Хранение документов ооо

Описание страницы: хранение документов ооо - 2020 ujl от профессионалов для людей.

Энциклопедия решений. Перечень документов ООО, подлежащих хранению

Перечень документов ООО, подлежащих хранению

Перечень документов, которые обязано хранить ООО, установлен Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО), Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете), а также другими нормативными актами.

Сроки хранения таких документов установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (правомерность установления данных сроков подтверждена решением ВАС РФ от 21.02.2012 N 14589/11), а также иными нормативными актами.

Закон об ООО обязывает общество хранить следующие документы (п. 1 ст. 50 Закона об ООО):

— договор об учреждении ООО (при наличии нескольких учредителей) либо решение об учреждении общества (в случае учреждения общества одним лицом), срок хранения — постоянно (п. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, далее — Перечень архивных документов);

— устав ООО, увержденный учредителями (участниками) общества, а также внесенные в устав и зарегистрированные в установленном порядке изменения, срок хранения — постоянно (п. 50 Перечня архивных документов);

— протокол (протоколы) собрания учредителей ООО, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества, срок хранения — постоянно (п. 52 Перечня);

— документ, подтверждающий государственную регистрацию ООО, срок хранения — 15 лет после прекращения деятельности (п. 37 Перечня архивных документов);

— документы, подтверждающие права ООО на имущество, находящееся на его балансе, срок хранения — постоянно (п. 185 Перечня архивных документов);

— внутренние документы ООО, срок хранения — постоянно (п. 50 Перечня архивных документов);

— положения о филиалах и представительствах ООО, срок хранения — постоянно (п. 55 Перечня архивных документов);

— документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг ООО, срок хранения — постоянно (п. 165 Перечня архивных документов);

— протоколы общих собраний участников ООО, заседаний совета директоров (наблюдательного совета), коллегиального исполнительного органа и ревизионной комиссии ООО, срок хранения — постоянно (п. 18 «б» Перечня архивных документов);

— списки аффилированных лиц ООО, срок хранения — постоянно (п. 150 Перечня архивных документов);

— заключения ревизионной комиссии (ревизора) ООО, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля, срок хранения — постоянно (п. 18 «в» Перечня архивных документов);

— список участников ООО (п. 1 ст. 31.1 Закона об ООО), срок хранения — постоянно (п. 53 Перечня архивных документов).

Кроме указанных документов, в соответствии с действующим законодательством ООО обязаны хранить следующие документы:

— первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность, аудиторские заключения (п. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете), срок хранения — пять лет после отчетного года;

— документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета в ООО, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи (п. 2 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете), срок хранения — не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности ООО в последний раз;

— трудовые книжки работников ООО (ст. 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225)

— данные бухгалтерского и налогового учета ООО и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов; срок хранения — 4 года, если иное не предусмотрено законодательством (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ);

— с 21.12.2016 документы, содержащие информацию о бенефициарных владельцах ООО и о принятых мерах по установлению необходимых сведений в отношении бенефициарных владельцев ООО (кроме ООО, указанных в абзацах втором — пятом пп. 2 п. 1 ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», далее — Закон N 115-ФЗ). Срок хранения документов — не менее 5 лет со дня получения такой информации (п. 2 и п. 3 ст. 6.1 Закона N 115-ФЗ).

Хранение первичных документов ООО, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ (Письмо Минфина от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314). При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» с применением электронной подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Дополнительный перечень документов, которые обязано хранить ООО, может быть установлен внутренними документами общества, решениями общего собрания участников ООО, совета директоров (наблюдательного совета) и исполнительных органов общества (п. 1 ст. 50 Закона об ООО).

ООО обязаны обеспечивать сохранность документов (в том числе документов по личному составу), в течение сроков их хранения (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее — Закон об архивном деле).

ООО вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (п. 2 ст. 13 Закона об архивном деле).

При создании ООО архива можно руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила архивного фонда).

Документы ООО со сроками хранения до 10 лет передаче в архив, как правило, не подлежат (п. 4.2. Правил архивного фонда). Они хранятся в структурных подразделениях ООО и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (п. 2.3 Правил архивного фонда).

Перед уничтожением документов ООО следует провести их экспертизу. Приказом руководителя ООО создается комиссия из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек. По результатам экспертизы составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 21).

Хранение документов общества и предоставление обществом информации

Комментарий к статье 50 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»: Хранение документов общества и предоставление обществом информации

Статья 50. Хранение документов общества и предоставление обществом информации

С 21 октября 2009 г. действие комментируемой статьи расширено. Ее текст дополнен положениями п. п. 3 и 4, регламентирующими порядок предоставления информации обществом. В связи с этим было изменено и название статьи.

Пункт 1 комментируемой статьи устанавливает перечень документов, подлежащих хранению ООО.

Читайте так же:  Моральный ущерб от работодателя

С 1 июля 2009 г. в связи с изменением состава учредительных документов ООО и изменением статуса и названия некоторых базовых внутренних документов ООО законодатель внес в комментируемую норму уточнение, согласно которому вместо учредительных документов ООО и их изменений теперь надлежит хранить:

— договор об учреждении общества (за исключением случая учреждения общества одним лицом);

— решение об учреждении общества;

— внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения.

Предусмотренный комментируемым пунктом перечень не является исчерпывающим. В соответствии с ним ООО обязано хранить и иные документы, состав которых может быть определен:

— иными правовыми актами Российской Федерации;

— внутренними документами общества;

— решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

К примеру, в ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрена обязанность организации хранить:

— первичные учетные документы;

— регистры бухгалтерского учета;

— рабочий план счетов бухгалтерского учета;

— другие документы учетной политики;

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ предусмотрена обязанность обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

В соответствии с п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу.

К подлежащим хранению документам ООО относятся также:

— решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг;

— отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные регистрирующими органами;

— описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества.

Следует отметить, что ФЗ об ООО (в отличие от упоминаемых в комментарии к данному пункту федеральных законов) никоим образом не конкретизирует сроки хранения предусмотренного им комплекта документов.

Неисполнение ООО обязанности по хранению документов, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов на основании п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:

— на должностных лиц в размере от 2,5 тыс. до 5 тыс. руб.;

— на юридических лиц — от 200 тыс. до 300 тыс. руб.

Пункт 2 определяет место хранения документов ООО.

Неисполнение ООО предусмотренной обязанности по хранению документов, которые предусмотрены ФЗ об ООО и иными нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов на основании п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:

— на должностных лиц в размере от 2,5 до 5 тыс. руб.;

— на юридических лиц — от 200 тыс. до 300 тыс. руб.

Пункт 3 статьи, вступивший в силу с 21 октября 2009 г., вводит обязанность общества обеспечить участникам общества доступ к имеющимся у него судебным актам по спорам, связанным:

— с созданием общества;

К такой информации в том числе относятся определения о возбуждении арбитражным судом производства по делу и принятии искового заявления или заявления об изменении основания или предмета ранее заявленного иска.

Тем самым законодатель гарантирует обеспечение участников ООО, вокруг которого возник корпоративный спор, информацией о таком споре.

За нарушение установленной обязанности по представлению информации ст. 14.36 КоАП РФ предусмотрено наложение административного штрафа:

— на должностных лиц в размере от 2 тыс. до 5 тыс. руб.;

— на юридических лиц в размере от 10 тыс. до 50 тыс. руб.

Виновные должностные лица также могут быть подвергнуты дисквалификации на срок до трех лет.

[3]

Пункт 4 статьи, вступивший в силу с 21 октября 2009 г., регламентирует порядок доступа участника общества:

— к документам, подлежащим хранению ООО (см. коммент. к п. 1 ст. 50 ФЗ об ООО);

— к судебным актам по спорам, связанным с созданием и деятельностью ООО (см. коммент. к п. 3 ст. 50 ФЗ об ООО).

Помимо комментируемой нормы, сходные по своей сути процедуры также предусмотрены в ФЗ об ООО:

— в отношении устава общества (п. 3 ст. 12);

— информации и материалам, подлежащим представлению участникам общества при подготовке общего собрания участников общества (п. 3 ст. 36). См. коммент. к указанным нормам.

По мнению авторов настоящего комментария, все вышеуказанные нормативные предписания могли быть объединены в составе п. 4 ст. 50 ФЗ об ООО во избежание возможного дублирования и внутренней конкуренции норм.

По смыслу статьи 67 Гражданского кодекса Российской Федерации в развитие положений п. 4 ст. 50 ФЗ об ООО в уставе общества может быть конкретизирован порядок получения информации о деятельности общества и ознакомления с его документацией. При этом отсутствие в уставе регламентированного порядка представления такой информации не исключает в целом такой обязанности общества, предусмотренной законом.

Если уставом ООО не предусмотрен порядок ознакомления участника общества с документами, для установления факта нарушения права участника достаточно факта обращения в общество с соответствующим требованием и факта непредставления документов для ознакомления либо отсутствие доказательств направления письменного уведомления участнику о возможности и порядке ознакомления с запрашиваемыми документами.

Несоблюдение обществом возложенных на него законом обязанностей не может являться препятствием для реализации участником его законных прав.

[1]

Существует мнение судебных инстанций, что общество обязано направлять участникам по их требованию только предусмотренные ст. ст. 12, 36, 37 ФЗ об ООО копии документов (действующий устав, а также документы, связанные с проведением общих собраний участниками ООО). Определенный ФЗ об ООО перечень документов, копии которых могут быть направлены участнику, является закрытым, поэтому с оригиналами остальных документов участники вправе знакомиться в месте их хранения. На этом основании суды делают вывод, что по смыслу п. 1 ст. 8 ФЗ об ООО прямо не названные в п. п. 1 и 3 ст. 50, а также ст. ст. 12, 36, 37 ФЗ об ООО в вышеуказанных статьях Закона бухгалтерские книги и иные бухгалтерские документы могут лишь представляться для ознакомления, что соответствует необходимости сохранности коммерческой тайны, закрепленной в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 N 129-ФЗ.

До недавнего времени такой вывод можно было признать отчасти верным.

Предусмотренный в п. 3 ст. 36 ФЗ об ООО перечень информации и материалов, подлежащих предоставлению участникам общества при подготовке общего собрания его участников, не является исчерпывающим и может быть дополнен уставом ООО. Соответственно, в уставе ООО бухгалтерские книги и иные бухгалтерские документы могли быть включены в перечень таких документов, и требование участника ООО о платном изготовлении их копий на этом основании было законно.

Бухгалтерские книги и иные бухгалтерские документы следует также рассматривать в составе перечня п. 1 ст. 50 ФЗ об ООО как иные документы, которые ООО обязано хранить на основании ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Соответственно, с учетом произошедших изменений доступ к этим документам возможен по правилам, установленным в пп. 4 ст. 50 ФЗ об ООО.

[2]

Заявленное в судебном порядке требование участника к обществу об обязании представить информацию о деятельности общества может быть удовлетворено в случае, если такой участник предварительно обращался к обществу с соответствующим требованием. Отсутствие обращения к обществу с требованием о представлении информации может свидетельствовать о том, что права участника обществом не нарушены, и явиться основанием для отказа в удовлетворении иска об обязании общества представить информацию.

Читайте так же:  Обязательно ли заявление на отпуск

При обращении в суд с требованием об обязании общества представить информацию о деятельности ООО его участнику следует определить предмет своих требований, конкретизировав перечень и виды требующейся информации или документов. Последствия отсутствия такого перечня оцениваются судом с учетом обстоятельств рассматриваемого дела исходя из необходимости обеспечить, с одной стороны, осуществление прав участника ООО (например, истребование протоколов общих собраний за определенный период необязательно предполагает указание точных дат, которые участник может не помнить), с другой стороны, исполнимость решения суда и возможность осуществления контроля за его исполнением.

Энциклопедия решений. Хранение документов ООО

Хранение документов ООО

Общества с ограниченной ответственностью, так же как и другие юридические лица, обязаны хранить документы, предусмотренные действующим законодательством, а также предоставлять указанным в законе лицам информацию о своей деятельности.

Порядок хранения документов ООО и порядок предоставления информации участникам общества и другим лицам должны содержаться в уставе общества (абзац десятый п. 2 ст. 12 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», далее — Закон об ООО).

Перечень информации, которая подлежит предоставлению участникам ООО, содержится в законе (п. 1 ст. 50 Закона об ООО) и не может быть сокращен уставом ООО (п. 3 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ»).

Помимо устава вопросы хранения документов ООО и предоставления информации участникам могут регулироваться внутренним положением.

Рекомендуется отдельно урегулироваться порядок передачи документов при смене руководителя ООО.

Положения устава общества не могут ограничивать права участников на информацию по сравнению с правами, предоставляемыми им Законом об ООО. Такие положения устава или учредительных документов не будут подлежать применению.

ООО обязано хранить документы по месту нахождения единоличного исполнительного органа общества либо в ином месте, известном и доступном участникам общества (п. 2 ст. 50 Закона об ООО).

Хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем ООО, т.е. единоличным исполнительным органом (директором, генеральным директором) (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон о бухгалтерском учете). ООО должно обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете). При смене директора ООО должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации (п. 4 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Хранение остальных документов ООО, в том числе устава, а также печати ООО (при её наличии) обязан обеспечить также единоличный исполнительный орган общества. При увольнении директор обязан передать документацию и печать вновь избранному директору или лицу, уполномоченному общим собранием участников ООО (см. например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.07.2014 N Ф02-2632/14).

Следует учитывать, что единоличный исполнительный орган ООО несет ответственность за хранение бухгалтерских документов и в том случае, если была выдана доверенность на представление интересов ООО в налоговой инспекции, но при этом отсутствуют доказательства нахождения бухгалтерских документов у другого лица (см., например, по аналогии с АО постановление ФАС Уральского округа от 02.09.2011 N Ф09-4838/11).

Участники ООО имеют право на доступ к документам общества (абзац третий п. 1 ст. 65.2 ГК РФ, п.п. 3, 4 ст. 50 Закона об ООО).

Видео (кликните для воспроизведения).

В соответствие с изменениями в ГК, вступившими в силу с 1 сентября 2014 г., члены совета директоров ООО наряду с участниками общества имеют право получать информацию о деятельности ООО и знакомиться с его бухгалтерской и иной документацией (абзац второй п. 4 ст. 65.3 ГК РФ).

За нарушение требований законодательства о хранении документов к ООО и к его должностным лицам может быть применена административная ответственность (п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ). Если был нарушен порядок хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных), то применяется ответственность, предусмотренная ст. 13.11 КоАП РФ.

При разглашении иной конфиденциальной информации может быть применена ст. 13.14 КоАП РФ. Кроме того, в случае разглашения работником охраняемой законом тайны (коммерческой, служебной и иной), он может быть уволен на основании п. 5 «в» ст. 81 ТК РФ.

При ликвидации ООО, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Статья 50. Хранение документов общества и предоставление обществом информации

Информация об изменениях:

Статья 50 изменена с 30 июля 2017 г. — Федеральный закон от 29 июля 2017 г. N 233-ФЗ

Статья 50. Хранение документов общества и предоставление обществом информации

См. Энциклопедии, позиции высших судов и другие комментарии к статье 50 настоящего Федерального закона

1. Общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

2. Общество по требованию участника общества обязано обеспечить ему доступ к следующим документам:

1) договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об учреждении общества, устав общества, утвержденный учредителями (участниками) общества, а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;

2) протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;

3) документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;

4) внутренние документы общества;

5) положения о филиалах и представительствах общества;

6) решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения в решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, отчет об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, уведомление об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг;

7) протоколы общих собраний участников общества, заседаний ревизионной комиссии общества;

8) списки аффилированных лиц общества;

9) заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

10) судебные решения по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем, а также судебные акты по таким спорам, в том числе определения о возбуждении арбитражным судом производства по делу и принятии искового заявления либо заявления об изменении основания или предмета ранее заявленного иска;

11) протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества и коллегиального исполнительного органа общества;

12) договоры (односторонние сделки), являющиеся крупными сделками и (или) сделками, в совершении которых имеется заинтересованность;

13) иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

Читайте так же:  Работник пенсионного фонда

3. В течение пяти рабочих дней со дня предъявления соответствующего требования участником общества указанные в пункте 2 настоящей статьи документы должны быть предоставлены обществом для ознакомления в помещении исполнительного органа общества, если иное место не определено уставом общества либо внутренним документом, утвержденным общим собранием или советом директоров (наблюдательным советом) общества и опубликованным на его сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Общество по требованию участника общества обязано предоставить ему копии указанных документов. Плата, взимаемая обществом за предоставление таких копий, не может превышать затраты на их изготовление и, если в требовании указано на необходимость их отправки по адресу, указанному участником, соответствующие расходы на пересылку.

Уставом общества либо внутренним документом, утвержденным общим собранием или советом директоров (наблюдательным советом) общества, может быть установлена необходимость предварительной оплаты участником общества указанных в абзаце первом настоящего пункта расходов, в этом случае срок исполнения обязанности по предоставлению документов, указанный в настоящем пункте, начинает исчисляться с момента представления участником общества документов об оплате. При наличии в уставе общества либо во внутреннем документе, утвержденном общим собранием или советом директоров (наблюдательным советом) общества, положений, указанных в настоящем абзаце, общество обязано в течение трех рабочих дней с момента обращения участника с требованием о предоставлении копий документов сообщить ему стоимость их изготовления и в соответствующих случаях размер расходов на пересылку.

4. Общество вправе отказать в предоставлении документов при наличии хотя бы одного из следующих условий:

1) электронная версия запрашиваемого документа на момент предъявления участником общества требования размещена на сайте общества в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в свободном доступе либо раскрыта в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о ценных бумагах для раскрытия информации;

2) документ запрашивается повторно в течение трех лет при условии, что первое требование о его предоставлении было надлежащим образом исполнено обществом;

3) документ относится к прошлым периодам деятельности общества (более трех лет до момента обращения участника общества с требованием), за исключением документов, перечисленных в подпунктах 1 — 9 пункта 2 настоящей статьи.

5. Срок исполнения обязанности по предоставлению документов, содержащих конфиденциальную информацию, исчисляется не ранее чем с момента подписания между обществом и обратившимся с требованием о предоставлении доступа к документам участником договора о нераспространении информации (соглашения о конфиденциальности) по форме, принятой в обществе.

Сроки хранения документов ооо

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Сроки хранения документов ооо». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Документы после ликвидации ООО нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (его юрисдикция распространяется и на частные организации) и иными нормативными актами, такими как, например:

  • Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ;
  • Постановление Правительства РФ № 1137, устанавливающее порядок использования различных документов для плательщиков НДС.

Вы вправе избавиться от документов, которые использовали для расчета и уплаты налога на прибыль, НДС и т.д., если они старше четырех лет. За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Сколько лет хранить бухгалтерскую документацию

Даже если оно находится у других лиц. Арбитражный суд начинает процесс после получения заявления от пострадавшего лица. Вынесенное решение обеспечивает иск и гарантирует соблюдение материальных интересов заявителя (ст.90 АПК РФ). Чаще всего изъятие имущества происходит для обеспечения иска за долги. Регулируется этот вопрос ст.140 ГПК РФ. Ответчик теряет возможность распоряжаться собственностью или денежными средствами кредитной организации. О вынесенном судебном решении оповещают государственные инстанции, которые проводят регистрацию собственности. Статья 80 ФЗ № 229-ФЗ от 02.10.2007 оговаривает конфискацию приставом имущества должника, дабы осуществить должные взыскания. УПК РФ приводит перечень активов, которые подлежат изъятию (ст.115 УПК РФ).
Иные документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации, уставом, внутренними документами общества, решениями органов управления общества.

Для нормального сохранения важных бумаг необходимо также знать перечень типовых документов архивного назначения, которые образуются в процессе рабочей деятельности любого предприятия. Именно там указываются сроки хранения бухгалтерских документов, причем данный документ был утвержден отдельным приказом Министерства Культуры РФ еще в 2010 году. Номер документа — N 558. Из самого его названия становится очевидно, что в нем содержится перечень основных бумаг, которые образуются в результате хозяйственной или иной деятельности предприятия.

Организация и правила хранения бухгалтерских и иных документов

При этом не имеет значения то, работает ли ООО или ликвидируется, с точки зрения возникновения у фирмы обязанности исполнять предписания указанных норм права.

Все организации, предприятия, учреждения обязаны обеспечивать сохранность документов в порядке, установленном нормативными актами.

Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела.
Бухгалтер широкого профиля с 15-летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись.

Сколько лет хранить бухгалтерские документы и другие документы: декларации, страховые взносы в ФНС РФ, ФСС РФ. Хранение и уничтожение документов.

С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Кроме того, найти соответствующие сведения можно в 23 статье соответствующего документа. Так, в восьмой статье имеется пункт, отдельно рассматривающий сроки хранения бухгалтерских документов, которые могут быть использованы для начисления и удержания налогов. К таковым относятся бумаги, которые подтверждают непосредственное получение доходов, расходы, а также уже выплаченные в пользу государства налоги.

Перечень документов, обязательный к хранению обществом, и сроки хранения установлены п. 1 ст. 31.1, п. 1 ст. 50 Закона об ООО, а также Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г.

Сроки хранения устанавливаются законом для конкретных категорий документов, которые задействуются в хозяйственной деятельности. К основным категориям документов можно отнести:

  1. Документы по личному составу.
  • до 75 лет хранятся личные дела сотрудников, договоры с ними, их персональные карточки;
  • до 45 лет — аттестационные документы.
  1. Документы по кадровой отчетности.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам.

При уголовном судопроизводстве прокурор подает ходатайство о конфискации средств подозреваемого в совершении преступления. Для вынесения справедливого решения принимаются во внимание конкретные доказательства виновности. Чтобы обеспечить исполнение документа судебный пристав имеет право сделать опись имущества и наложить арест. Взыскание задолженности по налогам производится с санкции прокурора. Происходит наложение ограничений на распоряжение собственностью налогоплательщика по месту прописки. Например, если существуют веские доказательства того, что нарушитель закона может скрыться сам или скрыть свое имущество. [link]Арестованную собственность могут передать на реализацию. Читайте о продаже арестованного имущества судебными приставами.

Читайте так же:  Регистрация договоров аренды нежилых помещений

Перечень сроков хранения, Учет и уничтожение документов, дело, договор

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП.

Хозяйственные общества в процессе своей деятельности используют широкий спектр документов. Большинство из них имеет установленный законом срок хранения. Каким он может быть при ликвидации фирмы? Каким образом обеспечивается хранение документов при ликвидации ООО?

Конечно же, огромную роль играют «Основные правила работы архивных организаций». Они были официально одобрены и рекомендованы к использованию решением Росархива, которое было принято 06.02.2002. Начиная организацию архивного отдела в организации, настоятельно рекомендуем в первую очередь ознакомиться именно с этим документом, так как в нем отображены наиболее главные и фундаментальные моменты подобного рода деятельности.

Сколько хранить первичные документы, отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету ? Как хранить и уничтожить документы. Росархив. Ответственность за хранение документов. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Федеральная архивная служба России Правила хранения документов в бухгалтерии.

Штрафы и Ответственность за нарушение правил и сроков хранения документов

До сих пор актуально Положение «О документах», изданное еще Министерством финансов СССР 29.07.1983, №105. В рамках данного положения устанавливаются как первичные сроки хранения документов, так и порядок их создания, принятия и использования. Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Если соглашение не достигнуто, проблемный кредит взыскивается принудительным путем – через нотариальную контору или путем обращения в суд. Определение Арест имущества – законное средство для обеспечения взыскания долга, штрафа, кредита, возвращения украденных вещей. Во время операции проводится опись содержимого. Собственник, будь-то юридическое или физическое лицо, лишается на время права распоряжаться своим имуществом. Конфискации подвергается любая собственность. Исключение составляют предметы первой необходимости. Изъятие имущества относится к мерам: процессуального принуждения (ст.115 УПК РФ); гарантии по искам (ст.140 ГПК РФ); обеспечения оплаты долга (ст.91 АПК РФ).

Регистрационные документы организации и ИП

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558, состоит он из 12 разделов и содержит 1003 пункта.
Даже если они находятся на сохранении у третьих лиц. Статья 77 НК РФ предусматривает возможность ареста имущества должника с целью взыскания задолженности по уплате налогов. Кто осуществляет арест Законодательство наделяет полномочиями накладывать аресты на недвижимую собственность и запрещать сделки с ней следующим государственным органам: судам общей юрисдикции; таможенным и налоговым службам по решению прокурора; судебным приставам-исполнителям; арбитражному суду. Ограничения в действиях государственных органов: В процессе слушания в арбитражном или гражданском суде принимается решение – для обеспечения иска изъять собственность ответчика. Суд общей юрисдикции обладает правом запретить правообладателю, производить какие-либо действия с активом.

Перечень документов, подлежащих хранению акционерными обществами, закреплен статьями 44, 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» (далее – Закон об АО). Порядок и сроки хранения установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс). В части, не урегулированной названным приказом, надлежит руководствоваться упомянутым Перечнем Росархива.
Во-первых, ФЗ от ноября 2004 года №125-ФЗ. Это общий документ, он полностью регулирует ведение архивного дела в нашей стране. Так, его положения говорят об организации процесса сохранения всех производственных и бухгалтерских документов, о способах комплектования и использования архивов. Кроме того, в нем законодательно закреплены процессы взаимодействия между архивными учреждениями и теми гражданами, которые желают воспользоваться хранимой там информацией.

Сроки хранения КАДРОВОЙ документации

Четырехлетний срок не распространяется на документы, которые связаны с бухучетом. Первичку вроде товарных накладных или актов храните минимум пять лет. Регистры учета вроде оборотно-сальдовых ведомостей — тоже.

Обязанность ООО по хранению документов установлена п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – «Закон об ООО»). В соответствии со ст.

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

В течение 5 лет должны храниться:

  • регистры учета;
  • отчеты о прибылях и убытках, баланс;
  • кассовые отчеты.

Хранение документов в ООО: риски и их минимизация

Автор: Чеснов К. В.

Хранение документов в ООО: риски и их минимизация

Чеснов Кирилл Вячеславович, e-mail: [email protected]
адвокат Московской коллегии адвокатов «ГРАД»

Большинство компаний находятся в благостном неведении о сроках и порядке хранения документов, основываясь на пятилетнем сроке, установленном для хранения бухгалтерских документов. При этом мало кто связывает эту обязанность со штрафными санкциями, введенными с весны 2009 г., которые могут составить в отношении юридических лиц от 200 до 300 тыс. руб.

Какие же обязанности по срокам хранения предусмотрел законодатель, снабдив их столь суровыми мерами ответственности?

Сроки хранения документов

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов известны и поэтому не представляют большого интереса.

Статья 24 НК РФ предусматривает, что налоговые агенты обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов, в течение четырех лет.

Статья 17 Закона о бухгалтерском учете предусматривает не менее чем пятилетнюю обязанность организаций по хранению первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Но особый интерес, как ни странно, представляет ст. 50 Закона об обществах с ограниченной ответственностью, которая, на первый взгляд, ни о каких сроках хранения не упоминает.

Согласно данной норме перечень документов, подлежащих хранению, является открытым и включает все документы, подлежащие хранению в соответствии с иными нормативно­правовыми актами. Так, в соответствии с п. 1 ст. 50 Закона об ООО общество обязано хранить следующие документы:

При этом иные документы в данном случае как раз и предусмотрены федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации. Таковыми выступает Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», а также ряд подзаконных нормативных актов:

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно­технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Читайте так же:  Привлечь к дисциплинарной ответственности

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988).

Если взять последний по дате из указанных актов (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558), то можно увидеть для общества множество новых обязанностей. Данный документ составляет двести страниц, большая часть которых состоит из списка документов, подлежащих хранению с указанием сроков.

К примеру, годовая бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки и т. д.) должны храниться постоянно, а не пять лет. Регистры бухгалтерского учета (главная книга, оборотные ведомости, реестры, книги, инвентарные списки), а также все первичные учетные документы можно уничтожать по прошествии пяти лет только при условии проведения ревизионной проверки.

Таким образом, исходя из положений Закона об ООО и иных нормативных документов, указанных выше, общество обязано хранить документы в намного более широком перечне и обязано измерять сроки хранение более продолжительными периодами, нежели это представляется на первый взгляд.

Итак, КоАП РФ содержит «старый» состав в отношении нарушения правил хранения – это ст. 13.20.

Согласно данной норме нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц – от 300 до 500 руб.

В связи с тем, что размер ответственности предусмотрен в пределах 500 руб., большая часть обществ ни то что не опасалась ответственности, а даже не изучала сам вопрос по срокам хранения документов.

Однако в отношении нарушений в области архива организаций появился еще один состав правонарушения, предусмотренный ст. 13.25 КоАП РФ. Согласно ч. 2 ст. 13.25 КоАП неисполнение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 тыс. руб.; на юридических лиц – от 200 тыс. до 300 тыс. руб.

Порядок рассмотрения данного правонарушения остался не прописан. Согласно п. 1 ст. 13.1. КоАП РФ дела об административных правонарушениях по ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ рассматривают судьи. В соответствии с п. 59 ст. 28.3 КоАП РФ протоколы об административных правонарушениях ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ уполномочены составлять должностные лица органов, уполномоченных в области управления архивным фондом.

Согласно приказу Росархива от 18.02.2002 г. № 18 таковыми являются:

1.1. руководитель Федеральной архивной службы России, его заместители;
1.2. руководители структурных подразделений Федеральной архивной службы России, их заместители;
1.3. руководители архивных органов субъектов Российской Федерации, их заместители;
1.4. руководители структурных подразделений архивных органов субъектов Российской Федерации, их заместители.

Однако на сегодняшний день в данный приказ так и не внесены изменения относительно ст. 13.25 КоАП РФ, т. е. указанные должностные лица в отношении ст. 13.25 КоАП РФ пока не уполномочены нормативными документами Росархива, что создает правовой вакуум.

Таким образом, в настоящий момент ст. 13.25 КоАП РФ не работает, так как принималась в рамках борьбы с корпоративными конфликтами и преимущественно в отношении акционерных обществ. Подтверждением данного факта является отсутствие до настоящего времени должностных лиц, ответственных за составление протоколов об административном правонарушении в отношении данного состава. Однако в скором времени данной норме можно прочить широкое применение. И этому будет способствовать то, что ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ, которая предусматривает аналогичную ответственность акционерных обществ и которая находится в ведении ФСФР, уже применяется и используется в корпоративных конфликтах.

При этом на основе опыта текущего применения аналогичных мер ответственности в отношении акционерных обществ можно сразу констатировать, что в зависимости от вида документа и иных обстоятельств, суды могут признать правонарушение малозначительным и освобождать общество от административной ответственности.

Аргументация судов сводится к следующему. В соответствии со ст. 2.9 КоАП РФ при малозначительности совершенного административного правонарушения судья, орган, должностное лицо, уполномоченные решить дело об административном правонарушении, могут освободить лицо, совершившее административное правонарушение, от административной ответственности и ограничиться устным замечанием.

Пленум ВАС РФ в п. 18 постановления от 02.06.2004 № 10 «О некоторых вопросах, возникших в судебной практике при рассмотрении дел об административных правонарушениях» разъяснил, что при квалификации правонарушения в качестве малозначительного судам необходимо исходить из оценки конкретных обстоятельств его совершения. Малозначительность правонарушения имеет место при отсутствии существенной угрозы охраняемым общественным отношениям.

Административные органы обязаны установить не только формальное сходство содеянного с признаками того или иного административного правонарушения, но и решить вопрос о социальной опасности деяния.

Таким образом, составлением протокола об административном правонарушении, рассмотрением административного материала достигнута предупредительная цель административного производства, установленная ст. 3.1 КоАП РФ. Применение в данном случае меры административного наказания в виде штрафа будет носить неоправданно карательный характер, не соответствующий тяжести правонарушения и степени вины лица, привлеченного к ответственности.

Оценивая характер и конкретные обстоятельства совершенного правонарушения, учитывая, что применение в данном случае меры административного наказания в виде штрафа в размере 200 тыс. руб. будет носить неоправданно карательный характер, не соответствующий тяжести правонарушения и степени вины лица, привлеченного к ответственности, суд может прийти к выводу о том, что рассматриваемое правонарушение не создало существенной угрозы охраняемым общественным отношениям, в связи с чем имеются основания для признания его малозначительным.

К примеру, суд признал малозначительным правонарушения в виде утраты обществом доверенности на представителя , бюллетеней для голосования . При этом утрату протокола общего собрания суд малозначительным правонарушение не посчитал .

Таким образом, у обществ есть еще время начать соблюдать требования законодательства в области хранения и попытаться максимально устранить все имеющиеся нарушения. Однако не стоит забывать, что дамокловым мечом над обществами висит возможность наложения трехсоттысячного штрафа, что может не просто негативно отразиться на текущей деятельности, но и привести к несостоятельности общества, если проверяющий орган зачастит с проверками.

Постановление ФАС Волго­Вятского округа от 23.11.2010 по делу № А82­2905/2010.

Видео (кликните для воспроизведения).

Постановление ФАС Поволжского округа от 23.07.2010 по делу № А65­7550/2010.

Источники


  1. Вышинский, А. Я. А. Я. Вышинский. Судебные речи / А.Я. Вышинский. — М.: Государственное издательство юридической литературы, 2017. — 564 c.

  2. CD-ROM. Лекции для студентов. Юридические науки. Диск 3. — Москва: РГГУ, 2014. — 621 c.

  3. Петражицкий, Л.И. Теория права и государства в связи с теорией нравственности; СПб: Лань, 2013. — 608 c.
  4. CD-ROM. Лекции для студентов. Юридические науки. Диск 3. — Москва: РГГУ, 2014. — 621 c.
  5. Власова, Т.В. Теория государства и права / Т.В. Власова. — М.: Книга по Требованию, 2012. — 226 c.
Хранение документов ооо
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here