора (увольнении) со ссылкой на статью трудового кодекса;
  • данных о применении за труд различных поощрений и награждений.
Читайте так же:  Возврат денег по банковской карте

Если в течение трудового пути работник подвергался дисциплинарным наказаниям, то этот факт не будет отражен в книжке. Исключение составляет случай, когда взыскание стало причиной увольнения. Тогда указывается соответствующая статья ТК и основания для увольнения.

Форма трудовой книжки утверждена Постановлением № 225 и другие бланки не являются юридически значимыми. Все записи должны быть внесены в соответствующие разделы, которые разделены на:

  • титульный лист;
  • сведения о работе;
  • сведения о награждениях.

Каждый бланк имеет уникальную серию и номер, листы имеют несколько степеней защиты, что позволяет минимизировать риск использования подделок. Каждая страница документа имеет свой номер. Объем книжки ограничен двадцатью разворотами.

Когда разворотов для заполнения данных о работе или поощрениях недостаточно, оформляется вкладыш, к которому также применяются Правила заполнения трудовых книжек.

Документы о трудовой деятельности граждан должны подлежать строгому учету у работодателя. Для этого в организации в обязательном порядке должно быть определено лицо, которое будет нести ответственность за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Поскольку такая работа отнесена к кадровой деятельности, то назначение ответственного происходит из разряда отдела кадров компании. Если такой структурной единицы не существует, то ее обязан взять на себя бухгалтер или сам руководитель. Назначение ответственного происходит по приказу руководителя организации.

Все записи в трудовой книжке, а также вкладыше к ней, подчиняются строгим Правилам и Инструкции. В этих документах прописаны все моменты относительно заполнения титульного листа, записей о работе, увольнении и т.д. Важно обратить внимание на то, как ответственный за ведение вправе внести изменения, если запись сделана ошибочно, а также выдать дубликат в случае утери или порчи документа.

Полезные статьи:

Правила хранения

Каждая трудовая книжка является документом, хранящим не только записи о рабочей жизни гражданина, но и его персональные данные. Поэтому законодательство обязывает создавать условия для ее хранения и исключение несанкционированного доступа.

Все бланки, вкладыши и сами трудовые книжки должны подлежать строгому учету с внесением соответствующих записей по их движению в журналы:

  • приходно-расходную книгу, где происходит фиксация поступления и выдачи бланков;
  • книгу учета движения книжек и вкладышей.

Эти регистры учета должны оформляться в соответствии с п. 41 Правил, что обязывает их прошнуровывать особым образом и нумеровать страницы.

Хотя нормативные документы не содержат строгих требований к местам хранения документов, но, поскольку они относятся к бланкам строгой отчетности, то следует руководствоваться соответствующими нормами.

Трудовые книжки должны находиться в организации в местах, где будет исключен доступ посторонних лиц. Это исключит не только несанкционированное владение информацией, но и хищение. Обеспечить нахождение их в металлическом запираемом шкафу, сейфе или помещении, куда доступ строго ограничен.

Сроки хранения

При устройстве на работу гражданин передает свою трудовую книжку в организацию, где она постоянно хранится до момента его увольнения. Исключение составляет случай приема на работу по совместительству, тогда нахождение трудовой книжки должно быть по основному месту работы.

Документ может быть выдан работнику на руки только в случаях:

  • прекращения трудового договора;
  • необходимости предъявления в орган пенсионного фонда для оформления пенсии (с письменного заявления).

В иных случаях выдается копия трудовой книжки, заверенная ответственным лицом за ведение и хранение.

В случае смерти работника его документ должен быть выдан родственникам с основанием к увольнению п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК. Работодатель предпринимает попытки вручить книжку лично либо заручается согласием на пересылку почтовым отправлением. В регистре учета делается соответствующая отметка о выбытии.

Если же книжка умершего осталась невостребованной, ответственный за ведение и хранение обязан обеспечить ее сохранность на постоянной основе на протяжении 75 лет. Следует учитывать, что на протяжении этого времени могут объявиться родственники сотрудника и затребовать трудовую книжку. Ответственное лицо обязано ее выдать с фиксацией выбытия в журнале учета.

Правила хранения трудовых книжек

pravila_hraneniya_trudovyh_knizhek.jpg

Похожие публикации

Соблюдение правил хранения трудовых книжек является обязанностью работодателя и позволяет избежать утери или порчи данных документов. Нарушение порядка хранения и учета трудовых книжек (сокращенно – ТК) может повлечь материальную, дисциплинарную, административную, а иногда даже уголовную ответственность. С 2020 года Правительство вводит электронный аналог трудовых, однако не отменяет бумажный вариант документа — по желанию работника ему оставят привычную «корочку». Поэтому порядок хранения трудовых книжек придется соблюдать и после наступления нового 2020 года.

Сколько нужно хранить трудовую книжку работника

По общему правилу трудовые книжки сотрудников хранятся у работодателя до момента их увольнения (ст. 84.1 Трудового кодекса РФ). Когда гражданин работает в нескольких компаниях, его ТК находится по месту работы, которая является для него основной. Если в день увольнения работник не получил трудовую книжку, она выдается ему в течение 3-х рабочих дней после письменного обращения работника.

Если в день увольнения работник не явился или отказался получать ТК на руки, работодатель снимет с себя ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки, в этот же день письменно уведомив бывшего сотрудника о необходимости забрать документ либо дать согласие на его отправление по почте.

В случае смерти сотрудника, книжка либо выдается родственникам под расписку, либо высылается им почтовым отправлением по требованию. В ней делается запись, что работник уволен в соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ, то есть по обстоятельству, которое не зависит от воли сторон (смерть гражданина).

При ситуации, когда ни работник, ни его родственники не являются за трудовой, работодатель обязан хранить невостребованный подлинник документа в течение 75 лет. Столь длительный срок установлен Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010 в ред. от 16.02.2016 (п.664).

Учет и хранение трудовых книжек: основные правила

Сохранность и учет ТК работников регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, установленными правительственным Постановлением № 225 от 16.04.2003 (ред. от 25.03.2013). Хранению трудовых книжек посвящен VI раздел, где изложен его общий порядок. Он касается не только заполненных ТК работников, но и пустых бланков документа, а также вкладышей к ТК.

Читайте так же:  Медосмотры работников предприятий

В частности, про хранение бланков трудовых книжек и вкладышей говорится в п.42 Правил. Работник, ответственный за сохранность и ведение ТК, ежемесячно представляет в бухгалтерию сведения об их наличности (после завершения месяца). Также он отчитывается за бланки ТК, выданные новым работникам, и денежные суммы, полученные с сотрудников за них. Испорченные бланки уничтожаются, что фиксируется в соответствующем акте. Кадровая служба ведет учет ТК в «Книге учета движения ТК и вкладышей к ним», а бухгалтерия вносит сведения в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых.

Хранение трудовых книжек потребовало дополнительного законодательного урегулирования по двум причинам:

ТК сотрудников содержат их персональные данные;

ТК является бланком строгой отчетности.

В связи с этим на хранение трудовых распространяются требования следующих нормативных актов:

закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;

Положения о документах и документообороте в бухучете от 29.07.1983 № 105.

Закон о персональных данных предписывает сохранять их конфиденциальность (ст.7 закона № 152-ФЗ), то есть, личные данные нельзя распространять без согласия субъекта, которого они касаются. Более детально о защите персональных данных работников говорится в Трудовом кодексе РФ, п. 7 ст. 86 которого гласит, что работодатель за свой счет обеспечивает их неприкосновенность, защищает от утраты и неправомерного использования. Лица, виновные в ненадлежащей работе с персональными данными сотрудников, несут различную ответственность, вплоть до уголовной (ст.90 Трудового кодекса РФ).

Трудовая книжка, ее хранение у работодателя, регулируется Положением о документах в бухучете, так как является бланком строгой отчетности (п.42 Правил ведения и хранения ТК). Согласно п. 6.2 данного Положения, трудовые книжки работников помещаются в сейфы, металлические шкафы или специальные помещения. Технические и прочие характеристики емкостей не уточняются, например, нужно ли приобретать для хранения ТК несгораемый сейф. Главное требование — должна быть обеспечена сохранность документов. Как именно, решает работодатель.

[2]

Трудовые книжки: хранение в 2020 году

В 2020 году начнется постепенный переход к электронным трудовым книжкам, уже приняты в первом чтении соответствующие > изменения > в Трудовой кодекс. Для этого работодатели будут ежемесячно передавать информацию о работе и перемещениях своих сотрудников в систему персонального учета ПФР. До конца 2020 г. работникам нужно определиться, хотят ли они оставить бумажный вариант ТК, или готовы перейти к ее цифровому аналогу. По умолчанию с 2021 года работников переведут на электронный документ, вернув им на руки бумажную трудовую. Сотрудники, которые этого не желают, должны подать заявление о ведении трудовой книжки на обычном бланке.

С 2021 года хранение новых трудовых книжек граждан, впервые устраивающихся на работу, не понадобится, так как у них выбора не будет — работодатели начнут оформлять им только электронные ТК.

Хранение трудовой книжки

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

[1]

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Должны ли трудовые книжки храниться в несгораемом опечатанном сейфе, или достаточно металлического запираемого шкафа? Должны ли быть в помещении, где хранятся трудовые книжки, решетки на окнах и металлическая дверь?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательством не установлено требований о хранении трудовых книжек работников в несгораемом опечатанном сейфе или металлическом запираемом шкафу, а также требований о наличии в помещении, где находятся трудовые книжки, решеток на окнах и металлической двери.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Аносова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

26 апреля 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Порядок и правила хранения трудовых книжек в организации

О том, как осуществляется хранение трудовых книжек в организации, обычным работникам известно мало. А ведь ТК остается у работодателя до тех пор, пока ее собственник не уволиться или не выйдет на пенсию. И именно наниматель несет ответственность за этот документ.

Общая информация

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий осуществление гражданином его трудовой деятельности. На основании сведений, указанных в ТК, происходит расчет пенсии. Поэтому сохранность документа очень важна. Трудовая книжка хранится либо у работника, если он не трудоустроен, либо у нанимателя.

Бланки документов и вкладыши к ним являются объектами строгой отчетности, поэтому существуют определенные правила их хранения. Ведением ТК на предприятии могут заниматься сотрудники кадрового отдела, менеджеры, секретари или сам руководитель, в зависимости от его распоряжений. Для этого он обязан издать соответствующий приказ.

Читайте так же:  Что делать при утере

Все организационные вопросы сводятся к следующим действиям:

  • назначение ответственного лица;
  • приобретение необходимого количества бланков и вкладышей ТК;
  • ведение соответствующего учета;
  • определение порядка оформления и выдачи документов.

Индивидуальные предприниматели обязаны заниматься организацией ведения и хранения ТК самостоятельно. На них распространяются те же правила, что и на большие организации.

Учет и хранение

Условия хранения трудовых книжек на предприятии регламентируются Правилами ведения трудовых книжек. Обязательно ведется учет трудовых книжек, для чего используются:
  • специальная приходно-расходная книга;
  • журнал для учета выдачи и приема ТК.

Первый документ необходим для того, чтобы осуществлялся учет бланков, которые получает и использует организация. Записываются реквизиты всех бланков и другие сведения. Книга ведется уполномоченным сотрудником бухгалтерии.

А вот второй документ ведет работник, который занимается непосредственным оформлением на работу и увольнением. Журнал содержит сведения обо всех оформленных и выданных ТК на предприятии. Так же осуществляется регистрация книжек, которые были приняты от новых сотрудников.

Справка: оба журнала обязательно прошиваются, нумеруются и заверяются печатью организации.

Трудовая книжка каждого сотрудника хранится согласно особому порядку, который относится к документам строгой отчетности. Трудовые книжки работников хранятся в специально оборудованном помещении, например, в сейфе. При отсутствии сейфа для этой цели можно использовать шкаф. Главное, чтобы была обеспечена полная защита от потери или нанесение повреждений ТК.

При наличии в организации филиалов все ТК хранятся в главном офисе. ТК можно хранить в филиале организации, однако для этого должна быть создана единая кадровая служба. Руководитель обязан издать соответствующие распоряжения. Тогда директор филиала сможет оформлять и вести учет документов всех своих работников. Если же он будет осуществлять эти обязанности без приказа руководителя компании, то будет нарушать закон.

Для получения бланков кадровику или другому уполномоченному лицу необходимо подавать соответствующую заявку сотрудникам бухгалтерии. А в конце каждого месяца кадровик обязан отчитаться перед бухгалтерией о наличии бланков ТК.

При смене ответственного за учет ТК лица осуществляется передача документов другому сотруднику. Для этого руководитель издает акт, но только после соответствующей проверки наличия трудовых.

Хранение испорченных при заполнении трудовых книжек в организации не допускается. Их уничтожают на основании изданного руководителем соответствующего распоряжения. Те документы, которые не были получены владельцем по уважительной причине (например, в случае смерти), должны оставаться на сохранении не менее 2 лет. Затем их перемещают в специальный архив предприятия на 50 лет. По истечении этого срока бумаги также уничтожаются.

Хранение трудовых книжек на любом предприятии после увольнения работников запрещено. Владелец должен получить свой документ в день увольнения вместе с расчетом. Так же закон допускает возврат документа родственникам подчиненного в случае его смерти. При отказе забрать ТК наниматель обязан выслать ее собственнику почтой.

Ответственность

Руководитель должен позаботиться о том, где должны храниться трудовые книжки, так как это его прямая обязанность. Недобросовестный учет и хранение трудовых книжек могут привести к привлечению нанимателя не только к административной, но и к уголовной ответственности. К примеру, за массовую потерю ТК на предприятии на него могут наложить штраф до 200 минимальных зарплат, а также направить его на обязательные или исправительные работы.

Помимо того, за порчу или утерю трудовой наниматель обязан ее восстановить. Для этого ему нужно обращаться ко всем работодателям лица для подтверждения осуществления им трудовой деятельности. А после этого на основании полученных бумаг работодатель оформляет дубликат ТК работника.

Информация о том, как хранить трудовые книжки, известна всем работодателям. Неважно, является он индивидуальным предпринимателем или речь идет о крупной компании. Несоблюдение этих правил всегда приводит к большим проблемам, включая восстановление ТК и оплату штрафов.

Работодателям запретили хранить трудовые книжки работников

Нельзя хранить в личных делах работников трудовые книжки. За это предусмотрен штраф для компаний 50 000 рублей (ч. 1 ст. 13.11 КоАП). Об этом сообщил Роструд на своем сайте.

Как хранить трудовые книжки

При трудоустройстве будущий работник подает в отдел кадров необходимые документы. Они перечислены в статье 65 ТК РФ:

  1. Паспорт
  2. Трудовая книжка
  3. СНИЛС
  4. Военный билет
  5. Диплом и др.

Полный список документов при устройстве на работу есть в статье «Полный список документов для приема на работу по ТК РФ в 2019 году».

Работник кадровой службы должен занести данные из паспорта и других документов в личную карточку работника и отдать документы. Копии делать запрещено.

Видео (кликните для воспроизведения).

Хранить трудовую книжку можно только в одном случае — если на то есть письменно согласие работника. Без него делать это запрещено. Образец согласия скачайте по ссылке ниже. Без письменного согласия придется заплатить штраф 50 000 рублей в соответствии с частью 1 статьи 13.11 КоАП РФ.

«Работодатель вправе хранить копии документов работника (копия паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных,» — отметили в Роструде.

Источники


  1. Кабинет и квартира В.И. Ленина в Кремле. Набор из 8 открыток. — М.: Изогиз, 2016. — 297 c.

  2. Жмудь, Л. Я. Зарождение истории науки в античности / Л.Я. Жмудь. — М.: Издательство Русского Христианского Гуманитарного Института, 2017. — 424 c.

  3. Катрич, С. В. Юридическое пятикнижие российского бизнеса. Правовые основы предпринимательства / С.В. Катрич. — М.: Дело, 2012. — 528 c.
  4. Губина, И.Ю. Латинский словарь юридических терминов и выражений / ред. В.А. Минасова, И.Ю. Губина. — М.: Ростов н/Д: Феникс, 2017. — 320 c.
  5. Комаров, С. А. Теория государства и права / С.А. Комаров, А.В. Малько. — М.: Норма, 2004. — 442 c.
Хранение трудовой книжки
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here